วิธีแปลใบเสนอราคา (ใบเสนอขาย)

ใบเสนอราคาการขาย (มักเรียกว่า quote หรือ quotation) เป็นเอกสารทางการค้าที่เสนอราคาสินค้าหรือบริการพร้อมเงื่อนไขต่าง ๆ การแปลใบเสนอราคาอาจมีความเสี่ยงโดยไม่รู้ตัว: หากแปล incoterm, หน่วย, หรือเงื่อนไขการชำระเงินผิด อาจนำไปสู่ข้อพิพาท ความล่าช้า หรือการแก้ไขงานที่มีค่าใช้จ่ายสูง

คู่มือนี้ให้ขั้นตอนการทำงานที่ง่ายในการแปลใบเสนอราคาอย่างถูกต้อง พร้อมรักษาตัวเลขและความหมายทางการค้าให้คงเดิม

บทความนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษี สำหรับดีลมูลค่าสูงหรืออุตสาหกรรมที่มีการควบคุม ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบใบเสนอราคาที่แปลแล้ว

Quote vs pro forma invoice

แต่ละบริษัทใช้เอกสารเหล่านี้แตกต่างกัน ในหลายกระบวนการทำงาน ใบเสนอราคาจะมาก่อนที่ผู้ซื้อจะตกลงซื้อ ในขณะที่ pro forma invoice ใช้สนับสนุนกระบวนการชำระเงินหรือศุลกากร

หาก “quotation” ของคุณถูกใช้สำหรับเอกสารการค้าระหว่างประเทศ ให้เปรียบเทียบรูปแบบของคุณกับคำแนะนำของ U.S. Department of Commerce เกี่ยวกับ pro forma invoices

ก่อนแปล: ตรวจสอบ 5 ข้อ

เตรียมคำตอบเหล่านี้ไว้ล่วงหน้า จะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการแปลใบเสนอราคาที่พบบ่อยที่สุด

1. ประเทศเป้าหมายและรูปแบบภาษา (เช่น en-US กับ en-GB)
2. ควรแปลงสกุลเงินหรือคงเดิม? (ค่าเริ่มต้น: คงจำนวนเงินเดิม)
3. ฐานการกำหนดราคาอะไร? (EXW, FOB, DDP ฯลฯ) และสถานที่ส่งมอบที่แน่นอน
4. ข้อกำหนดใดต้องคงเดิมทุกประการ? (ชื่อสินค้า, SKU, ชื่อหน่วยงานทางกฎหมาย)
5. ใครจะใช้ใบเสนอราคานี้? เฉพาะลูกค้า หรือรวมถึงฝ่ายการเงิน, จัดซื้อ, และศุลกากรด้วย

หากไม่แน่ใจในข้อ (2) ให้คงสกุลเงินเดิมและเพิ่มหมายเหตุ เช่น: “Prices shown in USD. Currency conversion not included.”

ขั้นตอนที่ 1: ล็อกข้อมูลที่ไม่ต้องแปล

ให้ปฏิบัติต่อใบเสนอราคาเหมือนข้อมูลที่มีโครงสร้าง สร้างรายการ “do not translate” สั้น ๆ ไว้ด้านบนของไฟล์งาน แล้วแปลส่วนอื่น ๆ รอบ ๆ รายการนั้น

ห้ามแปล (ทั่วไป):

• หมายเลขใบเสนอราคา, การแก้ไข/เวอร์ชัน, และวันที่ออก
• หมายเลขลูกค้า, PO reference (ถ้ามี)
• รหัสสินค้า / หมายเลขชิ้นส่วน / ชื่อรุ่น
• จำนวน, ราคาต่อหน่วย, ส่วนลด, ยอดรวมย่อย, ภาษี, ค่าขนส่ง, ยอดรวมทั้งหมด
• รหัสสกุลเงิน (USD/EUR/GBP) และกฎการวางสัญลักษณ์
• รายละเอียดธนาคาร (ชื่อผู้รับผลประโยชน์, IBAN, SWIFT/BIC), ลิงก์การชำระเงิน
• ชื่อบริษัทนิติบุคคล, หมายเลขทะเบียน, หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• รหัส Incoterms (EXW/FOB/CIF/DDP) และสถานที่ที่ระบุ

สำหรับหมวดหมู่ “ห้ามแปล” เพิ่มเติม (ID, URL, สตริงที่คล้ายโค้ด) โปรดดูที่ What Not to Translate

ขั้นตอนที่ 2: ใช้ไฟล์ต้นฉบับที่ดีที่สุด

คุณจะได้ความถูกต้องมากกว่าและลดการแก้ไขรูปแบบ หากคุณแปลจากไฟล์ต้นฉบับแทนภาพหน้าจอ

