Wie übersetzt man ein Angebot (Verkaufsangebot)

Ein Verkaufsangebot (oft als quote oder quotation bezeichnet) ist ein kaufmännisches Dokument, das Preise und Bedingungen für Waren oder Dienstleistungen vorschlägt. Seine Übersetzung ist trügerisch riskant: Ein falsch übersetzter Incoterm, eine Einheit oder eine Zahlungsbedingung kann zu Streitigkeiten, Verzögerungen oder kostspieliger Nacharbeit führen.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen einfachen Workflow, um Angebote präzise zu übersetzen und dabei die Zahlen sowie die kaufmännische Bedeutung unverändert zu erhalten.

Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Bei hochvolumigen Geschäften oder regulierten Branchen sollte ein qualifizierter Experte das übersetzte Angebot prüfen.

Quote vs pro forma invoice

Unternehmen verwenden diese Dokumente unterschiedlich. In vielen Workflows kommt ein quotation vor der verbindlichen Zusage des Käufers, während eine pro forma invoice zur Unterstützung von Zahlungs- oder Zollprozessen verwendet wird.

Wenn Ihre „quotation“ für Unterlagen im internationalen Handel genutzt wird, vergleichen Sie Ihr Format mit den Leitlinien des U.S. Department of Commerce zu pro forma invoices.

Before you translate: 5 checks

Klären Sie diese Punkte im Vorfeld. Das verhindert die häufigsten Fehler bei der Angebotsübersetzung.

1. Zielland und Sprachvariante (z. B. en-US vs en-GB).
2. Soll die Währung umgerechnet oder unverändert beibehalten werden? (Standard: Beträge unverändert lassen.)
3. Was ist die Preisbasis? (EXW, FOB, DDP usw.) und der genaue Lieferort.
4. Welche Begriffe müssen exakt unverändert bleiben? (Produktnamen, SKUs, Namen juristischer Einheiten)
5. Wer wird sich darauf stützen? Nur der Kunde oder auch Finance, Procurement und Customs.

Wenn Sie bei (2) unsicher sind, behalten Sie die Originalwährung bei und fügen Sie einen Hinweis hinzu, z. B.: „Prices shown in USD. Currency conversion not included.“

Step 1: Lock non-translatables

Behandeln Sie ein quotation wie strukturierte Daten. Erstellen Sie oben in Ihrer Arbeitsdatei eine kurze „nicht übersetzen“-Liste und übersetzen Sie alles andere darum herum.

Nicht übersetzen (typisch):

• Angebotsnummer, Revision/Version und Ausgabedatum
• Kundennummer, PO reference (falls vorhanden)
• Product SKUs / part numbers / model names
• Menge, Stückpreis, Rabatt, Zwischensumme, Steuer, Versand, Gesamtsumme
• Currency code (USD/EUR/GBP) und Regeln zur Symbolplatzierung
• Bankdetails (Begünstigtenname, IBAN, SWIFT/BIC), Zahlungslinks
• Namen juristischer Personen, Registrierungsnummern, Steuer-IDs
• Incoterms codes (EXW/FOB/CIF/DDP) und benannte Orte

Für weitere Kategorien „nicht übersetzen“ (IDs, URLs, code-ähnliche Strings) siehe What Not to Translate.

Schritt 2: Verwenden Sie die beste Quelldatei

Sie erzielen eine bessere Genauigkeit und benötigen weniger Formatierungsnacharbeit, wenn Sie die Quelldatei statt eines Screenshots übersetzen.

• Am besten: XLSX, DOCX oder das Originalangebot aus Ihrem ERP/CRM-Export
• Gut: textbasierte PDF
• Letzte Option: gescannte PDF/Foto (zuerst OCR ausführen)

Wenn Ihr Angebot gescannt ist, beginnen Sie mit How to Translate a Scanned PDF.

Schritt 3: Übersetzen Sie Text, nicht Mathematik

In den meisten Angeboten sind dies die Teile, die übersetzt werden sollten:

• Positionsbeschreibungen (SKUs jedoch unverändert lassen)
• Leistungsumfang / Deliverables
• Lieferzeit sowie Versandhinweise
• Zahlungsbedingungen und Abnahmebedingungen
• Garantie-/Rückgabebedingungen (falls enthalten)
• Kontakthinweise und Anweisungen

Wenn Ihr Angebot stark tabellenlastig ist (häufig in XLSX/PDF), verwenden Sie einen format-erhaltenden Workflow wie How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Schritt 4: Halten Sie Zahlen eindeutig

Falsch gelesene Trennzeichen verursachen reale finanzielle Fehler. Richten Sie die Formatierung am Zielmarkt aus, aber ändern Sie die zugrunde liegenden Werte nicht, sofern nicht angewiesen.

• Dezimal- und Tausendertrennzeichen: 1,234.56 vs 1.234,56
• Daten: vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten wie 03/04/2026; schreiben Sie nach Möglichkeit 4 Mar 2026 oder 2026-03-04
• Währung: bevorzugen Sie zur Klarheit ISO-Währungscodes (z. B. USD, EUR) und halten Sie den ursprünglichen Code konsistent

Für vertiefte Lokalisierungsregeln (Abstände bei Währungen, Dezimaldarstellung, Zeitformate) siehe Why Dates and Numbers Need Localization.

Schritt 5: Incoterms: Code beibehalten, Bedeutung übersetzen

Incoterms sind standardisierte Handelsbedingungen, die von der International Chamber of Commerce veröffentlicht werden. In einem Angebot möchten Sie in der Regel den 3-Buchstaben-Code unverändert lassen und die unterstützende Erklärung sowie den benannten Ort übersetzen.

