雙語文件審閱檢查清單

一份譯文讀起來可能很順暢，卻仍藏著漏譯的段落、被更動的數字、跑掉的表格，或殘留的原文文字。雙語審閱透過分階段比對原文與譯文，在任何人核准最終檔案之前，先揪出這些問題。

分階段審閱，而非逐頁檢查

不要試圖同時檢查語意、文法、數字與版面。每項工作需要不同種類的專注力，因此請依照以下順序進行：

階段	主要問題	最高風險項目
1. 準備	我們審閱的是正確的檔案嗎？	版本、語言、受眾、詞彙表
2. 完整性	原文的每個元素都有呈現嗎？	標題、清單、文字方塊、註腳
3. 語意	譯文表達的是相同意思嗎？	否定、條件、義務、語氣
4. 流暢度	目標文字本身讀得通嗎？	文法、拼字、標點、可讀性
5. 數據	有任何確切數值被更動嗎？	數字、日期、單位、名稱、參照
6. 版面	譯好的檔案還能正常使用嗎？	溢位、表格、字型、分頁
7. 交付	這是收件者應該收到的檔案嗎？	連結、檔名、中繼資料、最終匯出

請將原文、雙語版本與譯文版本一起開啟。在雙語檔案上標記問題，在可編輯的譯文檔案中進行修正，並將術語決策記錄在一份簡短的詞彙表裡。這樣可避免審閱副本變成第二份失控的主檔。

1. 確認審閱設定

針對錯誤的原文版本進行審閱，即使再準確仍然是失敗的審閱。在閱讀句子之前，先釐清檔案的身分。

• 原文檔案是最新且已核准的版本。
• 譯文檔案確實是從該份原文產生的。
• 原文語言與目標語言正確無誤。
• 受眾、國家或地區、用途，以及要求的語氣都已記錄在案。
• 在需要之處備有詞彙表、風格指南、禁止翻譯清單，或已核准的參考譯文。
• 已知所需的輸出格式：可編輯檔案、可直接列印的 PDF，或兩者皆是。
• 已辨識出註解、追蹤修訂、隱藏文字、附件，以及受密碼保護的區段。

審閱時請使用清楚的檔名。像是 project-document-language-v03-review.docx 這樣的命名模式，會比 final-new-2.docx 更容易控管。若原文在翻譯開始後有所變更，請暫停並找出被更動的區段，而不是默默混用不同版本。

將機密資料上傳至任何線上服務之前，請先移除譯者不需要的資料，並查看該服務的處理條款。文件翻譯隱私檢查清單涵蓋了這項準備步驟。

2. 先檢查完整性，再談風格

第一個內容階段只回答一個問題：所有內容都進入譯文了嗎？ 此時先不要雕琢句子。

先比對可見的結構：

• 標題、副標題與文件識別資訊都在。
• 標題層級與原文一致。
• 每個段落、項目符號與編號項目都各出現一次。
• 表格具有相同的列、欄、標題與註腳。
• 圖說、標註、側欄與文字方塊都包含在內。
• 頁首、頁尾、頁碼、浮水印與法律聲明都處理正確。
• 註腳、章末註、附錄與參考文獻都有呈現。
• 內嵌於圖表、示意圖、螢幕擷取畫面或掃描頁面中的文字都已審閱。
• 沒有段落被重複翻譯。
• 沒有非預期的原文語言文字殘留。

頁數不需要相符。翻譯經常改變文字長度，可能使內容移至另一頁。因此，請改為比對穩定的地標：標題順序、清單項目數量、表格結構、圖表標籤，以及每個區段的第一句與最後一句。

搜尋常見的原文語言詞彙可以找出殘留文字，但這只是線索。產品名稱、引文，以及刻意保留的雙語標示，可能本來就必須維持原樣。

3. 比對語意與術語

在這個階段，請將原文與譯文並列閱讀。審閱完整的句子與子句，而非孤立的詞彙。

檢查高影響力的語意

• not、unless、except、without 等否定詞都保留了下來。
• 條件與例外具有相同的適用範圍。
• 每項行動的負責人或負責單位沒有改變。
• 要求、建議與許可仍然彼此區分。
• 比較、範圍與門檻維持相同的方向。
• 不確定性沒有變成確定性，反之亦然。
• 語氣符合目標受眾，且沒有削弱訊息。

