Hoe contracten te vertalen

TABLE OF CONTENTS

Het vertalen van een contract is niet hetzelfde als het vertalen van een blogpost of een productpagina. Je verandert niet alleen woorden; je verplaatst juridische verplichtingen, rechten en risico’s van de ene taal naar de andere. Als de betekenis zelfs maar een beetje verschuift, kunnen de partijen uiteindelijk instemmen met iets dat niemand bedoeld heeft.

Deze gids hanteert een vertaling-eerst, legaliteit-eerst benadering. Lay-out, opmaak en stijl zijn nog steeds belangrijk, maar ze komen na één kernvraag: heeft het vertaalde contract dezelfde juridische werking als het origineel?

Niets in dit artikel is juridisch advies. Voor belangrijke contracten, laat altijd een gekwalificeerde advocaat zowel de bron als de vertaling beoordelen.

Wat Contractvertaling Anders Maakt

De meeste algemene teksten tolereren kleine verschuivingen in betekenis. Contracten doen dat niet.

Contracten zijn afdwingbaar: Rechtbanken en arbiters kunnen op uw vertaling vertrouwen om geschillen te beslechten.
Kleine woordveranderingen hebben grote gevolgen: Eén woord kan aansprakelijkheid uitbreiden, een deadline veranderen of een clausule ongeldig maken.
Alleen machinevertaling is riskant: Zelfs uitstekende MT-systemen zijn niet getraind om juridische gewicht toe te kennen aan “shall”, “may” of “material breach”.

Zie jezelf als onderdeel van het juridische proces, niet alleen als een taaldienst. Uw taak is om de partijen te helpen een document te ondertekenen dat nog steeds zegt wat ze dachten dat het zei.

Ken het Contract dat u aan het Vertalen Bent

Voordat u een enkele regel vertaalt, moet u begrijpen waar u mee te maken heeft.

Vraag en noteer:

Type contract: NDA, verkoopovereenkomst, arbeidsovereenkomst, dienstenovereenkomst, SaaS-voorwaarden, huur, distributieovereenkomst, licentie, enz.
Toepasselijk recht en jurisdictie:
- “Deze Overeenkomst wordt beheerst door de wetten van de staat New York…”
- “Elk geschil zal worden voorgelegd aan de exclusieve jurisdictie van…”
De partijen en hun doelen:
- Een startup vs een enterprise-klant
- Werkgever vs werknemer
- Fabrikant vs distributeur

Verschillende contracttypen hebben verschillende standaardclausules en risicoprofielen. Het kennen van de context helpt je de juiste terminologie en toon te kiezen.

Lees het Contract als een Advocaat (Voordat je het Vertaalt)

Doe een volledige doorlezing voor structuur en logica:

Vind de sectie met definities: Meestal getiteld “Definities” of “Interpretatie”. Markeer elke gedefinieerde term (bijv. “Diensten”, “Ingangsdatum”, “Vertrouwelijke Informatie”) en hoe deze is gedefinieerd.
Scan voor sleutelclausules:
- Betaling, vergoedingen en belastingen
- Looptijd en beëindiging
- Aansprakelijkheid en vrijwaring
- Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
- Intellectueel eigendom en licenties
- Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Let op kruisverwijzingen:
- “Onder voorbehoud van Sectie 10.3…”
- “Zoals gedefinieerd in Clausule 2 (Definities)”
Lokaliseer bijlagen en annexen:
- Prijstabellen, werkomvang, technische specificaties, SLA’s

Je brengt het skelet van het contract in kaart. Later moet je vertaling dit skelet exact behouden.

Bouw een Mini Termbase Voordat je Begint

Een kleine, nauwkeurige termbase voorkomt afwijkingen en herwerk.

Neem ten minste op:

Partijnamen en rollen
- “Bedrijf”, “Aannemer”, “Klant”, “Licentiegever”, “Licentienemer”
- Volledige juridische namen en afkortingen (bijv. “XYZ Technologies GmbH” / “XYZ”)
Kern juridische werkwoorden en modale hulpwerkwoorden
- “zal”, “moet”, “zal”, “mag”, “kan”, “zou moeten”
- “gaat akkoord met”, “verbindt zich tot”, “heeft recht op”, “is aansprakelijk voor”
Standaardconcepten
- “materiële inbreuk”, “overmacht”, “tijd is essentieel”
- “beste inspanningen” vs “redelijke inspanningen”
- “schadeloos stellen”, “vrijwaren”, “beperking van aansprakelijkheid”
- “afstand”, “toewijzing”, “scheidbaarheid”, “volledige overeenkomst”

Voor concepten met algemeen gebruikte officiële of industrienorm vertalingen in je doeltaal, stem daarmee af tenzij de klant anders verzoekt.

