כיצד לתרגם חשבוניות וקבלות

תרגום חשבוניות וקבלות נשמע פשוט עד שסכומים משתנים, מסים מתפרשים לא נכון, או שמידע בשורות מאבד את ההקשר. אם עליך לתרגם חשבוניות ללקוחות, ספקים או רואי חשבון, השתמש בתהליך עבודה זה כדי לשמור על דיוק של מספרים, תאריכים ופרטי ציות. עדיין תספק תרגום קריא.

מה עליך להגן עליו לפני התרגום

חשבוניות מכילות הרבה נתונים. הגישה הבטוחה ביותר היא לנעול כל דבר שאסור שישתנה.

• סכומים כוללים, סכומי ביניים, שיעורי מס וסמלי מטבע
• מספר חשבונית, מספר הזמנת רכש ותנאי תשלום
• תאריכים ותאריכי יעד (הפורמט משתנה לפי אזור)
• שמות חברות, כתובות ומספרי רישום
• פרטי בנק, IBAN, SWIFT ומספרי עוסק

צור רשימת “אין לתרגם” פשוטה בראש הקובץ שלך, כך שלמתרגם או לכלי יהיה גבול ברור. אם אתה צריך תבנית, ראה What Not to Translate.

שלב 1: התחל מהפורמט המקורי הטוב ביותר

בכל הזדמנות, תרגם את קובץ המקור העריך במקום סריקה. זו הדרך הפשוטה ביותר לתרגם חשבוניות מבלי (לאבד) שורות מידע.

• הטוב ביותר: DOCX, XLSX, או ייצוא הנהלת חשבונות מקורי
• טוב: PDF מבוסס טקסט
• מוצא אחרון: PDF סרוק או תמונה

אם יש ברשותך רק סריקה, הרץ קודם OCR כדי להפוך את התמונה לטקסט, ואז תרגם. הנושא מוסבר ב-How to Translate a Scanned PDF.

שלב 2: נרמל מספרים ותאריכים

אזורים שונים משתמשים במפרידים שונים. החלט איזה פורמט הקהל היעד מצפה לקבל.

• עשרוני: 1,234.56 לעומת 1.234,56
• תאריך: MM/DD/YYYY לעומת DD/MM/YYYY
• מטבע: $1,234.56 לעומת 1.234,56 €

השאר את הסכומים המקוריים ללא שינוי במהלך התרגום. שנה פורמט רק אם הנמען דורש מוסכמה מקומית. שלב זה מסייע לצמצם שגיאות הנהלת חשבונות נפוצות בעת תרגום חשבוניות, במיוחד כאלו הנגרמות ממפרידים ומיקום מטבע.

שלב 3: שמור על מבנה הפריסה ושורות המידע

שגיאות חשבוניות נובעות לעיתים קרובות מיישור שבור או שורות חסרות. זה נפוץ לאחר OCR או המרת PDF.

• שמור כל פריט שורה בשורה אחת
• שמור כותרות עמודות וסדרן
• שמור כמויות ומחירי יחידה מיושרים
• אל תאחד שורות כדי “לשפר” את הניסוח

אם אתה מתרגם PDF, השתמש בכלי ששומר על טבלאות וריווח. ראה How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

שלב 4: תרגם רק את שדות הטקסט

התמקד בתוויות, תיאורים והוראות תשלום. דוגמאות:

• “התשלום ישולם תוך 30 ימים”
• “סכום ביניים,” “מע״מ,” “סך הכל”
• “כתובת לחיוב,” “כתובת למשלוח”

השאר שדות מספריים ללא שינוי. אם מונח אינו ברור, הוסף הבהרה קצרה בסוגריים במקום לשנות את המשמעות. כך נשמרת התאמת החשבוניות המתורגמות לספר החשבונות המקורי. זה חשוב אף יותר כאשר מתרגמים חשבוניות בהיקף גדול.

שלב 5: בצע בדיקת QA דו-שלבית

טפל בתרגום חשבונית כמו ביקורת קטנה. בדיקה דו-שלבית מסייעת להפחית תיקונים על ידי איתור סכומים, תאריכים ומזהים לפני המסירה.

שלב 1: דיוק

• השווה סכומים ומיסים למקור
• אמת מספרי חשבונית ופרטי חשבון
• אשר תאריכים וקודי מטבע

שלב 2: קריאות

• בדוק תוויות וכותרות לניקיון
• ודא שהתיאורים תמציתיים
• אשר שהוראות התשלום ברורות בשפת היעד

בעיות נפוצות ותיקונים מהירים

בעיה: הסכומים אינם תואמים

תיקון: בדוק שוב מפרידים ומיקום מטבע. החלפה בין פסיק לנקודה יכולה לשנות ערכים.

בעיה: קודי מטבע אינם תואמים

תיקון: אמת קודי ISO (USD, EUR, GBP) וודא שהם תואמים למסמך המקור ולהוראות התשלום.

בעיה: מונחי מס אינם עקביים

תיקון: השתמש במונח הרשמי המקומי, או השאר את המונח מהמקור עם תרגום קצר בסוגריים.

בעיה: OCR יצר שורות שבורות

תיקון: בנה מחדש את הטבלה פעם אחת, ואז תרגם את הגרסה הנקייה.

תהליך עבודה מומלץ עם OpenL

אם אתה רוצה תוצאה מהירה ונקייה עם מינימום ניקוי ידני:

1. ייצא את החשבונית ל-DOCX או PDF מבוסס טקסט.
2. העלה אותה ל-OpenL Doc Translator.
3. בחר את שפת היעד ותרגם.
4. הורד את הקובץ המתורגם.

עבור חשבוניות סרוקות, בצע OCR תחילה, ואז העלה את הקובץ הנקי.

קבלות: מה שונה

קבלות בדרך כלל קצרות יותר, אך עדיין כוללות שדות קריטיים. כאשר אתה מתרגם חשבוניות וקבלות יחד, שים לב במיוחד ל:

• שיטת תשלום וקודי אישור
• שורות טיפ, דמי שירות או עמלות קטנות
• מזהי חנות, מסופי POS ומספרי קופאי
• תוויות מס השונות לפי אזור

אם הקבלה מיועדת להחזר או ביקורת, השאר את כל המזהים ללא שינוי. תרגם רק את התוויות.

רשימת בדיקה מהירה לפני שליחה

השתמש ברשימה זו בכל פעם שאתה מתרגם חשבוניות לתשלומים בין-מדינתיים.

• כל הסכומים ושיעורי המס תואמים למקור
• תאריכים ותאריכי יעד מדויקים
• פרטי בנק ומזהים לא שונו
• פרטי שורה מיושרים נכון
• תנאי תשלום כתובים באופן טבעי בשפת היעד
• הרץ בדיקת QA מהירה באמצעות Translation QA Checklist

---

חשבוניות וקבלות הן מסמכים פיננסיים, לכן דיוק חשוב יותר מסגנון בכל פעם. השתמש בתהליך עבודה זה כדי לתרגם חשבוניות בביטחון, להפחית התכתבויות חוזרות ולשמור על הנהלת חשבונות נקייה בכל השפות.