Cómo traducir una cotización (oferta de venta)

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Una cotización de ventas (a menudo llamada quote o quotation) es un documento comercial que propone precios y condiciones para bienes o servicios. Traducirla es engañosamente arriesgado: un incoterm, una unidad o un plazo de pago mal traducido puede causar disputas, retrasos o retrabajo costoso.

Esta guía te ofrece un flujo de trabajo sencillo para traducir cotizaciones con precisión, manteniendo intactos los números y el significado comercial.

Este artículo no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para acuerdos de alto valor o industrias reguladas, haz que un profesional cualificado revise la cotización traducida.

Quote vs pro forma invoice

Las empresas usan estos documentos de manera diferente. En muchos flujos de trabajo, una cotización aparece antes de que el comprador se comprometa, mientras que una factura pro forma se utiliza para respaldar el pago o los procesos aduaneros.

Si tu “quotation” se está utilizando para documentación de comercio internacional, compara tu formato con la guía del U.S. Department of Commerce sobre pro forma invoices.

Antes de traducir: 5 comprobaciones

Obtén estas respuestas por adelantado. Evita los errores más comunes al traducir cotizaciones.

País de destino y variedad del idioma (p. ej., en-US vs en-GB).
¿La moneda debe convertirse o mantenerse tal cual? (Por defecto: mantener los importes sin cambios.)
¿Cuál es la base de precios? (EXW, FOB, DDP, etc.) y el lugar exacto de entrega.
¿Qué términos deben mantenerse exactamente iguales? (nombres de productos, SKUs, nombres de entidades legales)
¿Quién se basará en ella? Solo el cliente, o también finanzas, compras y aduanas.

Si no estás seguro sobre (2), mantén la moneda original y añade una nota como: “Precios mostrados en USD. Conversión de moneda no incluida.”

Paso 1: Bloquea lo no traducible

Trata una cotización como datos estructurados. Crea una breve lista de “no traducir” en la parte superior de tu archivo de trabajo y luego traduce todo lo demás alrededor de ella.

No traducir (típico):

Número de cotización, revisión/versión y fecha de emisión
Número de cliente, referencia de PO (si está presente)
SKUs / números de pieza / nombres de modelo del producto
Cantidad, precio unitario, descuento, subtotal, impuesto, envío, total
Código de moneda (USD/EUR/GBP) y reglas de colocación del símbolo
Datos bancarios (nombre del beneficiario, IBAN, SWIFT/BIC), enlaces de pago
Nombres de entidades legales, números de registro, IDs fiscales
Códigos Incoterms (EXW/FOB/CIF/DDP) y lugares nombrados

Para más categorías de “no traducir” (IDs, URLs, cadenas tipo código), usa What Not to Translate.

Paso 2: Usa el mejor archivo fuente

Obtendrás mayor precisión y menos limpieza de formato si traduces el archivo fuente en lugar de una captura de pantalla.

Mejor: XLSX, DOCX o la cotización original de tu exportación de ERP/CRM
Bueno: PDF basado en texto
Último recurso: PDF escaneado/foto (ejecuta OCR primero)

Si tu cotización está escaneada, empieza con How to Translate a Scanned PDF.

Paso 3: Traduce texto, no matemáticas

En la mayoría de las cotizaciones, estas son las partes que deberían traducirse:

Descripciones de partidas (pero mantén los SKUs sin cambios)
Alcance del trabajo / entregables
Plazo de entrega y notas de envío
Condiciones de pago y condiciones de aceptación
Condiciones de garantía/devolución (si se incluyen)
Notas e instrucciones de contacto

Si tu cotización tiene muchas tablas (común en XLSX/PDF), usa un flujo de trabajo que preserve el formato como How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Paso 4: Mantén los números claros

Los separadores mal interpretados provocan errores financieros reales. Alinea el formato con el mercado objetivo, pero no cambies los valores subyacentes a menos que se indique.

Decimales y miles: 1,234.56 vs 1.234,56
Fechas: evita ambigüedades como 03/04/2026; escribe 4 Mar 2026 o 2026-03-04 cuando sea posible
Moneda: prefiere los códigos de moneda ISO para mayor claridad (p. ej., USD, EUR) y mantén el código original de forma consistente

Para reglas de localización más profundas (espaciado de moneda, comportamiento de decimales, formatos de hora), consulta Why Dates and Numbers Need Localization.