• ดีที่สุด: XLSX, DOCX หรือใบเสนอราคาต้นฉบับจากการส่งออก ERP/CRM ของคุณ
• ดี: PDF แบบข้อความ
• ทางเลือกสุดท้าย: PDF ที่สแกน/ภาพถ่าย (ให้ทำ OCR ก่อน)

หากใบเสนอราคาของคุณเป็นไฟล์สแกน ให้เริ่มต้นที่ How to Translate a Scanned PDF

ขั้นตอนที่ 3: แปลข้อความ ไม่ใช่คณิตศาสตร์

ในใบเสนอราคาส่วนใหญ่ ส่วนที่ควรแปลได้แก่:

• คำอธิบายรายการสินค้า (แต่คงรหัสสินค้าไว้)
• ขอบเขตงาน / สิ่งที่ต้องส่งมอบ
• หมายเหตุระยะเวลาการจัดส่งและการขนส่ง
• เงื่อนไขการชำระเงินและเงื่อนไขการรับรอง
• เงื่อนไขการรับประกัน/การคืนสินค้า (ถ้ามี)
• หมายเหตุการติดต่อและคำแนะนำ

หากใบเสนอราคาของคุณมีตารางจำนวนมาก (มักพบใน XLSX/PDF) ให้ใช้ขั้นตอนการทำงานที่รักษารูปแบบ เช่น How to Translate PDF Files and Keep Formatting

ขั้นตอนที่ 4: ทำให้ตัวเลขชัดเจน

การอ่านตัวคั่นผิดอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดทางการเงินจริง ปรับรูปแบบให้ตรงกับตลาดเป้าหมาย แต่ ห้ามเปลี่ยนค่าตัวเลขเดิม เว้นแต่จะได้รับคำสั่ง

• ทศนิยมและหลักพัน: 1,234.56 เทียบกับ 1.234,56
• วันที่: หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ เช่น 03/04/2026; เขียนเป็น 4 Mar 2026 หรือ 2026-03-04 เมื่อทำได้
• สกุลเงิน: ให้ใช้รหัสสกุลเงิน ISO เพื่อความชัดเจน (เช่น USD, EUR) และรักษารหัสเดิมให้เหมือนเดิม

สำหรับกฎการแปลขั้นสูง (การเว้นวรรคสกุลเงิน, พฤติกรรมทศนิยม, รูปแบบเวลา) ดูที่ เหตุผลที่วันที่และตัวเลขต้องการการแปล

ขั้นตอนที่ 5: Incoterms: รหัสคงเดิม, แปลความหมาย

Incoterms คือข้อกำหนดทางการค้าสากลที่เผยแพร่โดย International Chamber of Commerce ในใบเสนอราคา โดยทั่วไปคุณควรเก็บ รหัส 3 ตัวอักษร ไว้เหมือนเดิม และแปลคำอธิบายประกอบและสถานที่ที่ระบุ

ตัวอย่าง:

• FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → เก็บ FOB และสถานที่ไว้; แปลประโยคอธิบาย
• DDP Berlin → เก็บ DDP ไว้; แปลข้อความเกี่ยวกับภาษี/อากรอย่างระมัดระวัง

หากคุณต้องการทบทวนว่ามีข้อกำหนดใดบ้างและเหตุใด “สถานที่ที่ระบุ” จึงสำคัญ ใช้แหล่งข้อมูลเหล่านี้:

• ICC ภาพรวมของ Incoterms® 2020
• กระทรวงพาณิชย์สหรัฐฯ ภาพรวมของ Incoterms

ขั้นตอนที่ 6: หน่วยและสเปค

ใบเสนอราคามักจะมีรายละเอียดสเปค (ขนาด, น้ำหนัก, ค่าความคลาดเคลื่อน) ที่ต้องถูกต้อง

กฎปฏิบัติ:

• เก็บตัวเลขไว้เหมือนเดิม; แปลงหน่วยเฉพาะเมื่อมีการร้องขอ
• หากต้องแปลงหน่วย ให้แสดงทั้งสองแบบ: 5 ft (1.52 m)
• หลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิด เช่น mm กับ cm หรือ Nm กับ N·m

สำหรับแนวทางการเขียนหน่วย (โดยเฉพาะ SI) ดูคำแนะนำของ NIST ที่ SI writing guidance

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบคุณภาพเหมือนการตรวจสอบบัญชี

ดำเนินการตรวจสอบสองรอบอย่างรวดเร็วก่อนส่ง:

รอบที่ 1: ความถูกต้องของข้อมูล

• ยอดรวม, ภาษี, และสกุลเงินตรงกับต้นฉบับ
• หมายเลขใบเสนอราคา, วันที่, และระยะเวลาความถูกต้องถูกต้อง
• SKU/หมายเลขชิ้นส่วนไม่เปลี่ยนแปลง
• รหัส Incoterms + สถานที่ที่ระบุไม่เปลี่ยนแปลงและสอดคล้องกัน
• รายละเอียดธนาคารและลิงก์การชำระเงินไม่เปลี่ยนแปลง

รอบที่ 2: ความชัดเจนทางการค้า

• รายการสินค้าเข้าใจได้โดยไม่เปลี่ยนความหมาย
• ข้อกำหนดอ่านเป็นธรรมชาติในภาษาเป้าหมาย (ไม่มีโทนเสียงแบบเครื่องแปล)
• ไม่มีแถวที่ขาดหายหรือการจัดตารางที่ผิดพลาด

ใช้ Translation QA Checklist สำหรับการตรวจสอบคุณภาพที่กว้างขวางและนำกลับมาใช้ใหม่ได้

Mini template: required fields

คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกคำต่อคำ แต่โครงสร้างนี้เชื่อถือได้สำหรับใบเสนอราคาข้ามประเทศ

Section	What to include	Translation note
Seller / Buyer	Legal entity names, addresses, tax IDs	อย่าแปลชื่อทางกฎหมาย; แปลเฉพาะป้ายกำกับ
Quote header	Quote no., date, version, validity	รหัสไม่เปลี่ยน; ปรับรูปแบบวันที่ให้เหมาะสมกับท้องถิ่น
Items	SKU, description, quantity, unit price	SKU ไม่เปลี่ยน; แปลเฉพาะคำอธิบายสินค้า
Totals	Subtotal, discounts, tax, shipping, total	ห้ามเปลี่ยนแปลงตัวเลข; ตรวจสอบตัวคั่นตัวเลข
Delivery	Incoterms + named place, lead time	รหัสไม่เปลี่ยน; แปลคำอธิบายอย่างระมัดระวัง
Payment	method, due date, bank details	ข้อมูลบัญชีไม่เปลี่ยนแปลง
Notes	warranty, exclusions, acceptance	รักษาความหมายของ “shall/must/may” ให้คงเดิม

OpenL workflow

หากคุณต้องการร่างแปลฉบับแรกอย่างรวดเร็วที่ยังคงอ่านเอกสารได้:

1. ส่งออกใบเสนอราคาของคุณเป็น XLSX/DOCX (หรือ PDF ที่เป็นข้อความ)
2. อัปโหลดไปที่ OpenL Doc Translator
3. แปลและดาวน์โหลดไฟล์ผลลัพธ์
4. ใช้ QA checklist ข้างต้น โดยเน้นที่ยอดรวม, Incoterms และรายละเอียดธนาคาร

หากคุณเสนอสินค้าซ้ำบ่อย ๆ ให้เก็บศัพท์เฉพาะสินค้าที่ต้องการใช้ไว้ในกลอสซารีขนาดเล็ก และนำกลับมาใช้ในใบเสนอราคาต่าง ๆ เพื่อความสม่ำเสมอ

FAQ

ฉันควรแปลงสกุลเงินในการแปลใบเสนอราคาหรือไม่?

เฉพาะเมื่อได้รับคำขอจากลูกค้าเท่านั้น มิฉะนั้นให้คงสกุลเงินและจำนวนเงินเดิมไว้ และระบุรหัสสกุลเงินให้ชัดเจนเพื่อป้องกันความเข้าใจผิด

ฉันสามารถแปลใบเสนอราคาใน Excel ได้อย่างปลอดภัยหรือไม่?

ได้ หากคุณแยกคอลัมน์ข้อความออกจากคอลัมน์ตัวเลข สำหรับเคล็ดลับการใช้งาน (สูตร, รูปแบบตัวเลข, QA) ดูที่ How to Translate Excel Online

ฉันควรแปลคำแนะนำการชำระเงินตามคำต่อคำหรือไม่?

แปลเพื่อให้เข้าใจง่าย แต่ห้าม “ทำให้ง่ายขึ้น” หรือเปลี่ยนแปลงข้อผูกพันใดๆ ให้คงวันครบกำหนดชำระเงิน ค่าธรรมเนียม และข้อมูลธนาคารให้ถูกต้อง หากใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในบริบทของคุณ ให้สอดคล้องกับ How to Translate Contracts

---

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารการขาย แต่มีลักษณะเหมือนเอกสารทางการเงินและกฎหมาย ให้ปฏิบัติต่อใบเสนอราคาเหมือนข้อมูลที่มีโครงสร้าง รักษาความถูกต้องของตัวเลข แปลความหมายทางการค้า และตรวจสอบความถูกต้องโดยย่อทุกครั้ง