Wie man ein Diplom übersetzt

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Als ich mich das erste Mal für ein Auslandsstudium bewarb, nahm ich an, mein Diplom sei „offensichtlich“. Das war es nicht. Das Zulassungsbüro schrieb zurück: Bitte reichen Sie eine beglaubigte Übersetzung ein. Drei Wochen hektischer Organisation später hatte ich gelernt, dass „Übersetzung“ nicht nur Sprache bedeutet – sondern auch Stempel, Unterschriften und einen Prozess, der sich je nach Anforderung ändert.

Wenn Sie ein Visum beantragen, einen Job im Ausland suchen oder sich für ein Masterprogramm bewerben, werden Sie wahrscheinlich auf dieselbe Hürde stoßen. Im Folgenden erfahren Sie, was akzeptiert wird, was abgelehnt wird und wie Sie den schnellsten Weg wählen, der nicht zurückgewiesen wird.

Schnelle Checkliste (Speichern!)

Bevor Sie beginnen, bestätigen Sie Folgendes mit der empfangenden Institution:

✅ Benötigter Übersetzungstyp: Beglaubigt, notariell oder vereidigt?
✅ Apostille erforderlich? Nur einige Länder/Dokumente benötigen sie
✅ Format: Digitales PDF oder Ausdruck mit Originalunterschriften?
✅ Alles übersetzen: Einschließlich Stempel, Siegel und handschriftlicher Notizen
✅ Beglaubigungsvermerk: Muss Name, Unterschrift, Datum und Kompetenznachweis des Übersetzers enthalten
✅ Auch das Zeugnis? Viele Hochschulen verlangen sowohl Diplom als auch Zeugnis

Wann benötigen Sie eine Diplomübersetzung?

Ihr Diplom beweist, dass Sie Ihr Studium abgeschlossen haben. Wenn jemand in einem anderen Land dies überprüfen muss, benötigt er es in einer Sprache, die er tatsächlich lesen kann.

Hier sind die häufigsten Situationen:

Einwanderungsanträge: USCIS in den USA, IRCC in Kanada und Einwanderungsbehörden weltweit verlangen übersetzte Zeugnisse
Beschäftigung im Ausland: Die Personalabteilung lehnt Sie möglicherweise nicht sofort ab – aber sie wird Ihr Angebot pausieren, bis sie Ihren Abschluss verifizieren kann
Universitätszulassungen: Graduiertenschulen benötigen einen Nachweis, dass Ihr Bachelor-Abschluss echt und akkreditiert ist
Berufszulassung: Ärzte, Ingenieure und Anwälte müssen ihre Qualifikationen nachweisen, bevor sie praktizieren dürfen
Zeugnisevaluierung: Organisationen wie WES, ECE und andere NACES-Mitglieder benötigen Übersetzungen, bevor sie Ihren Abschluss bewerten

Beispiel: Wenn Ihr Diplom auf Portugiesisch ist und Sie sich für einen Job in Berlin bewerben, benötigt die Personalabteilung eine englische oder deutsche Version, die sie ablegen und verifizieren kann.

Arten der Diplomübersetzung: Was ist der Unterschied?

Nicht alle Übersetzungen sind für alle Zwecke geeignet. Hier ist die Übersicht:

Faustregel: Wenn das Dokument an eine Behörde oder Universität geht, gehen Sie davon aus, dass eine Beglaubigung erforderlich ist.

Einfache Übersetzung (Nur für den persönlichen Gebrauch)

Eine grundlegende Textübersetzung ohne offizielle Stempel. Nützlich, wenn Sie einfach nur verstehen möchten, was auf Ihrem Diplom steht. Die meisten Einwanderungsbehörden akzeptieren sie nicht, und die meisten Universitäten ebenfalls nicht.

Beglaubigte Übersetzung

Die am häufigsten verlangte Art. Sie umfasst:

Eine vollständige, wortgetreue Übersetzung
Eine unterschriebene Erklärung des Übersetzers, die die Genauigkeit bestätigt
Die Qualifikationen und Kontaktdaten des Übersetzers

In den USA verlangt USCIS eine Beglaubigungserklärung wie: “I certify that I am fluent in English and [source language], and that the above is an accurate translation.”

Tipp: Bitten Sie den Übersetzer, die Beglaubigung auf demselben PDF wie die Übersetzung zu platzieren – nicht als separate E-Mail. Dokumente werden beim Einreichen häufiger getrennt, als Sie denken würden.

