Cara Menerjemahkan Kutipan Penjualan

TABLE OF CONTENTS

Sebuah penawaran penjualan (sering disebut quote atau quotation) adalah dokumen komersial yang mengusulkan harga dan syarat untuk barang atau jasa. Menerjemahkannya tampak sederhana namun berisiko: satu istilah incoterm, satuan, atau syarat pembayaran yang salah terjemah bisa menyebabkan sengketa, keterlambatan, atau pekerjaan ulang yang mahal.

Panduan ini memberikan alur kerja sederhana untuk menerjemahkan quotation secara akurat sambil menjaga angka dan makna komersial tetap utuh.

Artikel ini bukan merupakan nasihat hukum atau pajak. Untuk transaksi bernilai tinggi atau industri yang diatur, mintalah profesional yang berkualifikasi untuk meninjau quotation terjemahan Anda.

Quote vs pro forma invoice

Perusahaan menggunakan dokumen-dokumen ini secara berbeda. Dalam banyak alur kerja, quotation diberikan sebelum pembeli berkomitmen, sedangkan pro forma invoice digunakan untuk mendukung proses pembayaran atau kepabeanan.

Jika “quotation” Anda digunakan untuk dokumen perdagangan internasional, bandingkan format Anda dengan panduan dari U.S. Department of Commerce tentang pro forma invoices.

Sebelum menerjemahkan: 5 hal yang harus dicek

Dapatkan jawaban atas hal-hal berikut sejak awal. Ini mencegah kesalahan penerjemahan quotation yang paling umum.

Negara tujuan dan ragam bahasa (misal, en-US vs en-GB).
Apakah mata uang perlu dikonversi atau tetap? (Default: biarkan nominal tetap.)
Apa dasar penetapan harga? (EXW, FOB, DDP, dll.) dan lokasi pengiriman yang tepat.
Istilah apa saja yang harus tetap persis sama? (nama produk, SKU, nama badan hukum)
Siapa yang akan mengandalkannya? Hanya pelanggan, atau juga bagian keuangan, pengadaan, dan bea cukai.

Jika Anda ragu soal (2), biarkan mata uang asli dan tambahkan catatan seperti: “Harga tercantum dalam USD. Konversi mata uang tidak termasuk.”

Langkah 1: Kunci bagian yang tidak boleh diterjemahkan

Perlakukan quotation seperti data terstruktur. Buat daftar singkat “jangan diterjemahkan” di bagian atas file kerja Anda, lalu terjemahkan semua bagian lain di sekitarnya.

Jangan diterjemahkan (umum):

Nomor kutipan, revisi/versi, dan tanggal terbit
Nomor pelanggan, referensi PO (jika ada)
SKU produk / nomor bagian / nama model
Jumlah, harga satuan, diskon, subtotal, pajak, ongkos kirim, total
Kode mata uang (USD/EUR/GBP) dan aturan penempatan simbol
Detail bank (nama penerima, IBAN, SWIFT/BIC), tautan pembayaran
Nama entitas hukum, nomor registrasi, NPWP
Kode Incoterms (EXW/FOB/CIF/DDP) dan nama tempat

Untuk kategori “jangan diterjemahkan” lainnya (ID, URL, string mirip kode), gunakan Apa yang Tidak Boleh Diterjemahkan.

Langkah 2: Gunakan file sumber terbaik

Akurasi terjemahan akan lebih baik dan perapihan format lebih sedikit jika Anda menerjemahkan file sumber, bukan tangkapan layar.

Terbaik: XLSX, DOCX, atau kutipan asli dari ekspor ERP/CRM Anda
Baik: PDF berbasis teks
Pilihan terakhir: PDF hasil scan/foto (jalankan OCR terlebih dahulu)

Jika dokumen penawaran Anda berupa hasil scan, mulai dengan Cara Menerjemahkan PDF Hasil Scan.

Langkah 3: Terjemahkan teks, bukan matematika

Pada sebagian besar penawaran, bagian-bagian berikut yang perlu diterjemahkan:

Deskripsi item baris (tetapi SKU tetap tidak berubah)
Ruang lingkup pekerjaan / deliverables
Catatan waktu pengiriman dan pengiriman barang
Syarat pembayaran dan syarat penerimaan
Syarat garansi/pengembalian (jika ada)
Catatan kontak dan instruksi

Jika penawaran Anda banyak tabel (umum pada XLSX/PDF), gunakan alur kerja yang menjaga format seperti Cara Menerjemahkan File PDF dan Menjaga Format.

Langkah 4: Jaga kejelasan angka

Kesalahan pemisah angka dapat menyebabkan kesalahan keuangan nyata. Sesuaikan format dengan pasar tujuan, namun jangan ubah nilai dasarnya kecuali ada instruksi.

Desimal dan ribuan: 1,234.56 vs 1.234,56
Tanggal: hindari ambiguitas seperti 03/04/2026; tulis 4 Mar 2026 atau 2026-03-04 jika memungkinkan
Mata uang: utamakan kode mata uang ISO untuk kejelasan (misal, USD, EUR) dan jaga konsistensi kode aslinya

Untuk aturan lokal yang lebih mendalam (spasi mata uang, perilaku desimal, format waktu), lihat Mengapa Tanggal dan Angka Perlu Lokalisasi.

