Come Tradurre Fatture e Ricevute

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Tradurre fatture e ricevute può sembrare semplice fino a quando i totali cambiano, le tasse vengono interpretate erroneamente o le voci di dettaglio perdono il loro contesto. Se devi tradurre fatture per clienti, fornitori o revisori, utilizza questo workflow per mantenere numeri, date e dettagli di conformità accurati. Fornirai comunque una traduzione leggibile.

Cosa proteggere prima di tradurre

Le fatture contengono molti dati. L’approccio più sicuro è bloccare tutto ciò che non può essere modificato.

Totali, subtotali, aliquote fiscali e simboli di valuta
Numero della fattura, numero dell’ordine di acquisto e termini di pagamento
Date e scadenze (il formato varia in base alla località)
Nomi delle aziende, indirizzi e numeri di registrazione
Dati bancari, IBAN, SWIFT e codici fiscali

Crea un semplice elenco “da non tradurre” all’inizio del tuo file in modo che il traduttore, o lo strumento, abbia confini chiari. Se hai bisogno di un modello, consulta What Not to Translate.

Passaggio 1: Parti dal miglior formato sorgente

Quando possibile, traduci il file sorgente modificabile invece di una scansione. Questo è il modo più semplice per tradurre fatture senza perdere le voci di dettaglio.

Migliore: DOCX, XLSX o l’esportazione originale dalla contabilità
Buono: PDF basato su testo
Ultima risorsa: PDF scansionato o foto

Se hai solo una scansione, esegui prima l’OCR per trasformare l’immagine in testo, quindi traduci. Questo è trattato in How to Translate a Scanned PDF.

Passaggio 2: Normalizza numeri e date

Regioni diverse usano separatori diversi. Decidi quale formato si aspetta il pubblico di destinazione.

Decimale: 1,234.56 vs. 1.234,56
Data: MM/DD/YYYY vs. DD/MM/YYYY
Valuta: $1,234.56 vs. 1.234,56 €

Mantieni gli importi originali invariati durante la traduzione. Riformatta solo se il destinatario richiede una convenzione locale. Questo passaggio aiuta a ridurre gli errori contabili comuni durante la traduzione delle fatture, specialmente quelli causati da separatori e posizione della valuta.

Passaggio 3: Preserva il layout e la struttura delle voci di dettaglio

Gli errori nelle fatture spesso derivano da un allineamento errato o da righe mancanti. Questo è comune dopo l’OCR o la conversione da PDF.

Mantieni ogni voce su una singola riga
Conserva le intestazioni delle colonne e il loro ordine
Mantieni allineate le quantità e i prezzi unitari
Non unire le righe per “migliorare” la formulazione

Se traduci un PDF, utilizza uno strumento che mantenga intatte le tabelle e la spaziatura. Vedi How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Step 4: Traduci solo i campi di testo

Concentrati su etichette, descrizioni e istruzioni di pagamento. Esempi:

“Pagamento dovuto entro 30 giorni”
“Subtotale”, “IVA”, “Totale”
“Indirizzo di fatturazione”, “Indirizzo di spedizione”

Lascia i campi numerici invariati. Se un termine è ambiguo, aggiungi una breve spiegazione tra parentesi invece di modificarne il significato. Questo mantiene le fatture tradotte allineate con il registro originale. È ancora più importante quando traduci fatture su larga scala.

Step 5: Esegui un controllo QA in due passaggi

Tratta la traduzione delle fatture come una mini-auditing. Un controllo in due passaggi aiuta a ridurre le revisioni individuando totali, date e ID prima della consegna.

Passaggio 1: Accuratezza

Confronta totali e tasse con la fonte
Verifica i numeri di fattura e i dettagli del conto
Conferma date e codici valuta

Passaggio 2: Leggibilità

Controlla la chiarezza di etichette e intestazioni
Assicurati che le descrizioni siano concise
Conferma che le istruzioni di pagamento abbiano senso nella lingua di destinazione

Problemi comuni e soluzioni rapide

Problema: I totali non corrispondono

Soluzione: Ricontrolla separatori e posizione della valuta. Uno scambio tra virgola e punto può cambiare i valori.

Problema: I codici valuta non corrispondono

Soluzione: Verifica i codici ISO (USD, EUR, GBP) e assicurati che corrispondano al documento originale e alle istruzioni di pagamento.

Problema: I termini fiscali sono incoerenti

Soluzione: Usa il termine ufficiale locale, oppure mantieni il termine originale con una breve traduzione tra parentesi.

Problema: L’OCR ha creato righe spezzate

Soluzione: Ricostruisci la tabella una volta, poi traduci la versione pulita.

Workflow consigliato con OpenL

OpenL Doc Translator

Se desideri un risultato veloce e pulito con il minimo intervento manuale:

Esporta la fattura in formato DOCX o PDF basato su testo.
Caricala su OpenL Doc Translator.
Seleziona la lingua di destinazione e avvia la traduzione.
Scarica il file tradotto.

Per le fatture scansionate, esegui prima l’OCR, poi carica il file ripulito.

Ricevute: cosa cambia

Le ricevute sono solitamente più brevi, ma includono comunque campi critici. Quando traduci fatture e ricevute insieme, presta particolare attenzione a:

Metodo di pagamento e codici di autorizzazione
Linee relative a mancia, servizio o piccole commissioni
ID negozio, terminali POS e numeri cassiere
Etichette fiscali che variano per regione

Se una ricevuta serve per rimborso o revisione, lascia tutti gli identificativi invariati. Traduci solo le etichette.

Checklist rapida prima dell’invio

Usa questa checklist ogni volta che traduci fatture per pagamenti transfrontalieri.

Tutti i totali e le aliquote fiscali corrispondono all’originale
Date e scadenze sono corrette
Dati bancari e identificativi sono invariati
Le voci sono allineate correttamente
Le condizioni di pagamento sono naturali nella lingua di destinazione
Esegui una rapida verifica QA usando Translation QA Checklist

Fatture e ricevute sono documenti finanziari, quindi la precisione è sempre più importante dello stile. Usa questo workflow per tradurre le fatture con sicurezza, ridurre i passaggi intermedi e mantenere la contabilità ordinata in tutte le lingue.