Notarielle Übersetzung

Der Übersetzer unterschreibt eine eidesstattliche Erklärung vor einem Notar, der diese stempelt und siegelt. Einige Länder und Institutionen verlangen dies ausdrücklich.

Wichtig: Die notarielle Beglaubigung bestätigt die Identität des Unterzeichners – nicht die Qualität der Übersetzung. Sie benötigen dennoch einen kompetenten Übersetzer.

Vereidigte Übersetzung

In Deutschland, Spanien, Frankreich und anderen Ländern dürfen nur staatlich zugelassene „vereidigte Übersetzer“ offizielle Übersetzungen anfertigen. Diese haben staatliche Prüfungen bestanden und sind bei Gerichten oder Ministerien registriert.

So finden Sie einen: Suchen Sie nach „vereidigter Übersetzer + [Ihre Stadt]“ oder prüfen Sie das offizielle Übersetzerverzeichnis Ihres Landes.

Apostille oder Legalisation

Eine Apostille ist ein internationaler Stempel, der die Herkunft eines Dokuments bestätigt. Für Länder im Haager Apostille-Übereinkommen ersetzt sie die Legalisierung durch die Botschaft.

Ein häufiger Stolperstein: Ihr Abschlusszeugnis selbst gilt oft nicht als „öffentliches Dokument“. In vielen Fällen wird eine beglaubigte Kopie oder eine notariell beglaubigte Erklärung zum Zeugnis apostilliert – nicht das Original. Klären Sie die genauen Schritte immer mit der ausstellenden Behörde.

Anforderungen an die beglaubigte Übersetzung von Diplomen nach Ländern

Die Anforderungen ändern sich – bestätigen Sie immer mit der Stelle, die Ihre Unterlagen erhält. Dennoch gelten in der Regel folgende Punkte:

Vereinigte Staaten (USCIS)

Für Einwanderungszwecke:

Eine vollständige englische Übersetzung jedes fremdsprachigen Dokuments
Eine von dem Übersetzer unterschriebene Zertifizierungserklärung
Name, Adresse und Unterschrift des Übersetzers
Eine Erklärung, dass der Übersetzer in beiden Sprachen kompetent ist

USCIS verlangt keinen ATA-zertifizierten Übersetzer. In der Praxis ist es jedoch sicherer, eine neutrale dritte Partei zu beauftragen – insbesondere, wenn Sie Antragsteller sind –, da dies Rückfragen reduziert.

Vereinigtes Königreich

Das Vereinigte Königreich hat kein formelles System für “vereidigte Übersetzer”. Das Home Office und Universitäten verlangen jedoch in der Regel Übersetzungen von Mitgliedern professioneller Vereinigungen wie CIOL oder ITI.

Die Übersetzung sollte Folgendes enthalten:

Eine Erklärung, dass es sich um eine “wahre und genaue Übersetzung” handelt
Name, Kontaktdaten und Datum des Übersetzers

Kanada (IRCC)

Für Einwanderungsanträge innerhalb Kanadas:

Zertifizierte Übersetzung von einem Mitglied einer provinziellen Organisation wie ATIO
Oder notariell beglaubigte Übersetzung, die vor einem Notar beeidet wurde

Wenn Sie sich von außerhalb Kanadas bewerben, akzeptiert IRCC häufig eine Übersetzung plus eine eidesstattliche Erklärung – auch wenn der Übersetzer nicht in Kanada zertifiziert ist.

Deutschland

Deutschland verlangt Übersetzungen von vereidigten/ermächtigten Übersetzern (beeidigte/ermächtigte Übersetzer), die bei deutschen Gerichten registriert sind. Ausländische Dokumente benötigen möglicherweise auch eine Apostille oder Legalisation.

Australien

Für Einwanderung und Berufsanerkennung verlangt Australien in der Regel NAATI-zertifizierte Übersetzer. Einige Dokumente benötigen möglicherweise eine Apostille des Ausstellerlandes.