小小的情態動詞可能帶來巨大的後果。在政策、指示或合約中，May、should 與 must 並不能互換。同樣地，up to 30 days 不等於 after 30 days，而 at least 10 units 也不等於 no more than 10 units。

強制執行術語

• 每個已核准的原文術語都採用偏好的目標術語。
• 產品名稱、型號、商標與人名都遵循禁止翻譯規則。
• 縮寫的展開或保留方式前後一致。
• 同一個概念沒有在沒有理由的情況下被翻成好幾種不同說法。
• 沒有出現已淘汰或禁止使用的術語。
• 介面標籤與交互參照與其指涉的產品或文件相符。

不要為每個名詞都建立詞彙表。請聚焦於會影響語意、可搜尋性、品牌一致性或用戶行動的術語。Microsoft 將本地化風格指南描述為涵蓋風格、用法與特定市場資料格式的語言專屬規則；當團隊要在同一地區審閱大量文件時，這正是應該事先記錄的指引層級。

4. 單獨閱讀譯文

把原文藏起來，像目標讀者那樣閱讀譯文。一個句子可能與原文極為貼近，卻仍顯得不自然或難以理解。

• 文法與拼字符合目標地區。
• 標點、引號、大小寫與間距前後一致。
• 句子清楚明瞭，沒有照搬原文語言的語序。
• 代名詞與指涉都有明確的主語。
• 標題、標籤、指示與行動呼籲在語境中讀來自然。
• 語氣與正式程度從頭到尾保持一致。
• 沒有任何編輯上的更動引入新的語意錯誤。

為了流暢度而編輯之後，請再次將每一句大幅改寫過的句子與原文比對。這最後一道比對可防止風格上的改善悄悄改變了某個條件、數字或責任歸屬。

5. 驗證數字與結構化資料

數字值得獨立一個階段來檢查，因為流暢的行文會讓錯誤的數值看起來很可信。請在原文與譯文中搜尋數字、貨幣符號、百分比符號與單位符號。

項目	要比對的內容
日期與時間	日、月、年、時區、12/24 小時制
金額	數額、貨幣、小數分隔符、符號或 ISO 代碼
百分比	數值、正負號、小數位數、相關基準數值
計量單位	數值、單位、換算、間距、大小寫
範圍	端點、破折號、包含或排除的措辭
識別碼	發票、帳號、型號、條款、工單與版本編號
表格	列標籤、總計、欄位對齊、空白儲存格、註腳
圖表	座標軸標籤、圖例、圖說、標註、資料來源註記

請使用這份檢查清單：

• 除非需要進行已核准的換算，否則每個數字都與原文代表相同的數值。
• 小數與千分位分隔符符合目標地區，且沒有改變數值大小。
• 負號、百分比符號與不等號都有呈現。
• 單位沒有意外被換算成不同的單位。
• 表格總計仍然加得起來。
• 圖表與表格的參照都指向正確的項目。
• 條款、章節、頁面與附錄的參照仍然有效。
• 電子郵件地址、電話號碼、郵寄地址與代碼都完全正確。

針對財務、科學、法律、醫療或安全文件，請要求主題領域審閱者核准高風險數據。單靠語言流暢度並不能驗證劑量、稅額計算、工程公差或法律義務。

6. 檢查版面與格式

現在請單獨審閱譯文版本，先看可編輯格式，再看交付格式。讀者手上不會開著原文檔案，來替你解釋破損的頁面。

W3C 指出，英文與中文屬於精簡的原文語言，譯文往往會變得更長。簡短的標籤擴張幅度可能特別大，而某些文字系統需要更多垂直空間。因此，正確的翻譯需要具備彈性的容器，以及一次真正的版面檢查。

文字與排版

• 沒有文字被裁切、隱藏、重疊，或縮小到無法閱讀的大小。
• 標題換行乾淨，且視覺上仍保持區隔。
• 段落間距、縮排與對齊前後一致。
• 所需字元在標準、粗體、斜體、上標與下標樣式中都能正確顯示。
• 阿拉伯文、希伯來文及其他由右至左的文字，採用正確的方向與閱讀順序。
• 原文的手動換行沒有在目標語言中造成不自然的斷行。

