Cách Dịch Báo Giá (Sales Quote)

TABLE OF CONTENTS

Báo giá bán hàng (thường gọi là quote hoặc quotation) là một tài liệu thương mại đề xuất mức giá và điều khoản cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc dịch báo giá tiềm ẩn nhiều rủi ro: chỉ cần dịch sai một điều kiện thương mại quốc tế (incoterm), đơn vị tính hoặc điều khoản thanh toán cũng có thể dẫn đến tranh chấp, chậm trễ hoặc phải làm lại tốn kém.

Hướng dẫn này cung cấp cho bạn quy trình đơn giản để dịch báo giá một cách chính xác, đồng thời giữ nguyên các con số và ý nghĩa thương mại.

Bài viết này không phải là tư vấn pháp lý hoặc thuế. Đối với các giao dịch giá trị lớn hoặc ngành nghề chịu sự quản lý, hãy để chuyên gia có thẩm quyền kiểm tra lại báo giá đã dịch.

Báo giá vs hóa đơn pro forma

Các doanh nghiệp sử dụng hai loại tài liệu này theo cách khác nhau. Trong nhiều quy trình, báo giá được gửi trước khi bên mua cam kết, còn hóa đơn pro forma được dùng để hỗ trợ thanh toán hoặc thủ tục hải quan.

Nếu “báo giá” của bạn được sử dụng cho hồ sơ thương mại quốc tế, hãy so sánh định dạng của bạn với hướng dẫn của Bộ Thương mại Hoa Kỳ về hóa đơn pro forma.

Trước khi dịch: 5 điều cần kiểm tra

Hãy xác định rõ các thông tin này ngay từ đầu để tránh những sai sót phổ biến khi dịch báo giá.

Quốc gia và biến thể ngôn ngữ mục tiêu (ví dụ: en-US so với en-GB).
Có cần chuyển đổi tiền tệ hay giữ nguyên? (Mặc định: giữ nguyên số tiền.)
Cơ sở tính giá là gì? (EXW, FOB, DDP, v.v.) và địa điểm giao hàng chính xác.
Những điều khoản nào phải giữ nguyên tuyệt đối? (tên sản phẩm, mã SKU, tên pháp nhân)
Ai sẽ sử dụng báo giá này? Chỉ khách hàng, hay cả bộ phận tài chính, mua hàng và hải quan.

Nếu bạn chưa chắc về (2), hãy giữ nguyên loại tiền tệ gốc và thêm chú thích như: “Giá hiển thị bằng USD. Không bao gồm chuyển đổi tiền tệ.”

Bước 1: Khóa các thành phần không dịch

Hãy xử lý báo giá như dữ liệu có cấu trúc. Tạo một danh sách ngắn “không dịch” ở đầu file làm việc của bạn, sau đó dịch tất cả các phần còn lại xung quanh danh sách này.

Không dịch (thông thường):

Số báo giá, số phiên bản/sửa đổi và ngày phát hành
Số khách hàng, tham chiếu PO (nếu có)
Mã sản phẩm / số linh kiện / tên mẫu sản phẩm
Số lượng, đơn giá, chiết khấu, tổng phụ, thuế, phí vận chuyển, tổng cộng
Mã tiền tệ (USD/EUR/GBP) và quy tắc đặt ký hiệu
Thông tin ngân hàng (tên người thụ hưởng, IBAN, SWIFT/BIC), liên kết thanh toán
Tên pháp nhân, số đăng ký, mã số thuế
Mã Incoterms (EXW/FOB/CIF/DDP) và địa điểm được chỉ định

Để biết thêm các danh mục “không dịch” (ID, URL, chuỗi dạng mã), hãy sử dụng Những gì không nên dịch.

Bước 2: Sử dụng tệp nguồn tốt nhất

Bạn sẽ đạt độ chính xác cao hơn và ít phải chỉnh sửa định dạng nếu dịch từ tệp nguồn thay vì ảnh chụp màn hình.

