Hoe academische transcripties te vertalen voor buitenlandse toelatingen
OpenL Team 9/26/2025
TABLE OF CONTENTS
Wanneer je je aanmeldt bij universiteiten in het buitenland, moeten toelatingscommissies je academische dossier duidelijk kunnen lezen. Dat betekent meestal dat je zowel het originele transcript als een vertaalde versie moet aanleveren. Deze gids legt uit wat scholen daadwerkelijk vereisen, vergelijkt veelvoorkomende vertaalopties en laat zien hoe je de lay-out (tabellen, zegels, notities) leesbaar kunt houden. Ons product is opgenomen als een van de opties—gebruik degene die bij jouw situatie past.
Wat Toelatingskantoren Werkelijk Vereisen
- Origineel + vertaling: Dien het originele transcript in de brontaal in, samen met de vertaling ervan.
- Gecertificeerde vertaling voor definitieve indiening: Veel scholen vereisen een gecertificeerde of beëdigde vertaler, of een vertaling gestempeld door een erkend bureau. Controleer de instructies van het programma.
- Geen wijzigingen aan cijfers of studiepunten: Vertaal alleen labels en notities. Wijzig geen cijfers.
- Verklarende notities: Voeg legenda’s toe voor beoordelingsschalen (bijv. 1–5, 0–100, GPA), cursuscodes en kredietsysteem (ECTS, studiepunten, uren).
- Land specifieke eisen: Sommige vertrouwen op credential evaluators (bijv. WES/ECE), sommige accepteren vertalingen van universiteitsregistrars, anderen vereisen beëdigde vertalers.
Kies de Juiste Optie (Op Basis van Gebruikssituatie)
- Optie 1 — Gecertificeerde menselijke vertaling (definitieve indiening): Vereist door veel scholen. Gebruik beëdigde/gecertificeerde vertalers (bijv. ATA/NAATI-leden) of een door de universiteit goedgekeurde lijst.
- Optie 2 — Door de griffier uitgegeven tweetalig transcript: Sommige universiteiten kunnen op verzoek tweetalige transcripties of Engelse versies uitgeven.
- Optie 3 — Credential evaluatie (WES/ECE/NACES): Geen vertaling op zich, maar door veel scholen geaccepteerd om je kwalificaties te standaardiseren.
- Optie 4 — Zelfvertaling + native review (concept): Nuttig voor je eigen beoordeling of aanvraagvoorbereiding; niet geldig voor officiële indiening.
- Optie 5 — Gratis online vertaling (Google/DeepL web): Snelle conceptlezing; kan lay-out verliezen.
- Optie 6 — AI documentvertalers die de opmaak behouden (bijv. OpenL): Goed voor leesbare concepten die tabellen en structuur behouden; nog steeds verifiëren en officiële regels volgen.
Hieronder staan beknopte stappen en voor- en nadelen voor elk.
Optie 1: Gecertificeerde Menselijke Vertaling (Definitieve Indiening)
- Stappen:
- Bevestig de vereisten van het programma (wie kan vertalen, of legalisatie/apostille nodig is).
- Kies een gecertificeerde/beëdigde vertaler of een bureau dat door de school wordt geaccepteerd.
- Zorg voor duidelijke scans of officiële PDF’s en instructies om cursuscodes en tabellen te behouden.
- Voordelen: Breed geaccepteerd; kwaliteitscontrole; voldoet aan formele processen.
- Nadelen: Kosten en doorlooptijd; kan fysieke stempels vereisen.
Optie 2: Door de Griffier Uitgegeven Tweetalig Transcript
- Stappen:
- Vraag aan de universiteitsgriffier of zij een Engelse (of doeltaal) versie kunnen uitgeven.
- Vraag officiële zegels/handtekeningen aan indien nodig.
- Voordelen: Meest gezaghebbend; vermijdt vertaalgeschillen.
- Nadelen: Niet alle scholen bieden het aan; verwerkingstijd kan lang zijn.