文件結構

• 表格能放入頁面，並維持正確的列欄關係。
• 清單保留其編號層級與順序。
• 圖片、圖說與標註仍與正確的內容相互關聯。
• 分頁不會讓標題孤立，或使註記與其主體分離。
• 目錄反映翻譯後的標題與目前的頁碼。
• 頁首與頁尾不會與內文相互碰撞。
• 表單欄位、核取方塊、簽名欄與可填寫區域仍能正常運作。

如果字元顯示為方框、字母彼此分離，或字型意外變更，請先採用為什麼翻譯後字型會壞掉中的診斷步驟，再針對症狀周邊把所有東西重新調整大小。

7. 測試連結與互動元素

連結可能看起來沒變，卻指向錯誤的目標。請在匯出的交付檔案中測試，而不只是在編輯器中測試。

• 每個網路連結都開啟預期中可用的頁面。
• 電子郵件連結在有用到時，保留正確的地址與主旨。
• 內部書籤與目錄連結都跳至正確的區段。
• 交互參照顯示正確的編號與標籤。
• QR 碼仍能掃描並正確解析。
• 沒有任何正式環境的連結被替換成測試或本機位址。
• 連結文字在目標語言中讀得通。

除非存在已驗證的本地化目的地，否則請勿翻譯 URL 本身。若原文連結指向的內容沒有目標語言版本，請決定要保留、替換，或加上簡短的語言說明。

8. 使用 OpenL Doc Translator 產出初稿與審閱副本

OpenL Doc Translator 支援常見的文件格式，包括 PDF、DOCX、PPTX 與 XLSX。其官方產品頁面指出，它能保留字型、色彩、表格與頁面版面，並同時回傳譯文版本與雙語版本。

請將這兩種輸出用於不同的工作：

1. 盡可能上傳原始的可編輯檔案。 原生的 DOCX、PPTX 或 XLSX，通常比平面化的掃描檔更能清楚呈現文件結構。
2. 選擇原文語言與目標語言。 當拼字、日期或術語因市場而異時，請另行確認目標地區。
3. 審閱免費預覽。 在處理長文件之前，先檢查一個密集的頁面、一個表格，以及一個含圖片或文字方塊的頁面。
4. 下載兩個版本。 使用雙語版本進行原文與譯文的比對，使用譯文版本進行版面與交付檢查。
5. 修正可編輯的主檔。 一次套用所有已核准的變更，然後匯出新的一份最終檔案。

格式保留能減少手動重建的工作；但它並不等於核准了翻譯。人工審閱者仍須驗證語意、確切數值、專業術語，以及高風險的指示。

最終核准檢查清單

在所有修正完成後，執行這道簡短的關卡：

• 已確認最新的原文與譯文版本。
• 所有原文內容在譯文中各出現一次。
• 語意、條件、責任與語氣都保留了下來。
• 已核准的術語與禁止翻譯項目前後一致。
• 名稱、數字、日期、金額、單位與識別碼都正確。
• 表格、圖表、圖說、註腳與交互參照都相符。
• 沒有目標文字被裁切、重疊、遺漏或無法閱讀。
• 字型與書寫方向在匯出的檔案中都正常運作。
• 網路連結、書籤、表單欄位與目錄都能運作。
• 註解、追蹤修訂、隱藏文字與審閱註記都已移除，或刻意保留。
• 檔名、語言代碼、版本編號與檔案格式都正確。
• 最終檔案已在第二個檢視器或裝置上開啟並抽查。
• 任何法律、醫療、財務、安全或法規相關內容，都已由合格人員核准。

唯有原文與譯文的比對，以及最終檔案的檢查兩者都通過，審閱才算完成。前者保護語意；後者保護讀者實際會使用的那份文件。

Sources

• ISO 17100:2015, Translation services - Requirements for translation services - official standard covering the core processes, resources, and quality-related requirements of professional translation services.
• W3C: Text size in translation - explains text expansion, wrapping, character width, and vertical-space differences across languages.
• Microsoft Localization Style Guides - language-specific guidance on style, usage, and market-specific data formats.
• OpenL Doc Translator - official product details for supported document formats, formatting preservation, previews, and bilingual review files.