Andere Länder (VAE, Frankreich, Spanien)

Die Regeln variieren stark. Frankreich und Spanien verlangen vereidigte Übersetzer, die bei den Gerichten registriert sind. Die VAE verlangen häufig eine Legalisierung der Dokumente über die Botschaftskette. Im Zweifelsfall fragen Sie zuerst bei der empfangenden Institution nach.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So lassen Sie Ihr Diplom übersetzen

Kurzfassung, falls Sie es eilig haben: Prüfen Sie, was benötigt wird (Schritt 2), erstellen Sie eine Entwurfsübersetzung (KI ist dafür in Ordnung), und bezahlen Sie dann für eine zertifizierte oder vereidigte Übersetzung, falls erforderlich.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihr Dokument vor

Scannen Sie Ihr Diplom mit mindestens 300 DPI
Stellen Sie sicher, dass alle Texte, Stempel, Siegel und Unterschriften sichtbar sind
Verwenden Sie Farbabtastungen – sie erfassen rote und blaue Stempel besser
Verwenden Sie keine Handy-”Dokumentenfilter”, die Stempeldetails entfernen

Wenn Ihr Diplom als gescanntes PDF vorliegt, sehen Sie sich auch an, wie Sie PDF-Dateien übersetzen und das Format beibehalten können.

Schritt 2: Anforderungen bestätigen

Bevor Sie Geld ausgeben, fragen Sie bei der empfangenden Institution nach:

Welche Art von Übersetzung wird akzeptiert? (beglaubigt, notariell, vereidigt)
Wird eine Apostille benötigt?
Werden digitale PDFs akzeptiert oder sind Ausdrucke erforderlich?
Muss auch Ihr Zeugnis übersetzt werden?

Dieser Schritt allein kann Ihnen wochenlanges Hin und Her ersparen.

Schritt 3: Wählen Sie einen Übersetzungsdienst

Option 1: Beglaubigter oder vereidigter Übersetzer

Am besten für offizielle Einreichungen. Suchen Sie nach Übersetzern, die Mitglied bei ATA (USA), CIOL/ITI (UK) oder NAATI (Australien) sind. Für vereidigte Übersetzungen prüfen Sie das Gerichtsregister Ihres Landes.

Option 2: Übersetzungsagentur

Agenturen übernehmen alles – Übersetzung, Beglaubigung, Apostille. Teurer, aber praktisch bei komplexen Anforderungen.

Option 3: KI-Übersetzung für den ersten Durchlauf

Wenn Sie Ihr Diplom schnell verstehen möchten – oder Namen, Daten und Abschlussbezeichnungen überprüfen wollen – bringt Sie KI in wenigen Minuten zu 80 % ans Ziel. OpenL’s Diploma Translator behält das Layout bei, was die Überprüfung vor einer kostenpflichtigen Beglaubigung erleichtert.

OpenL Diploma Translator

KI ist schnell, kann aber Siegel, Abkürzungen und ungewöhnliche Abschlussformate falsch interpretieren. Überprüfen Sie immer sorgfältig.

Schritt 4: Übersetzung überprüfen

Vor der Einreichung prüfen Sie:

Alle Namen, Daten und Institutionennamen sind korrekt geschrieben (ich habe erlebt, dass „José“ zu „Jose“ wurde und dadurch Verzögerungen entstanden)
Abschlussbezeichnungen sind im Kontext sinnvoll (nicht immer wörtliche Übersetzungen)
Stempel und Siegel werden vermerkt: [Runder blauer Stempel: University of X, Registrar's Office]
Die Beglaubigungserklärung enthält alle erforderlichen Angaben

Schritt 5: Zusätzliche Beglaubigungen einholen (falls erforderlich)

Je nach Bedarf:

Notarielle Beglaubigung: Die Übersetzung zu einem Notar bringen
Apostille: Wird normalerweise auf eine notariell beglaubigte Kopie oder eine notariell beglaubigte Erklärung angewendet und dann bei der zuständigen staatlichen oder nationalen Apostille-Behörde eingereicht
Legalisierung durch die Botschaft: Für Länder außerhalb des Haager Übereinkommens müssen Sie möglicherweise den Weg über die Botschaft gehen

Häufige Fehler, die zu Ablehnungen führen

Abschlussbezeichnungen wörtlich übersetzen

Ein deutsches „Diplom“ ist nicht dasselbe wie ein amerikanisches „Diploma“. Recherchieren Sie gleichwertige Begriffe oder behalten Sie das Original in Klammern bei.

Besserer Ansatz: „Bachelor of Engineering (Diplom-Ingenieur)“

Stempel und Siegel vergessen zu übersetzen

Offizielle Stempel enthalten oft Text – Institutionennamen, Daten, Titel. Vermerken Sie diese in der Übersetzung:

[Ovaler Stempel: Ministry of Education, Republic of X, Accredited Institution]

Verwendung von nicht qualifizierten Übersetzern

USCIS erlaubt jedem Kompetenten zu übersetzen. Aber WES, Universitäten und viele Zulassungsstellen verlangen professionelle Übersetzer. Prüfen Sie dies, bevor Sie $50 sparen und Wochen verlieren.