Bij de eerste vermelding kan het helpen om de bronterm tussen haakjes te tonen:

“重大违约（material breach）”
“不可抗力（force majeure）事件”

Daarna moet je je houden aan één vertaling. Nooit synoniemen improviseren voor variatie; in contracten is variatie een bug, geen feature.

Structuur en Nummering: Breek het Skelet Niet

Contracten leven en sterven door hun structuur. Je vertaling moet deze behouden:

Kopjes en nummering
- Houd dezelfde hiërarchie aan: Artikelen → Secties → Subsecties → Lijsten
- Voeg geen clausules samen en splits ze niet, zelfs als zinnen lang zijn
- Behoud nummering exact (bijv. 10.3.1 blijft 10.3.1)
Lijsten en inspringing
- Opsommingstekens of letterlijsten in verplichtingen, uitzonderingen en definities
- Als (a), (b), (c) in de bron bestaan, moeten ze ook in de doeltekst bestaan
Definities en kruisverwijzingen
- Als “Services” gedefinieerd is in Sectie 2, definieer het niet informeel opnieuw in Sectie 5
- Controleer dat “Sectie 7.2” in je vertaling nog steeds naar de juiste clausule verwijst

Als je de volgorde van zinnen moet aanpassen voor natuurlijkheid in de doeltaal, doe dit binnen dezelfde clausule zonder nummering te veranderen of kruisverwijzingen te breken.

Modale Werkwoorden, Risicotaal en Nauwkeurigheid

Modale werkwoorden hebben juridische gewicht. Behandel ze met voorzichtigheid:

“Shall” / “must” – bindende verplichting
“Will” – vaak toekomstig feit, niet noodzakelijk verplichting
“May” – discretie of toestemming
“Can” – vermogen, geen juridische toestemming
“Should” – aanbeveling, geen verplichting (tenzij contract anders zegt)

Vermijd “upgraden” of “downgraden” van verplichtingen:

❌ “The Supplier may deliver…” → vertaald als “The Supplier must deliver…”
❌ “The Customer shall pay…” → vertaald als “The Customer can pay…”

Let ook op risico- en aansprakelijkheidstaal:

“maximum aggregate liability”
“to the fullest extent permitted by applicable law”
“whether in contract, tort (including negligence), or otherwise”

Waar de bron opzettelijk vaag of sterk genuanceerd is, spiegel de nuancering in plaats van deze zelf te “verduidelijken”. Als iets gevaarlijk dubbelzinnig is, markeer het voor de klant of hun advocaat in plaats van het stilzwijgend te herschrijven.

Nummers, Datums en Referenties

Nummers maken deel uit van de juridische inhoud. Behandel ze met discipline:

Bedragen en valuta’s
- Kosten, limieten, boetes, rentetarieven, kortingen
- Valutacodes (USD, EUR, GBP, JPY) versus symbolen ($, €, £, ¥)
- Of decimalen komma’s of punten gebruiken in de doellocatie
Datums en periodes
- “Ingangsdatum”, “Startdatum”, “Initiële Termijn”, “Verlengingstermijn”
- Opzegtermijnen: “30 (dertig) dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving”
- Relatieve tijdlijnen: “binnen 10 werkdagen na ontvangst”
Referenties
- Clausule- en sectienummers
- Bijlagen, schema’s, appendices, tentoonstellingen
- Externe documenten (beleid, wetten, normen)

Na vertaling, lees elk nummer en datum opnieuw:

Wordt 0,01% per ongeluk 0,1%?
Is “30 dagen” veranderd in “3 dagen” door een typefout?
Zijn lange en korte vormen consistent (bijv. “dertig (30) dagen”)?

Jurisdictie en Cultuur: Vertaling vs Aanpassing

Sommige juridische concepten komen niet één-op-één overeen tussen rechtsstelsels.

