Een privacychecklist voor online documentvertaling
TABLE OF CONTENTS
Controleer vóór het uploaden of je het document mag delen, verwijder gegevens die de vertaler niet nodig heeft en begrijp wat er na verwerking met het bestand gebeurt. Een handige upload kan anders meer informatie onthullen dan de vertaling vereist.
Begin met het document, niet met de tool
Classificeer het bestand voordat je vertalers vergelijkt. Een kort document is niet automatisch laag risico: één paspoortpagina kan gevoeliger zijn dan een handleiding van honderd pagina’s.
| Documentniveau | Voorbeelden | Verstandig startpunt |
|---|---|---|
| Openbaar | Gepubliceerde brochure, openbaar rapport, persbericht | Online vertaling is meestal redelijk |
| Intern | Trainingsnotities, procedures, agenda zonder persoonsgegevens | Gebruik een goedgekeurde dienst en verwijder onnodige details |
| Vertrouwelijk | Contracten, ongepubliceerde cijfers, personeels- en klantenlijsten | Controleer toestemming, contract, retentie en toegang |
| Beperkt of gereguleerd | Medische dossiers, identiteitsdocumenten, juridisch advies, bedrijfsgeheimen | Gebruik een goedgekeurde enterprise- of offlineworkflow |
Checklist vóór het uploaden
1. Controleer of je het bestand mag delen
Bekijk het beleid van de eigenaar, vertrouwelijkheidsclausules, cliëntbeperkingen en exportregels. Toegang tot een bestand betekent niet automatisch dat je het naar een andere dienst mag sturen.
2. Bepaal wat het bestand onthult
Controleer namen, adressen, telefoonnummers, handtekeningen, paspoort- en rekeningnummers, medische en financiële informatie, gezichten, QR-codes, barcodes, stempels en handgeschreven notities.
3. Verwijder gegevens die niet nodig zijn
Werk op een kopie en gebruik vaste aanduidingen:
| Oorspronkelijke gegevens | Werkversie |
|---|---|
| Maria Hernandez | [EMPLOYEE_NAME] |
| Account 00498127 | [ACCOUNT_NUMBER] |
| 22 Cedar Street | [HOME_ADDRESS] |
| Project Nightfall | [PROJECT_NAME] |
Bewaar de vervangingslijst apart. Gebruik voor PDF’s echte redactie; een zwart vlak kan onderliggende tekst zichtbaar laten.
4. Controleer verborgen inhoud
Verwijder of beoordeel opmerkingen, bijgehouden wijzigingen, documenteigenschappen, verborgen spreadsheetregels, formules, presentatienotities, PDF-lagen, bijlagen, formuliervelden en EXIF-metadata. Wijzig het origineel niet.
5. Lees de actuele voorwaarden van de provider
Controleer bewaartermijn, gebruik voor training, toegang door personeel en subprocessors, verwerkingslocatie, encryptie, verwijdering, export en een eventuele verwerkersovereenkomst. Beleid kan veranderen; noteer de versie die je hebt beoordeeld.
6. Gebruik de minst blootgestelde workflow
Upload alleen noodzakelijke pagina’s en velden. Gebruik een offline of beheerde workflow wanneer beleid, geheimhouding, medische informatie, juridische adviezen of intellectueel eigendom online verwerking uitsluiten.
7. Bescherm de vertaalde uitvoer
De vertaling kan even gevoelig zijn als de bron. Bewaar haar op een goedgekeurde locatie, beperk gedeelde links, verwijder tijdelijke OCR-bestanden en leg vast wie de eindversie ontving.
Wat je per documenttype kunt afschermen
| Document | Vaak verwijderbaar in een werkversie | Vereist meestal extra zorg |
|---|---|---|
| Contract | Handtekeningen, persoonlijke contactgegevens, bankinformatie | Definities, verplichtingen, partijen, datums |
| Personeelsdossier | Personeelsnummer, woonadres, privécontacten | Functie, datums en noodzakelijke feiten |
| Financieel overzicht | Rekening- en belastingnummers | Bedragen, valuta, perioden, auditnotities |
| Medisch dossier | Onnodige directe identificatoren | Klinische context en correcte de-identificatie |
| Paspoort of certificaat | Identificatoren in een voorlopige leesversie | Officiële indiening kan elk veld vereisen |
| Productdocument | Codenamen, wachtwoorden, niet-uitgebrachte details | Onderdeelnummers, waarschuwingen, specificaties |
Redigeer een officiële indiening niet zonder controle
Een rechtbank, immigratiedienst, universiteit of toezichthouder kan elk zichtbaar veld, stempel en commentaar vereisen. Vraag de ontvanger eerst wat de definitieve vertaling moet bevatten.
De controle van één minuut
Bevestig toestemming, classificeer gevoeligheid, verwijder onnodige gegevens, controleer metadata, lees retentie- en modelvoorwaarden, kies zo nodig offline verwerking en bepaal waar de uitvoer veilig wordt opgeslagen.
Sources
- EUR-Lex: GDPR Article 5 — Defines data minimization as limiting personal data to what is necessary.
- NIST SP 800-122: Guide to Protecting the Confidentiality of PII — Provides context-based guidance for identifying PII and selecting safeguards.
- NIST Privacy Framework — Provides a voluntary framework for identifying and managing privacy risk.
- FTC: Protecting Personal Information — Recommends collecting, retaining, protecting, and disposing of personal information according to business need and risk.
- HHS: Methods for De-identification of PHI — Explains HIPAA de-identification methods and their limits.
- OpenL Privacy Policy — Current product privacy terms to review before uploading documents.