Langkah 5: Incoterms: pertahankan kode, terjemahkan makna

Incoterms adalah istilah perdagangan standar yang diterbitkan oleh International Chamber of Commerce. Dalam sebuah penawaran, biasanya Anda ingin mempertahankan kode 3 huruf tanpa perubahan, dan menerjemahkan penjelasan pendukung serta nama tempat yang disebutkan.

Contoh:

FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → pertahankan FOB dan nama tempat; terjemahkan kalimat penjelasan
DDP Berlin → pertahankan DDP; terjemahkan teks tentang bea/pajak dengan cermat

Jika Anda perlu mengingat kembali istilah yang ada dan mengapa “nama tempat” penting, gunakan referensi berikut:

ICC ringkasan Incoterms® 2020
U.S. Department of Commerce ringkasan Incoterms

Langkah 6: Satuan dan spesifikasi

Penawaran sering kali mencantumkan spesifikasi (dimensi, berat, toleransi) yang harus tepat.

Aturan praktis:

Pertahankan angka tanpa perubahan; konversi satuan hanya jika diminta.
Jika harus mengonversi, tampilkan keduanya: 5 ft (1,52 m).
Hindari kesalahan seperti mm vs cm atau Nm vs N·m.

Untuk konvensi gaya satuan (terutama SI), panduan penulisan SI dari NIST SI writing guidance adalah referensi yang baik.

Langkah 7: QA seperti audit

Lakukan tinjauan cepat dua tahap sebelum mengirim:

Tahap 1: Integritas data

Total, pajak, dan mata uang sesuai dengan sumber
Nomor penawaran, tanggal, dan masa berlaku benar
SKU/nomor bagian tidak berubah
Kode Incoterms + nama tempat tidak berubah dan konsisten
Detail bank dan tautan pembayaran tidak berubah

Tahap 2: Kejelasan komersial

Item baris mudah dipahami tanpa mengubah makna
Istilah terbaca alami dalam bahasa target (tidak terdengar seperti mesin)
Tidak ada baris yang hilang atau keselarasan tabel yang rusak

Gunakan Translation QA Checklist untuk pemeriksaan QA yang lebih luas dan dapat digunakan kembali.

Mini template: kolom wajib

Anda tidak perlu menyalin kata demi kata, tetapi ini adalah struktur yang andal untuk penawaran lintas negara.

Bagian	Apa yang harus disertakan	Catatan terjemahan
Penjual / Pembeli	Nama badan hukum, alamat, NPWP	Jangan terjemahkan nama resmi; terjemahkan labelnya
Header penawaran	No. penawaran, tanggal, versi, masa berlaku	ID tetap; lokalisa format tanggal
Item	SKU, deskripsi, jumlah, harga satuan	SKU tetap; hanya terjemahkan deskripsi
Total	Subtotal, diskon, pajak, ongkir, total	Jangan pernah ubah nilai; periksa pemisah angka
Pengiriman	Incoterms + tempat, waktu pengiriman	Kode tetap; terjemahkan penjelasan dengan hati-hati
Pembayaran	metode, jatuh tempo, detail bank	Data rekening tetap
Catatan	garansi, pengecualian, penerimaan	Makna “shall/must/may” harus tetap konsisten

Alur kerja OpenL

OpenL Doc Translator

Jika Anda ingin draf pertama yang cepat dan tetap mudah dibaca:

Ekspor penawaran Anda ke XLSX/DOCX (atau PDF berbasis teks).
Unggah ke OpenL Doc Translator.
Terjemahkan dan unduh file hasilnya.
Terapkan checklist QA di atas, fokus pada total, Incoterms, dan detail bank.

Jika Anda sering menawarkan produk yang sama, simpan glosarium kecil istilah produk pilihan dan gunakan ulang di setiap penawaran agar konsisten.

FAQ

Apakah saya harus mengonversi mata uang dalam terjemahan penawaran?

Hanya jika klien secara eksplisit memintanya. Jika tidak, gunakan mata uang dan jumlah asli, serta perjelas kode mata uang untuk menghindari salah paham.

Apakah saya bisa menerjemahkan penawaran di Excel dengan aman?

Bisa, asalkan Anda memisahkan kolom teks dari kolom angka. Untuk tips praktis (rumus, format angka, QA), lihat How to Translate Excel Online.

Haruskah saya menerjemahkan instruksi pembayaran secara kata demi kata?

Terjemahkan dengan jelas, namun jangan “menyederhanakan” atau mengubah kewajiban. Pastikan tenggat waktu pembayaran, biaya, dan data bank tetap akurat. Jika penawaran bersifat mengikat secara hukum di konteks Anda, sesuaikan dengan Cara Menerjemahkan Kontrak.

Penawaran adalah dokumen penjualan, namun juga berfungsi seperti dokumen keuangan dan hukum. Perlakukan sebagai data terstruktur, jaga perhitungan tetap utuh, terjemahkan makna komersialnya, dan lakukan pemeriksaan QA singkat setiap kali.