Optie 3: Credential Evaluatie (WES/ECE/NACES)
- Stappen:
- Controleer of je doeluniversiteit credential evaluations accepteert in plaats van vertaalde transcripties.
- Stuur officiële transcripties rechtstreeks van je universiteit naar de evaluator.
- Voordelen: Standaardiseert cijfers/credits tussen systemen; vaak geaccepteerd voor toelating.
- Nadelen: Kosten en verwerkingstijd; het rapport van de evaluator is niet altijd een regel‑voor‑regel vertaling.
Optie 4: Zelfvertaling + Natuurlijke Review (Conceptgebruik)
- Stappen:
- Vertaal cursusnamen, voetnoten en legendes.
- Houd cursuscodes en credits/uren ongewijzigd.
- Vraag een native speaker in je vakgebied om de terminologie te beoordelen.
- Voordelen: Direct en gratis; nuttig voor planning.
- Nadelen: Meestal niet officieel geaccepteerd.
Optie 5: Gratis Online Vertaling (Snelle Lezing)
- Stappen:
- Voor tekstgebaseerde PDF’s, kopieer tekst naar een online vertaler; voor scans, voer eerst OCR uit.
- Controleer technische termen en tabeluitlijning.
- Voordelen: Snel en gratis; goed voor het begrijpen van inhoud.
- Nadelen: Verlies van opmaak; inconsistente terminologie; niet officieel.
Optie 6: AI Documentvertalers Die Opmaak Behouden
- Wanneer te gebruiken: Je hebt een leesbaar concept nodig dat tabellen en lay-out behoudt met minimale inspanning.
- Voorbeeld (OpenL):
- Ga naar OpenL Doc translator en selecteer doeltaal (bron automatisch gedetecteerd).
- Upload je transcript PDF (tekstgebaseerd of gescand).
- Download het vertaalde document.
- Voordelen: Behoudt structuur; ondersteunt veel talen; snel.
- Nadelen: Conceptkwaliteit moet nog worden geverifieerd; officiële vereisten kunnen nog steeds gecertificeerde vertaling vereisen.
Maak Je Transcript Gemakkelijk Leesbaar (Welke Optie Je Ook Kiest)
- Behoud structuur: Houd cursuscodes (bijv. CS101) en vertaal alleen de cursusnaam.
- Wijzig geen cijfers: Cijfers, studiepunten, GPA’s moeten blijven zoals in het origineel.
- Vertaal legendes/voetnoten: Beoordelingsschalen en kredietsysteem helpen toelatingen om dossiers te interpreteren.
- OCR voor scans: Scan op 300 DPI+, vermijd scheefstand/schaduwen; kleuren scan helpt bij rode/blauwe stempels.
- Bestandformaat: Dien in als PDF tenzij het programma anders specificeert; embed lettertypen indien mogelijk.
- Privacy: Maak student-ID of adres onleesbaar indien toegestaan; houd officiële zegels leesbaar.
Inzendingscontrolelijst
- Origineel transcript + vertaalde versie
- Gecertificeerde vertaler referenties (indien vereist)
- Duidelijke stempels/zegels en handtekeningen van de registrar
- Beoordelingsschaal legende en kredietuitleg
- Pagina-aantal en termijn dekking geverifieerd; niets ontbreekt
- Namen en datums consistent in alle documenten
FAQ
- Zal een machinaal vertaalde transcriptie worden geaccepteerd? Voor de definitieve inzending vereisen veel scholen gecertificeerde vertalingen. Gebruik machinaal of zelf vertaalde concepten voor planning; volg de officiële instructies voor de definitieve kopie.
- Moet ik cijfers omzetten naar een 4.0 schaal? Meestal niet—voeg de originele cijfers en de vertaalde legende toe; beoordelaars/scholen verzorgen de omzettingen.
- Mijn transcriptie bestaat uit meerdere afbeeldingen—wat nu? Combineer afbeeldingen in een enkele PDF voordat u deze vertaalt en indient.
- Ondersteunt het rechts-naar-links talen? Ja, maar zorg ervoor dat lettertypen correct worden weergegeven en houd zegels leesbaar.