Step 5: Incoterms: mantener el código, traducir el significado

Los Incoterms son términos comerciales estandarizados publicados por la International Chamber of Commerce. En una cotización, por lo general conviene mantener sin cambios el código de 3 letras y traducir la explicación de apoyo y el lugar designado.

Ejemplos:

FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → mantener FOB y el lugar; traducir la frase explicativa
DDP Berlin → mantener DDP; traducir cuidadosamente el texto sobre aranceles/impuestos

Si necesitas un repaso de qué términos existen y por qué importa el “lugar designado”, utiliza estas referencias:

Visión general de la ICC sobre Incoterms® 2020
Visión general del U.S. Department of Commerce sobre Incoterms

Step 6: Unidades y especificaciones

Las cotizaciones suelen incluir especificaciones (dimensiones, peso, tolerancias) que deben ser exactas.

Reglas prácticas:

Mantén los números sin cambios; convierte las unidades solo si se solicita.
Si debes convertir, muestra ambas: 5 ft (1.52 m).
Evita errores tipográficos como mm vs cm o Nm vs N·m.

Para convenciones de estilo de unidades (especialmente SI), la SI writing guidance de NIST es una referencia sólida.

Step 7: QA como una auditoría

Realiza una revisión rápida en dos pasadas antes de enviar:

Pass 1: Integridad de datos

Los totales, impuestos y monedas coinciden con el original
El número de cotización, las fechas y el período de validez son correctos
SKUs/números de parte sin cambios
El código de Incoterms + el lugar designado sin cambios y coherentes
Los datos bancarios y los enlaces de pago sin cambios

Pass 2: Claridad comercial

Los ítems de línea son comprensibles sin cambiar el significado
Los términos suenan naturales en el idioma de destino (sin tono “de máquina”)
No faltan filas ni hay desalineación de tablas rota

Utiliza la Translation QA Checklist para una revisión de QA más amplia y reutilizable.

Mini plantilla: campos obligatorios

No necesitas copiar esto palabra por palabra, pero es una estructura fiable para cotizaciones transfronterizas.

Section	What to include	Translation note
Seller / Buyer	Nombres de entidades legales, direcciones, IDs fiscales	No traduzcas los nombres legales; traduce las etiquetas
Quote header	N.º de cotización, fecha, versión, validez	Mantén los IDs sin cambios; localiza el formato de fecha
Items	SKU, descripción, cantidad, precio unitario	SKUs sin cambios; traduce solo las descripciones
Totals	Subtotal, descuentos, impuestos, envío, total	Nunca alteres los valores; verifica los separadores
Delivery	Incoterms + lugar designado, plazo de entrega	Mantén el código; traduce la explicación con cuidado
Payment	método, fecha de vencimiento, datos bancarios	Mantén los datos de la cuenta sin cambios
Notes	garantía, exclusiones, aceptación	Mantén estable el significado de “shall/must/may”

Flujo de trabajo de OpenL

OpenL Doc Translator

Si quieres un primer borrador rápido que mantenga el documento legible:

Exporta tu cotización a XLSX/DOCX (o a un PDF basado en texto).
Súbela a OpenL Doc Translator.
Traduce y descarga el archivo de salida.
Aplica la checklist de QA anterior, centrándote en los totales, los Incoterms y los datos bancarios.

Si cotizas con frecuencia los mismos productos, mantén un pequeño glosario de términos de producto preferidos y reutilízalo en todas las cotizaciones para mantener la consistencia.

FAQ

¿Debo convertir la divisa en una traducción de cotización?

Solo si el cliente lo solicita explícitamente. De lo contrario, conserva la divisa y los importes originales, y aclara el código de divisa para evitar malentendidos.

¿Puedo traducir una cotización en Excel de forma segura?

Sí, si separas las columnas de texto de las columnas numéricas. Para consejos prácticos (fórmulas, formatos numéricos, QA), consulta How to Translate Excel Online.

¿Debo traducir las instrucciones de pago palabra por palabra?

Traduce para mayor claridad, pero no “simplifiques” ni cambies las obligaciones. Mantén exactos los plazos de pago, las comisiones y los datos bancarios. Si la cotización es legalmente vinculante en tu contexto, alinéala con How to Translate Contracts.

Las cotizaciones son documentos de ventas, pero se comportan como documentos financieros y legales. Trátalas como datos estructurados, mantén intactos los cálculos, traduce el significado comercial y realiza un breve pase de QA cada vez.