Faturalar ve Makbuzlar Nasıl Çevrilir

Faturaları ve makbuzları çevirmek, toplamlar kayarsa, vergiler yanlış okunursa veya satır öğeleri bağlamını kaybederse, basit gibi görünse de karmaşıklaşabilir. Müşteriler, tedarikçiler veya denetçiler için faturaları çevirmek gerekiyorsa, rakamların, tarihlerinin ve uyumluluk detaylarının doğru kalmasını sağlamak için bu iş akışını kullanın. Yine de okunabilir bir çeviri sunacaksınız.

Çeviri Öncesinde Korumanız Gerekenler

Faturalar veri açısından yoğundur. En güvenli yaklaşım, değişmemesi gereken her şeyi kilitlemektir.

• Toplamlar, ara toplamlar, vergi oranları ve para birimi sembolleri
• Fatura numarası, satın alma siparişi numarası ve ödeme koşulları
• Tarihler ve vade tarihleri (biçim bölgeye göre değişir)
• Şirket adları, adresler ve kayıt numaraları
• Banka bilgileri, IBAN, SWIFT ve vergi kimlik numaraları

Dosyanızın en üstüne basit bir “çevirilmemesi gerekenler” listesi oluşturun, böylece çevirmen veya araç için net sınırlar belirlenmiş olur. Bir şablona ihtiyacınız varsa, What Not to Translate bölümüne bakın.

Adım 1: En İyi Kaynak Formatından Başlayın

Mümkün olduğunda, taranmış bir dosya yerine düzenlenebilir kaynak dosyayı çevirin. Bu, satır öğelerini kaybetmeden faturaları çevirmek için en basit yoldur.

• En iyisi: DOCX, XLSX veya orijinal muhasebe dışa aktarımı
• İyi: metin tabanlı PDF
• Son çare: taranmış PDF veya fotoğraf

Elinizde sadece bir tarama varsa, önce OCR uygulayarak görüntüyü metne dönüştürün, ardından çevirin. Bu konu How to Translate a Scanned PDF bölümünde ele alınmıştır.

Adım 2: Sayıları ve Tarihleri Normalleştirin

Farklı bölgeler farklı ayırıcılar kullanır. Hedef kitlenin hangi biçimi beklediğine karar verin.

• Ondalık: 1,234.56 vs. 1.234,56
• Tarih: MM/DD/YYYY vs. DD/MM/YYYY
• Para birimi: $1,234.56 vs. 1.234,56 €

Çeviri sırasında kaynak tutarları değiştirmeden koruyun. Sadece alıcı yerel bir uygulama gerektiriyorsa yeniden biçimlendirin. Bu adım, özellikle ayırıcılar ve para birimi yerleşimi nedeniyle oluşan yaygın muhasebe hatalarını azaltmaya yardımcı olur.

Adım 3: Düzeni ve Satır Öğesi Yapısını Koruyun

Fatura hataları genellikle hizalamanın bozulmasından veya eksik satırlardan kaynaklanır. Bu durum, OCR veya PDF dönüştürmesinden sonra yaygındır.

• Her bir satır öğesini tek bir satırda tutun
• Sütun başlıklarını ve sırasını koruyun
• Miktarları ve birim fiyatlarını hizalı tutun
• İfadeyi “iyileştirmek” için satırları birleştirmeyin

Bir PDF çeviriyorsanız, tabloları ve boşlukları bozmadan koruyan bir araç kullanın. Bkz: How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Adım 4: Sadece metin alanlarını çevirin

Etiketlere, açıklamalara ve ödeme talimatlarına odaklanın. Örnekler:

• “Ödeme 30 gün içinde yapılmalıdır”
• “Ara toplam”, “KDV”, “Toplam”
• “Fatura adresi”, “Teslimat adresi”

Sayısal alanlara dokunmayın. Bir terim belirsizse, anlamı değiştirmek yerine parantez içinde kısa bir açıklama ekleyin. Bu, çevrilen faturaların orijinal muhasebe kayıtlarıyla uyumlu kalmasını sağlar. Büyük ölçekte fatura çevirisi yaparken bu daha da önemlidir.

Adım 5: İki aşamalı bir QA kontrolü yapın

Fatura çevirisini küçük bir denetim gibi ele alın. İki aşamalı kontrol, teslimattan önce toplamları, tarihleri ve kimlikleri yakalayarak yeniden iş yapmayı azaltmaya yardımcı olur.

1. Aşama: Doğruluk

• Toplamları ve vergileri kaynak ile karşılaştırın
• Fatura numaralarını ve hesap bilgilerini doğrulayın
• Tarihleri ve para birimi kodlarını onaylayın

2. Aşama: Okunabilirlik

• Etiketleri ve başlıkları açıklık açısından kontrol edin
• Açıklamaların özlü olduğundan emin olun
• Ödeme talimatlarının hedef dilde anlamlı olduğundan emin olun

Yaygın sorunlar ve hızlı çözümler

Sorun: Toplamlar eşleşmiyor

Çözüm: Ayraçları ve para birimi yerleşimini tekrar kontrol edin. Virgül-nokta değişimi değerleri değiştirebilir.

Sorun: Para birimi kodları uyumsuz

Çözüm: ISO kodlarını (USD, EUR, GBP) doğrulayın ve kaynak belge ile ödeme talimatlarıyla eşleştiğinden emin olun.

Sorun: Vergi terimleri tutarsız

Çözüm: Resmi yerel terimi kullanın veya kaynak terimi kısa bir çeviriyle parantez içinde bırakın.

Sorun: OCR bozuk satırlar oluşturdu

Çözüm: Tabloyu bir kez yeniden oluşturun, ardından temiz sürümü çevirin.

OpenL ile önerilen iş akışı

Hızlı ve temiz çıktı almak, minimum manuel düzenleme ile çalışmak istiyorsanız:

1. Faturayı DOCX veya metin tabanlı PDF olarak dışa aktarın.
2. OpenL Doc Translator sitesine yükleyin.
3. Hedef dilinizi seçin ve çevirin.
4. Çevrilmiş dosyayı indirin.

Tarama yapılmış faturalar için önce OCR uygulayın, ardından temizlenmiş dosyayı yükleyin.

Fişler: Ne farklıdır

Fişler genellikle daha kısadır, ancak yine de kritik alanlar içerir. Fatura ve fişleri birlikte çevirirken özellikle dikkat etmeniz gerekenler:

• Ödeme yöntemi ve yetkilendirme kodları
• Bahşiş, servis ücreti veya küçük ücret satırları
• Mağaza kimlikleri, POS terminalleri ve kasiyer numaraları
• Bölgeye göre farklılık gösteren vergi etiketleri

Bir fiş geri ödeme veya denetim içinse, tüm tanımlayıcıları değiştirmeden bırakın. Sadece etiketleri çevirin.

Göndermeden önce hızlı kontrol listesi

Sınır ötesi ödemeler için fatura çevirisi yaparken her seferinde bu kontrol listesini kullanın.

• Tüm toplamlar ve vergi oranları kaynakla eşleşiyor
• Tarihler ve son tarihler doğru
• Banka bilgileri ve kimlikler değişmeden kaldı
• Satır öğeleri doğru şekilde hizalandı
• Ödeme koşulları hedef dilde doğal okunuyor
• Hızlı bir QA taraması için Translation QA Checklist kullanın

---

Faturalar ve fişler finansal belgelerdir, bu yüzden doğruluk her zaman üsluptan daha önemlidir. Bu iş akışını kullanarak faturaları güvenle çevirebilir, gereksiz yazışmaları azaltabilir ve muhasebenizi diller arasında temiz tutabilirsiniz.