Voorbeelden:

Common-law concepten in civielrechtelijke jurisdicties
Werkgelegenheid naar believen vs arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Bepaalde structuren voor IP-licenties of schadeloosstellingsnormen

Je hebt over het algemeen drie opties:

Letterlijke vertaling + bronterm tussen haakjes
- Nuttig wanneer je doelpubliek het bronsysteem kent.
Dichtstbijzijnde functionele equivalent
- Gebruikelijk wanneer contracten bedoeld zijn om te worden gebruikt onder de wet van de doellocatie.
Vraag om juridisch advies
- Voor clausules met hoge inzet (aansprakelijkheid, IP, gegevensbescherming), niet raden.

Culturele aspecten:

Aanspreekvorm en titels in handtekeningblokken
Bedrijfsnamen in lokale schrift vs Latijns schrift
Of zegels of stempels verwacht worden op de doelmarkt

Onthoud: jouw taak is om het contract afdwingbaar en begrijpelijk te houden in de doelcontext, niet om het te “lokaliseren” tot iets juridisch anders.

Een Vertaling-First Workflow voor Contracten

Een eenvoudige workflow houdt je veilig en efficiënt.

Fase 1: Voorbereiding (10–20%)

Lees het contract volledig door.
Bouw of werk je termenbank bij (definities, modals, standaardteksten).
Verduidelijk de scope: volledig contract vs alleen belangrijke clausules? Werktaal van het record?

Fase 2: Clausule-voor-Clausule Vertaling (50–60%)

Vertaal één clausule tegelijk, behoud de nummering en structuur.
Let op gedefinieerde termen: gebruik de gedefinieerde term precies zoals geschreven.
Laat opmerkingen achter waar iets dubbelzinnig of jurisdictie-specifiek is.

Fase 3: Review en Juridische Controle (20–30%)

Consistentiecontrole:
- Zoek naar elke kernterm (bijv. “materiële schending”) en verifieer consistente vertaling.
- Controleer dat alle definities (“Vertrouwelijke Informatie”, “Diensten”) overal hetzelfde zijn.
Juridische review:
- Vraag de klant of hun juridisch adviseur de hoog-risico secties zal beoordelen:
  - Beperking van aansprakelijkheid en vrijwaring
  - IE-eigendom en licenties
  - Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid
  - Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Fase 4: Lay-out en Eindcontroles (10%)

Stem de opmaak af op de bron: koppen, inspringingen, tabellen, handtekeningen.
Bevestig dat kruisverwijzingen en bijlagetitels nog steeds overeenkomen.
Zorg ervoor dat er geen overgebleven bron-taal fragmenten in de doeltaaltekst zijn.

OpenL gebruiken om Contracten Veilig te Vertalen

Wanneer je met lange contracten werkt, kan lay-out en nummering lastig zijn om handmatig te beheren. OpenL Translate en OpenL Contract Translator helpen je bij het beheren van de opmaak terwijl je je concentreert op de juridische betekenis.

Je kunt:

Upload contracten als DOCX of PDF naar OpenL Translate.
Voor contractspecifieke workflows, gebruik OpenL Contract Translator om clausules, koppen en handtekeningen te behouden tijdens het vertalen.
Laat het systeem koppen, nummering, tabellen en voetnoten behouden.
Gebruik de output als een eerste vertaling, en dan:
- Controleer zorgvuldig juridische termen en modale werkwoorden.
- Vervang risicovolle of dubbelzinnige MT-segmenten.
- Voer uw consistentie- en juridische controles uit.

Voor bijzonder complexe of gescande contracten kunt u combineren:

OpenL voor structuur en OCR, en
Menselijke controle voor juridische nauwkeurigheid.

Het doel is niet om juridisch oordeel te vervangen, maar om tijd te besparen op mechanisch werk zodat u meer aandacht kunt besteden aan de betekenis.

Definitieve Checklist Voordat U Levert

Loop deze checklist door voordat u een vertaald contract naar uw klant stuurt:

Het Kernprincipe

Bij contractvertaling komt juridische werking op de eerste plaats, elegantie op de tweede.

Een contract dat prachtig leest maar verandert wie aansprakelijk is, wanneer betaling verschuldigd is, of welke rechtbank jurisdictie heeft, is een mislukking—ongeacht hoe gepolijst de taal is. Een iets stijve maar nauwkeurige vertaling, beoordeeld door juridisch advies, beschermt zowel uw klant als uzelf.

Behandel elk contract als een gedeelde verantwoordelijkheid tussen vertalers en advocaten. Gebruik tools zoals OpenL om opmaak en lay-out te verwerken, maar reserveer het laatste woord over betekenis voor menselijke expertise.