Lista de privacidad para traducir documentos en línea

Antes de subir un documento para traducirlo, comprueba si tienes permiso para compartirlo, elimina los datos que el traductor no necesita y entiende qué ocurre con el archivo después del procesamiento. De lo contrario, una carga cómoda puede exponer más información de la necesaria para la traducción.

Empieza por el documento, no por la herramienta

Nivel del documento	Ejemplos	Punto de partida sensato
Público	Folleto publicado, informe público, comunicado de prensa	La traducción en línea suele ser razonable
Interno	Notas de formación, procedimientos rutinarios, agenda sin datos personales	Usa un servicio aprobado y elimina detalles innecesarios
Confidencial	Contratos, datos financieros inéditos, expedientes de empleados, listas de clientes	Confirma autorización, contrato, conservación y controles de acceso
Restringido o regulado	Historias clínicas, documentos de identidad, asesoramiento legal, secretos comerciales	Usa un flujo empresarial aprobado u offline e involucra al personal de privacidad o seguridad

Lista de comprobación antes de subir el archivo

1. Confirma que puedes compartirlo

Comprueba quién es el propietario del documento, qué obligación de confidencialidad se aplica y si tu organización aprueba el servicio. No confundas «puedo abrir este archivo» con «puedo enviarlo a un proveedor externo».

2. Identifica lo que revela el archivo

Busca nombres, direcciones, teléfonos, correos, números de cuenta, identificadores, firmas, códigos QR, metadatos, comentarios y texto oculto. Las imágenes y los PDF escaneados pueden contener información fuera del texto que ves.

3. Elimina los datos que la traducción no necesita

Trabaja con una copia y reemplaza los identificadores por marcadores consistentes:

Datos originales	Copia de trabajo
Maria Hernandez	[EMPLOYEE_NAME]
Account 00498127	[ACCOUNT_NUMBER]
22 Cedar Street	[HOME_ADDRESS]
Project Nightfall	[PROJECT_NAME]

Conserva el formato y el contexto que el traductor necesita. No elimines nombres de productos, términos definidos, cifras o advertencias solo por ocultarlos.

4. Comprueba el contenido oculto

Acepta los cambios, elimina comentarios y revisa encabezados, pies, capas, notas del presentador, propiedades del archivo, texto alternativo y páginas no visibles. Aplana o exporta una copia solo cuando no destruya información necesaria para la traducción.

5. Lee las condiciones actuales del proveedor

Pregunta	Lo que necesitas saber
¿Cuánto tiempo se conservan las cargas y resultados?	El periodo de borrado indicado y si las copias de seguridad siguen otro calendario
¿Se usa el contenido para entrenar o mejorar modelos?	Si la regla cambia según la cuenta gratuita, de pago, API o empresarial
¿Quién puede acceder a los datos?	Personal, soporte, subprocesadores y administradores
¿Dónde se procesa la información?	Ubicaciones de datos y transferencias transfronterizas
¿Cómo se protegen los datos?	Cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso y respuesta a incidentes
¿Puedes solicitar borrado o exportación?	El proceso, el alcance y los requisitos de la cuenta
¿Existe un acuerdo de procesamiento de datos?	Las condiciones contractuales que exige tu organización o la ley aplicable

6. Usa el flujo que exponga menos información

Prefiere una cuenta y un servicio aprobados, limita los permisos, sube solo la copia necesaria y evita enviar el documento completo si una página o fragmento basta. Para información regulada, sigue la política interna antes de elegir una herramienta pública.

7. Protege el resultado traducido

El archivo traducido puede contener los mismos datos sensibles que el original. Guárdalo con el mismo nivel de protección, limita quién puede descargarlo, elimina las copias temporales y no lo envíes a un destinatario distinto por error.

Qué ocultar según el tipo de documento

Documento	Se puede eliminar normalmente de un borrador	Requiere especial cuidado
Contrato	Firmas, contactos personales, datos bancarios	Términos definidos, obligaciones, nombres de partes, fechas
Expediente de empleado	Número, domicilio, contactos personales	Cargo, fechas y hechos necesarios para entender el texto
Estado financiero	Números de cuenta y fiscales	Importes, monedas, periodos y notas de auditoría
Historia clínica	Identificadores directos innecesarios	Contexto clínico; la desidentificación puede requerir un especialista
Pasaporte o certificado	Identificadores en una copia preliminar	Las presentaciones oficiales pueden exigir todos los campos, sellos y notas
Documento de producto	Códigos internos, credenciales, detalles no publicados	Números de pieza, advertencias, especificaciones y terminología

No ocultes una presentación oficial sin comprobarlo

Una autoridad puede exigir que aparezcan todos los campos, sellos y anotaciones del original. Redactar datos por iniciativa propia puede hacer que se rechace el documento. Pregunta al destinatario qué copia debe traducirse y qué método de certificación acepta.

La comprobación de un minuto

Antes de subir el archivo, responde: ¿tengo autorización?, ¿el proveedor está aprobado?, ¿el documento contiene datos innecesarios?, ¿he revisado el contenido oculto?, ¿conozco la conservación y el uso de los datos?, y ¿sé quién protegerá el resultado? Si alguna respuesta es «no», detén la carga y aclárala primero.

Sources

• EUR-Lex: GDPR Article 5 — Defines data minimization as limiting personal data to what is necessary.
• NIST SP 800-122: Guide to Protecting the Confidentiality of PII — Provides context-based guidance for identifying PII and selecting safeguards.
• NIST Privacy Framework — Provides a voluntary framework for identifying and managing privacy risk.
• FTC: Protecting Personal Information — Recommends collecting, retaining, protecting, and disposing of personal information according to business need and risk.
• HHS: Methods for De-identification of PHI — Explains HIPAA de-identification methods and their limits.
• OpenL Privacy Policy — Current product privacy terms to review before uploading documents.