Verwechslung von beglaubigten Kopien und Übersetzungen

Einige Institutionen verlangen eine „beglaubigte Kopie“ (eine notariell beglaubigte Fotokopie des Originals) plus eine beglaubigte Übersetzung. Das sind verschiedene Dinge.

Fehlende Beglaubigungserklärung

Der häufigste Ablehnungsgrund. Überprüfen Sie, dass Ihre Übersetzung den Namen des Übersetzers, die Unterschrift, das Datum und die Kompetenzbestätigung enthält.

KI vs. menschliche Übersetzung: Wann sollte man welche verwenden

KI-Übersetzung eignet sich gut für:

Verstehen, was Ihr Diplom aussagt
Überprüfen von Namen, Daten und Abschlussbezeichnungen, bevor Sie für die Beglaubigung bezahlen
Erstellen eines ersten Entwurfs, den ein vereidigter Übersetzer überprüfen kann
Schnelle Bearbeitung, wenn Sie schnell eine lesbare Version benötigen

OpenL erhält das Layout Ihres Diploms – hilfreich, wenn Sie es vor der offiziellen Version überprüfen.

Sie benötigen eine beglaubigte menschliche Übersetzung für:

Einwanderung (USCIS, IRCC, die meisten Länder)
Zeugnisbewertung (WES, ECE, NACES)
Berufszulassung (medizinische, juristische, ingenieurtechnische Kammern)
Hochschulzulassung (die meisten Graduiertenprogramme)

Profi-Tipp, der wirklich funktioniert: Erstellen Sie zuerst einen KI-Entwurf und lassen Sie diesen dann von einem vereidigten Übersetzer überprüfen und beglaubigen. Ich habe gesehen, dass sich die Bearbeitungszeit von Tagen auf Stunden verkürzt, wenn der Übersetzer nicht bei Null anfangen muss. (Hinweis: Einige Übersetzer oder Institutionen beglaubigen keinen vom Kunden bereitgestellten Entwurf – fragen Sie vorher nach.)

Wie viel kostet die Übersetzung eines Diploms?

Die Preise variieren je nach Sprache, Dringlichkeit und Übersetzer-Typ. Betrachten Sie diese als grobe Richtwerte:

Dienstleistung	Typische Kosten	Bearbeitungszeit
Beglaubigte Übersetzung	$25–$50 pro Seite	24–48 Stunden
Notarielle Beglaubigung	$15–$25 pro Dokument	Am selben Tag
Apostille (US)	$35–$100 pro Dokument	2–15 Werktage
Express-Service	+50–100% des Grundpreises	Am selben oder nächsten Tag

Reales Beispiel: Spanisch → Englisch, 1-seitiges Diplom, beglaubigt: ca. $30–$40. Mit notarieller Beglaubigung liegen Sie insgesamt bei $50–$60.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mein Diplom selbst übersetzen?

Manchmal. USCIS konzentriert sich auf die Beglaubigungserklärung und die Kompetenz des Übersetzers – aber viele Universitäten und Zeugnisbewerter akzeptieren keine Selbstübersetzung. Wenn es wichtig ist (Visum, Zulassung, WES), nutzen Sie einen externen Übersetzer.

Brauche ich eine Apostille für mein Diplom?

Nur wenn das Empfängerland dies verlangt. Apostillen bestätigen die Herkunft eines Dokuments für Länder des Haager Übereinkommens. Erkundigen Sie sich bei der anfordernden Institution.

Wie lange ist ein übersetztes Diplom gültig?

Übersetzungen verfallen nicht. Einige Institutionen verlangen jedoch Dokumente, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wurden (z. B. innerhalb von 6 Monaten). Dies bezieht sich in der Regel auf das Beglaubigungsdatum, nicht auf die Übersetzung selbst.

Was ist, wenn mein Diplom handschriftlich oder beschädigt ist?

Scannen Sie das Dokument in höchstmöglicher Qualität. Vermerken Sie unleserliche Stellen in der Übersetzung. Bei stark beschädigten Dokumenten wenden Sie sich an Ihre Universität, um eine Ersatzurkunde oder ein offizielles Schreiben zur Bestätigung Ihrer Qualifikation zu erhalten.

Akzeptiert WES maschinell übersetzte Dokumente?

Nein. WES verlangt Übersetzungen, die exakt, wortgetreu, klar und von einem professionellen Übersetzer angefertigt sind. Sie können jedoch KI nutzen, um einen Entwurf zu erstellen, der anschließend professionell beglaubigt wird.