כיצד לתרגם הצעת מחיר (הצעת מכירה)

הצעת מחיר (לעיתים נקראת quote או quotation) היא מסמך מסחרי שמציע מחירים ותנאים עבור מוצרים או שירותים. תרגומה עלול להיות מסוכן באופן מטעה: תרגום שגוי של incoterm, יחידת מידה או תנאי תשלום עלול לגרום למחלוקות, עיכובים או עבודה חוזרת יקרה.

מדריך זה מספק לך תהליך עבודה פשוט לתרגום הצעות מחיר בצורה מדויקת, תוך שמירה על המספרים והמשמעות המסחרית.

מאמר זה אינו מהווה ייעוץ משפטי או מס. בעסקאות בעלות ערך גבוה או בענפים מפוקחים, יש להיוועץ באיש מקצוע מוסמך שיבדוק את ההצעה המתורגמת.

Quote לעומת pro forma invoice

חברות משתמשות במסמכים אלו בדרכים שונות. ברוב התהליכים, הצעת מחיר מגיעה לפני התחייבות הקונה, בעוד ש-pro forma invoice משמש לתמיכה בתהליכי תשלום או מכס.

אם ה-“quotation” שלך משמש למסמכי סחר בינלאומי, השווה את הפורמט שלך להנחיות משרד המסחר האמריקאי בנושא pro forma invoices.

לפני התרגום: 5 בדיקות

קבל את התשובות לשאלות אלו מראש. זה מונע את טעויות התרגום הנפוצות ביותר בהצעות מחיר.

1. מדינת יעד וסוג השפה (לדוג’, en-US לעומת en-GB).
2. האם יש להמיר מטבע או להשאיר כפי שהוא? (ברירת מחדל: השאר את הסכומים ללא שינוי.)
3. מהו בסיס התמחור? (EXW, FOB, DDP וכו’) ומהו מקום המסירה המדויק.
4. אילו תנאים חייבים להישאר בדיוק כפי שהם? (שמות מוצרים, SKUs, שמות ישויות משפטיות)
5. מי יסתמך על המסמך? רק הלקוח, או גם מחלקות כספים, רכש ומכס.

אם אינך בטוח לגבי (2), השאר את המטבע המקורי והוסף הערה כגון: “המחירים מוצגים ב-USD. המרת מטבע אינה כלולה.”

שלב 1: נעל פריטים שאינם לתרגום

התייחס להצעת מחיר כאל נתונים מובנים. צור רשימה קצרה של “לא לתרגום” בראש קובץ העבודה שלך, ואז תרגם את כל השאר מסביב.

אין לתרגם (טיפוסי):

• מספר הצעת מחיר, גרסה/רויזיה, ותאריך הנפקה
• מספר לקוח, הפניה ל-PO (אם קיימת)
• מק”טים / מספרי חלקים / שמות דגם של מוצר
• כמות, מחיר יחידה, הנחה, סיכום ביניים, מס, משלוח, סה”כ
• קוד מטבע (USD/EUR/GBP) וכללי מיקום סימן המטבע
• פרטי בנק (שם מוטב, IBAN, SWIFT/BIC), קישורי תשלום
• שמות ישות משפטית, מספרי רישום, מזהי מס
• קודי Incoterms (EXW/FOB/CIF/DDP) ומקומות מוגדרים

לעוד קטגוריות “אין לתרגם” (מזהים, כתובות URL, מחרוזות דמויות קוד), השתמש ב-What Not to Translate.

שלב 2: השתמש בקובץ המקור הטוב ביותר

תקבל דיוק טוב יותר ופחות ניקוי עיצוב אם תתרגם את קובץ המקור במקום צילום מסך.

• הכי טוב: XLSX, DOCX, או הצעת המחיר המקורית מיצוא ERP/CRM שלך
• טוב: PDF מבוסס טקסט
• מוצא אחרון: PDF/צילום סרוק (הפעל OCR תחילה)

אם ההצעה שלך סרוקה, התחל עם How to Translate a Scanned PDF.

שלב 3: תרגם טקסט, לא מתמטיקה

ברוב ההצעות, אלו החלקים שיש לתרגם:

• תיאורי שורות פריט (אבל השאר את המק”טים ללא שינוי)
• היקף עבודה / תוצרים
• הערות זמן אספקה ומשלוח
• תנאי תשלום ותנאי קבלה
• תנאי אחריות/החזרה (אם נכללים)
• הערות והוראות ליצירת קשר

אם ההצעה שלך עשירה בטבלאות (נפוץ ב-XLSX/PDF), השתמש בתהליך משמר עיצוב כמו How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

שלב 4: שמור על מספרים ברורים

הפרדה שגויה גורמת לטעויות כספיות אמיתיות. יישר את העיצוב לשוק היעד, אך אל תשנה את הערכים המקוריים אלא אם ניתנה הוראה.

• עשרוניים ואלפים: 1,234.56 לעומת 1.234,56
• תאריכים: הימנע מעמימות כמו 03/04/2026; כתוב 4 Mar 2026 או 2026-03-04 כשאפשר
• מטבע: העדף קודי מטבע ISO לבהירות (למשל, USD, EUR) ושמור על הקוד המקורי עקבי

למידע מעמיק יותר על כללי לוקליזציה (ריווח מטבע, התנהגות עשרונית, פורמטי זמן), ראו מדוע תאריכים ומספרים זקוקים ללוקליזציה.

