چکلیست حریم خصوصی برای ترجمه آنلاین اسناد
افزودن به Chrome 
TABLE OF CONTENTS
پیش از بارگذاری سند برای ترجمه، بررسی کنید اجازه اشتراکگذاری آن را دارید، دادههای غیرضروری را حذف کنید و بدانید پس از پردازش چه اتفاقی برای فایل میافتد.
از سند شروع کنید، نه ابزار
پیش از مقایسه مترجمها، حساسیت فایل را مشخص کنید.
| سطح سند | نمونهها | شروع منطقی |
|---|---|---|
| عمومی | بروشور منتشرشده، گزارش عمومی، بیانیه خبری | ترجمه آنلاین معمولاً مناسب است |
| داخلی | یادداشت آموزشی، رویه عادی، دستور جلسه بدون داده شخصی | سرویس تأییدشده و حذف جزئیات غیرضروری |
| محرمانه | قرارداد، داده مالی منتشرنشده، پرونده کارکنان، فهرست مشتریان | تأیید مجوز، قرارداد، نگهداری و کنترل دسترسی |
| محدود یا قانونمند | پرونده پزشکی، مدرک هویتی، مشاوره حقوقی، اسرار تجاری | جریان کاری سازمانی تأییدشده یا آفلاین |
کوتاهبودن فایل بهمعنای کمخطر بودن آن نیست؛ یک صفحه عکسگرفتهشده از گذرنامه میتواند از دفترچه عمومی صدصفحهای حساستر باشد.
چکلیست پیش از بارگذاری
۱. تأیید کنید اجازه اشتراکگذاری دارید
- دستور صاحب سند و سیاست سازمان درباره داده را بررسی کنید.
- مطمئن شوید ارائهدهنده ترجمه گیرنده یا پردازشگر تأییدشده است.
- بندهای محرمانگی، امتیاز حقوقی، کنترل صادرات یا محدودیت مشتری را بررسی کنید.
- برای سندی که از شخص دیگری گرفتهاید، پیش از بارگذاری از فرستنده اجازه بگیرید.
داشتن دسترسی به فایل خودبهخود اجازه ارسال آن به سرویس دیگری نیست. اگر قاعده روشن نیست، از مسئول حریم خصوصی، امنیت یا رابطه با مشتری سؤال کنید.
۲. مشخص کنید فایل چه چیزی فاش میکند
همه صفحات، پیوستها و پشت برگه را بررسی کنید: نام، نشانی، تلفن، ایمیل، امضا، شماره گذرنامه و حساب، داده پزشکی و مالی، فهرست مشتری، کد QR، بارکد، مهر و یادداشت دستنویس.
راهنمای NIST برای اطلاعات هویتی شخصی توصیه میکند PII را با توجه به زمینه و اثر احتمالی شناسایی و محافظت کنید.
۳. داده غیرضروری را حذف کنید
اصل کمینهسازی داده یعنی فقط اطلاعات لازم برای کار را به اشتراک بگذارید. ماده ۵ GDPR اتحادیه اروپا همین اصل را توضیح میدهد.
روی یک کپی کار کنید و از جایگزینهای ثابت استفاده کنید:
| داده اصلی | کپی کاری |
|---|---|
| Maria Hernandez | [EMPLOYEE_NAME] |
| Account 00498127 | [ACCOUNT_NUMBER] |
| 22 Cedar Street | [HOME_ADDRESS] |
| Project Nightfall | [PROJECT_NAME] |
نقشه جایگزینی را جدا نگه دارید. برای PDF از ابزار واقعی redaction استفاده کنید؛ کشیدن مستطیل سیاه ممکن است متن زیرین را قابل جستوجو یا بازیابی باقی بگذارد.
۴. محتوای پنهان را بررسی کنید
نظرات Word، تغییرات پیگیریشده، نام نویسنده، فرمولها، ردیفها و صفحههای پنهان، یادداشت ارائهدهنده، پیوست PDF، فیلد فرم، لایه، نشانک، فراداده و EXIF تصویر را بررسی کنید. کپی پاکسازیشده صادر کنید و اصل را تغییر ندهید.