Tốt nhất: XLSX, DOCX hoặc báo giá gốc xuất từ ERP/CRM của bạn
Tốt: PDF dạng văn bản
Cuối cùng: PDF quét/ảnh chụp (hãy chạy OCR trước)

Nếu báo giá của bạn là bản quét, hãy bắt đầu với Cách dịch PDF quét.

Bước 3: Dịch văn bản, không dịch toán học

Trong hầu hết các báo giá, đây là những phần nên được dịch:

Mô tả từng dòng hàng (nhưng giữ nguyên mã sản phẩm)
Phạm vi công việc / sản phẩm bàn giao
Thời gian giao hàng và ghi chú vận chuyển
Điều khoản thanh toán và điều khoản chấp nhận
Điều khoản bảo hành/đổi trả (nếu có)
Ghi chú liên hệ và hướng dẫn

Nếu báo giá của bạn có nhiều bảng (phổ biến ở XLSX/PDF), hãy sử dụng quy trình giữ nguyên định dạng như Cách dịch tệp PDF và giữ định dạng.

Bước 4: Giữ số liệu rõ ràng

Đọc sai dấu phân cách có thể gây ra lỗi tài chính thực sự. Hãy căn chỉnh định dạng với thị trường mục tiêu, nhưng không thay đổi giá trị gốc trừ khi có chỉ dẫn.

Số thập phân và hàng nghìn: 1,234.56 so với 1.234,56
Ngày tháng: tránh mơ hồ như 03/04/2026; hãy viết 4 Tháng 3 2026 hoặc 2026-03-04 khi có thể
Tiền tệ: ưu tiên mã tiền tệ ISO để rõ ràng (ví dụ: USD, EUR) và giữ mã gốc nhất quán

Để biết thêm về các quy tắc bản địa hóa sâu hơn (khoảng cách tiền tệ, cách xử lý số thập phân, định dạng thời gian), hãy xem Tại sao ngày tháng và số liệu cần được bản địa hóa.

Bước 5: Incoterms: giữ mã, dịch ý nghĩa

Incoterms là các điều khoản thương mại tiêu chuẩn do Phòng Thương mại Quốc tế công bố. Trong báo giá, bạn thường cần giữ nguyên mã 3 chữ cái, và dịch phần giải thích cũng như địa điểm được nêu.

Ví dụ:

FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → giữ nguyên FOB và địa điểm; dịch câu giải thích
DDP Berlin → giữ nguyên DDP; dịch cẩn thận phần về thuế/phí

Nếu bạn cần ôn lại các điều khoản hiện có và lý do tại sao “địa điểm được nêu” lại quan trọng, hãy tham khảo:

Tổng quan của ICC về Incoterms® 2020
Tổng quan của Bộ Thương mại Hoa Kỳ về Incoterms

Bước 6: Đơn vị và thông số kỹ thuật

Báo giá thường bao gồm các thông số kỹ thuật (kích thước, trọng lượng, dung sai) cần phải chính xác tuyệt đối.

Quy tắc thực tế:

Giữ nguyên số liệu; chỉ chuyển đổi đơn vị khi có yêu cầu.
Nếu phải chuyển đổi, hãy hiển thị cả hai: 5 ft (1,52 m).
Tránh nhầm lẫn như mm với cm hoặc Nm với N·m.

Về quy ước trình bày đơn vị (đặc biệt là SI), hướng dẫn viết đơn vị SI của NIST là một tài liệu tham khảo đáng tin cậy.