שלב 5: Incoterms: שמרו על הקוד, תרגמו את המשמעות

Incoterms הם מונחי מסחר סטנדרטיים שמפורסמים על ידי International Chamber of Commerce. בהצעת מחיר, בדרך כלל יש לשמור על קוד בן 3 אותיות ללא שינוי, ולתרגם את ההסבר התומך ואת שם המקום.

דוגמאות:

• FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → שמרו על FOB ועל שם המקום; תרגמו את המשפט ההסברי
• DDP Berlin → שמרו על DDP; תרגמו בזהירות את הטקסט לגבי מכסים/מיסים

אם אתם צריכים רענון לגבי אילו מונחים קיימים ולמה “שם המקום” חשוב, השתמשו במקורות הבאים:

• סקירה של ICC על Incoterms® 2020
• סקירה של משרד המסחר האמריקאי על Incoterms

שלב 6: יחידות ומפרטים

הצעות מחיר כוללות לעיתים קרובות מפרטים (מידות, משקל, סבילות) שחייבים להיות מדויקים.

כללים מעשיים:

• שמרו על המספרים ללא שינוי; המירו יחידות רק אם התבקשתם.
• אם יש להמיר, הציגו את שתיהן: 5 ft (1.52 m).
• הימנעו משגיאות כמו mm לעומת cm או Nm לעומת N·m.

להנחיות סגנון ליחידות (במיוחד SI), ההנחיות של NIST SI writing guidance הן מקור מצוין.

שלב 7: בקרת איכות כמו ביקורת

בצעו סקירה מהירה בשני מעברים לפני שליחה:

מעבר 1: שלמות נתונים

• סכומים, מיסים ומטבעות תואמים למקור
• מספר הצעת מחיר, תאריכים ותקופת תוקף נכונים
• SKUs/מספרי חלקים ללא שינוי
• קוד Incoterms + שם המקום ללא שינוי ועקביים
• פרטי בנק וקישורי תשלום ללא שינוי

מעבר 2: בהירות מסחרית

• פריטי שורה מובנים ללא שינוי משמעות
• התנאים נקראים טבעי בשפת היעד (לא “מכונתי”)
• אין שורות חסרות או טבלאות שבורות

השתמש ב-Translation QA Checklist לבדיקת איכות רחבה וחוזרת.

תבנית מיני: שדות חובה

אין צורך להעתיק מילה במילה, אך זהו מבנה אמין להצעות מחיר חוצות גבולות.

סעיף	מה לכלול	הערת תרגום
Seller / Buyer	שמות ישות משפטית, כתובות, מספרי מס	אל תתרגם שמות משפטיים; תרגם תוויות בלבד
Quote header	מספר הצעה, תאריך, גרסה, תוקף	השאר מזהים ללא שינוי; התאם פורמט תאריך
Items	SKU, תיאור, כמות, מחיר ליחידה	השאר SKUs ללא שינוי; תרגם תיאורים בלבד
Totals	סיכום ביניים, הנחות, מס, משלוח, סה”כ	לעולם אל תשנה ערכים; בדוק מפרידים
Delivery	Incoterms + מקום נקוב, זמן אספקה	השאר קוד; תרגם הסבר בזהירות
Payment	שיטה, מועד פירעון, פרטי בנק	השאר נתוני חשבון ללא שינוי
Notes	אחריות, חריגות, קבלה	שמור על משמעות “shall/must/may” יציבה

OpenL workflow

אם ברצונך בטיוטה ראשונה מהירה ששומרת על קריאות המסמך:

1. ייצא את ההצעה שלך ל-XLSX/DOCX (או PDF מבוסס טקסט).
2. העלה אותה ל-OpenL Doc Translator.
3. תרגם והורד את קובץ הפלט.
4. החל את רשימת הבדיקה לעיל, תוך התמקדות בסה”כ, Incoterms ופרטי בנק.

אם אתה מציע לעיתים קרובות את אותם מוצרים, שמור מילון מונחים קטן של מונחי מוצר מועדפים והשתמש בו שוב בהצעות מחיר לשמירה על עקביות.

שאלות נפוצות

האם עליי להמיר מטבע בתרגום הצעת מחיר?

רק אם הלקוח מבקש זאת במפורש. אחרת, שמור על המטבע והסכומים המקוריים, והבהר את קוד המטבע כדי למנוע אי-הבנות.

האם ניתן לתרגם הצעת מחיר ב-Excel בבטחה?

כן, אם מפרידים עמודות טקסט מעמודות מספריות. לטיפים מעשיים (נוסחאות, פורמטי מספרים, QA), ראה How to Translate Excel Online.

האם עליי לתרגם הוראות תשלום מילה במילה?

תרגם באופן ברור, אך אל “תפשט” או תשנה התחייבויות. שמור על מועדי תשלום, עמלות ונתוני בנק בדיוק כפי שהם. אם ההצעה מחייבת מבחינה משפטית בהקשר שלך, פעל לפי How to Translate Contracts.

---

הצעות מחיר הן מסמכי מכירה, אך הן מתנהגות כמסמכים פיננסיים ומשפטיים. יש להתייחס אליהן כאל נתונים מובנים, לשמור על החישובים כפי שהם, לתרגם את המשמעות המסחרית, ולבצע בדיקת QA קצרה בכל פעם.