۵. شرایط فعلی ارائهدهنده را بخوانید
به قفل مرورگر یا ادعای کلی «امن» اکتفا نکنید.
| پرسش | چیزی که باید بدانید |
|---|---|
| فایلها چه مدت نگهداری میشوند؟ | دوره حذف و تفاوت زمان پشتیبانها |
| آیا محتوا برای آموزش مدل استفاده میشود؟ | تفاوت حساب رایگان، پولی، API و سازمانی |
| چه کسانی دسترسی دارند؟ | کارکنان، پشتیبانی، پیمانکاران فرعی و مدیران |
| پردازش کجا انجام میشود؟ | محل داده و انتقال برونمرزی |
| داده چگونه محافظت میشود؟ | رمزگذاری، کنترل دسترسی و رسیدگی به رخداد |
| حذف یا خروجی قابل درخواست است؟ | فرایند، دامنه و شرایط حساب |
| توافق پردازش داده وجود دارد؟ | شرایط قراردادی لازم برای سازمان یا قانون |
شرایط تغییر میکنند. برای کار مهم نسخه بررسیشده را ثبت کنید. درباره OpenL Doc Translator، سیاست حریم خصوصی OpenL را بخوانید.
۶. کمافشاترین روش را انتخاب کنید
فقط صفحات یا فیلدهای لازم را بارگذاری کنید و اطلاعات حساس را در نام فایل، پوشه، درخواست یا پیام پشتیبانی نگذارید. وقتی سیاست سازمانی، شرایط نگهداری یا نوع داده اجازه ابر عمومی نمیدهد، از جریان کاری آفلاین یا مدیریتشده سازمان استفاده کنید. راهنمای ترجمه PDF اسکنشده نیز OCR محلی را توضیح میدهد.
۷. خروجی ترجمهشده را محافظت کنید
خروجی ممکن است به اندازه اصل حساس باشد:
- آن را در محل تأییدشده دانلود کنید.
- لینک را به گیرندگان نامبرده محدود و در صورت امکان منقضی کنید.
- فایل پیوست رمزگذارینشده را ایمیل نکنید.
- فایلهای موقت OCR و کپیهای اضافی را حذف کنید.
- در صورت وجود، فایل را از سرویس حذف کنید.
چه چیزی را بر اساس نوع سند حذف کنیم؟
| سند | موارد معمولاً قابل حذف از پیشنویس | موارد نیازمند دقت ویژه |
|---|---|---|
| قرارداد | امضا، اطلاعات تماس شخصی، حساب بانکی | اصطلاحات تعریفشده، تعهدها، تاریخها |
| پرونده کارمند | شماره کارمند، نشانی خانه، تماس شخصی | عنوان شغلی و واقعیتهای لازم |
| صورت مالی | شماره حساب و مالیاتی | مبلغ، ارز، دوره و یادداشت حسابرسی |
| پرونده پزشکی | شناسه مستقیم غیرضروری | زمینه بالینی و بررسی تخصصی ناشناسسازی |
| گذرنامه یا گواهی | شناسهها در کپی اولیه | سند رسمی ممکن است همه مهرها و فیلدها را بخواهد |
| سند محصول | نام رمز داخلی، اعتبارنامه، جزئیات منتشرنشده | شماره قطعه، هشدار و مشخصات |
ناشناسسازی پزشکی فقط حذف نام بیمار نیست؛ روشهای HIPAA را در موارد الزامی دنبال کنید.
پیش از حذف اطلاعات از سند رسمی بررسی کنید
اداره مهاجرت، دادگاه، دانشگاه یا نهاد ناظر ممکن است ترجمه کامل هر فیلد، مهر و حاشیه را بخواهد. پیش از ارسال، قواعد گیرنده را تأیید کنید و برای ترجمه رسمی از جریان کاری مجاز استفاده کنید.
بررسی یکدقیقهای
پیش از انتخاب Upload مطمئن شوید مجوز دارید، حساسیت فایل را مشخص کردهاید، داده غیرضروری و محتوای پنهان را حذف کردهاید، شرایط نگهداری و حذف را میدانید، روش آفلاین لازم را انتخاب کردهاید و محل امنی برای خروجی دارید.
Sources
- EUR-Lex: GDPR Article 5 — Defines data minimization as limiting personal data to what is necessary.
- NIST SP 800-122: Guide to Protecting the Confidentiality of PII — Provides context-based guidance for identifying PII and selecting safeguards.
- NIST Privacy Framework — Provides a voluntary framework for identifying and managing privacy risk.
- FTC: Protecting Personal Information — Recommends collecting, retaining, protecting, and disposing of personal information according to business need and risk.
- HHS: Methods for De-identification of PHI — Explains HIPAA de-identification methods and their limits.
- OpenL Privacy Policy — Current product privacy terms to review before uploading documents.