Bước 7: Kiểm tra chất lượng như kiểm toán

Hãy thực hiện rà soát nhanh hai lượt trước khi gửi đi:

Lượt 1: Tính toàn vẹn dữ liệu

Tổng số, thuế và đơn vị tiền tệ khớp với bản gốc
Số báo giá, ngày tháng và thời hạn hiệu lực chính xác
Mã SKU/số hiệu sản phẩm giữ nguyên
Mã Incoterms + địa điểm được nêu giữ nguyên và nhất quán
Thông tin ngân hàng và liên kết thanh toán không thay đổi

Lượt 2: Rõ ràng về thương mại

Các hạng mục dễ hiểu mà không làm thay đổi ý nghĩa
Các điều khoản đọc tự nhiên bằng ngôn ngữ đích (không có cảm giác “máy móc”)
Không thiếu dòng hoặc lệch bảng

Sử dụng Bảng kiểm QA Dịch thuật để kiểm tra chất lượng tổng thể và có thể tái sử dụng.

Mẫu nhỏ: các trường bắt buộc

Bạn không cần sao chép từng từ, nhưng đây là cấu trúc đáng tin cậy cho báo giá xuyên biên giới.

Phần	Nội dung cần bao gồm	Lưu ý dịch thuật
Người bán / Người mua	Tên pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế	Không dịch tên pháp lý; dịch nhãn
Tiêu đề báo giá	Số báo giá, ngày, phiên bản, hiệu lực	Giữ nguyên mã số; địa phương hóa định dạng ngày
Hàng hóa	SKU, mô tả, số lượng, đơn giá	Giữ nguyên SKU; chỉ dịch mô tả
Tổng cộng	Tổng phụ, chiết khấu, thuế, vận chuyển, tổng cộng	Không thay đổi giá trị; kiểm tra dấu phân cách
Giao hàng	Incoterms + địa điểm, thời gian giao	Giữ nguyên mã; dịch giải thích cẩn thận
Thanh toán	phương thức, hạn thanh toán, thông tin ngân hàng	Giữ nguyên thông tin tài khoản
Ghi chú	bảo hành, loại trừ, chấp nhận	Giữ nguyên ý nghĩa “phải/có thể/được phép”

Quy trình OpenL

OpenL Doc Translator

Nếu bạn muốn có một bản nháp nhanh mà vẫn giữ được tính dễ đọc của tài liệu:

Xuất báo giá của bạn sang định dạng XLSX/DOCX (hoặc PDF dạng văn bản).
Tải lên OpenL Doc Translator.
Dịch và tải về tệp kết quả.
Áp dụng bảng kiểm QA ở trên, tập trung vào tổng cộng, Incoterms và thông tin ngân hàng.

Nếu bạn thường xuyên báo giá cho cùng một sản phẩm, hãy lưu một bảng thuật ngữ nhỏ các từ sản phẩm ưu tiên và sử dụng lại trong các báo giá để đảm bảo nhất quán.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có nên chuyển đổi tiền tệ khi dịch báo giá không?

Chỉ khi khách hàng yêu cầu rõ ràng. Nếu không, hãy giữ nguyên đơn vị tiền tệ và số tiền gốc, đồng thời làm rõ mã tiền tệ để tránh hiểu nhầm.

Tôi có thể dịch báo giá trong Excel một cách an toàn không?

Có, nếu bạn tách riêng cột văn bản và cột số. Để biết mẹo thực tế (công thức, định dạng số, kiểm tra chất lượng), xem Cách dịch Excel trực tuyến.

Tôi có nên dịch hướng dẫn thanh toán từng từ một không?

Hãy dịch sao cho rõ ràng, nhưng không được “đơn giản hóa” hoặc thay đổi các nghĩa vụ. Giữ nguyên thời hạn thanh toán, các khoản phí và thông tin ngân hàng một cách chính xác. Nếu báo giá có tính ràng buộc pháp lý trong bối cảnh của bạn, hãy tham khảo Cách Dịch Hợp Đồng.

Báo giá là tài liệu bán hàng, nhưng chúng có tính chất như tài liệu tài chính và pháp lý. Hãy xử lý chúng như dữ liệu có cấu trúc, giữ nguyên các phép tính, truyền đạt đúng ý nghĩa thương mại và luôn kiểm tra lại nhanh một lượt sau khi dịch.