Beispiele:

• FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → FOB und den Ort beibehalten; den erklärenden Satz übersetzen
• DDP Berlin → DDP beibehalten; Text zu Zöllen/Steuern sorgfältig übersetzen

Wenn Sie eine Auffrischung dazu benötigen, welche Begriffe es gibt und warum der „benannte Ort“ wichtig ist, nutzen Sie diese Referenzen:

• ICC-Übersicht zu Incoterms® 2020
• Übersicht des U.S. Department of Commerce zu Incoterms

Schritt 6: Einheiten und Spezifikationen

Angebote enthalten häufig Spezifikationen (Abmessungen, Gewicht, Toleranzen), die exakt sein müssen.

Praktische Regeln:

• Zahlen unverändert lassen; Einheiten nur auf Anfrage umrechnen.
• Wenn Sie umrechnen müssen, beide angeben: 5 ft (1.52 m).
• Tippfehler wie mm vs. cm oder Nm vs. N·m vermeiden.

Für Konventionen zur Schreibweise von Einheiten (insbesondere SI) ist die SI writing guidance von NIST eine solide Referenz.

Schritt 7: QA wie ein Audit

Führen Sie vor dem Versand eine schnelle Prüfung in zwei Durchgängen durch:

Durchgang 1: Datenintegrität

• Summen, Steuern und Währungen stimmen mit der Vorlage überein
• Angebotsnummer, Daten und Gültigkeitszeitraum sind korrekt
• SKUs/Teilenummern unverändert
• Incoterms-Code + benannter Ort unverändert und konsistent
• Bankdaten und Zahlungslinks unverändert

Durchgang 2: Kommerzielle Klarheit

• Positionen sind verständlich, ohne die Bedeutung zu verändern
• Bedingungen lesen sich natürlich in der Zielsprache (kein „maschinenhafter“ Ton)
• Keine fehlenden Zeilen oder fehlerhafte Tabellen-Ausrichtung

Verwenden Sie die Translation QA Checklist für einen breiteren, wiederverwendbaren QA-Durchlauf.

Mini-Vorlage: erforderliche Felder

Sie müssen dies nicht Wort für Wort kopieren, aber es ist eine zuverlässige Struktur für grenzüberschreitende Angebote.

Abschnitt	Was enthalten sein sollte	Übersetzungshinweis
Verkäufer / Käufer	Namen der juristischen Personen, Adressen, Steuer-IDs	Rechtliche Namen nicht übersetzen; Labels übersetzen
Angebotskopf	Angebotsnr., Datum, Version, Gültigkeit	IDs unverändert lassen; Datumsformat lokalisieren
Positionen	SKU, Beschreibung, Menge, Stückpreis	SKUs unverändert; nur Beschreibungen übersetzen
Summen	Zwischensumme, Rabatte, Steuer, Versand, Gesamtbetrag	Werte niemals ändern; Trennzeichen prüfen
Lieferung	Incoterms + benannter Ort, Lieferzeit	Code beibehalten; Erklärung sorgfältig übersetzen
Zahlung	Methode, Fälligkeitsdatum, Bankdaten	Kontodaten unverändert lassen
Hinweise	Garantie, Ausschlüsse, Annahme	Bedeutung von „shall/must/may“ stabil halten

OpenL-Workflow

Wenn Sie einen schnellen ersten Entwurf möchten, der das Dokument gut lesbar hält:

1. Exportieren Sie Ihr Angebot nach XLSX/DOCX (oder als textbasiertes PDF).
2. Laden Sie es in den OpenL Doc Translator hoch.
3. Übersetzen Sie es und laden Sie die Ausgabedatei herunter.
4. Wenden Sie die obige QA-Checkliste an und konzentrieren Sie sich dabei auf Summen, Incoterms und Bankdaten.

Wenn Sie häufig dieselben Produkte anbieten, führen Sie ein kleines Glossar mit bevorzugten Produktbegriffen und verwenden Sie es in allen Angeboten wieder, um konsistent zu bleiben.

FAQ

Sollte ich die Währung bei der Übersetzung eines Angebots umrechnen?

Nur, wenn der Kunde dies ausdrücklich anfordert. Andernfalls behalten Sie die ursprüngliche Währung und die Beträge bei und stellen Sie den Währungscode klar, um Missverständnisse zu vermeiden.

Kann ich ein Angebot in Excel sicher übersetzen?

Ja, wenn Sie Textspalten von numerischen Spalten trennen. Praktische Tipps (Formeln, Zahlenformate, QA) finden Sie unter How to Translate Excel Online.

Sollte ich Zahlungsanweisungen Wort für Wort übersetzen?

Übersetzen Sie zur Klarheit, aber „vereinfachen“ Sie nicht und ändern Sie keine Verpflichtungen. Halten Sie Zahlungsfristen, Gebühren und Bankdaten exakt ein. Wenn das Angebot in Ihrem Kontext rechtlich bindend ist, orientieren Sie sich an How to Translate Contracts.

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Angebote sind Verkaufsdokumente, verhalten sich jedoch wie Finanz- und Rechtsdokumente. Behandeln Sie sie als strukturierte Daten, lassen Sie die Berechnungen unverändert, übersetzen Sie die kaufmännische Bedeutung und führen Sie jedes Mal einen kurzen QA-Durchlauf durch.