25 cụm từ tiếng Anh để cập nhật trạng thái bất đồng bộ
TABLE OF CONTENTS
Một bản cập nhật trạng thái bất đồng bộ tốt trả lời ba câu hỏi trước khi bất kỳ ai phải hỏi: việc gì đã tiến triển, tiếp theo là gì, và việc gì đang bị chặn. 25 cụm từ tiếng Anh dưới đây giúp bạn viết bản cập nhật đó trong một luồng Slack hay kênh standup chỉ trong chưa đầy hai phút.
Một bản cập nhật bất đồng bộ tốt cần có những gì
Nhiều nhóm xây dựng buổi standup hằng ngày quanh ba câu hỏi. Hướng dẫn standup của Atlassian liệt kê chúng là: hôm qua tôi đã làm gì, hôm nay tôi đang làm gì, và vấn đề nào đang cản trở tôi. Scrum Guide mô tả Daily Scrum là một sự kiện 15 phút tập trung vào tiến độ hướng tới Sprint Goal, nên một phiên bản viết ra cũng nên ngắn tương tự.
Viết ra thay vì nói thành lời thay đổi đúng một điều: người đọc không thể ngắt lời bạn để hỏi “ý bạn là gì?”. GitLab Handbook đặt giao tiếp bất đồng bộ lên trước và nhấn mạnh việc ghi lại kết luận, còn Doist khuyên nên nói rõ bạn cần gì ở người kia và thời hạn là khi nào. Vậy nên hãy thêm ngữ cảnh, đường dẫn và một đề nghị rõ ràng, đồng thời giữ câu ngắn và đơn giản. Điều đó cũng giúp những đồng nghiệp đọc tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai.
25 cụm từ để cập nhật trạng thái bất đồng bộ
Các ví dụ xoay quanh một đồng nghiệp hư cấu đang làm dự án thiết kế lại trang thanh toán. Hãy thay bằng công việc, tên và ngày của chính bạn.
Báo cáo tiến độ
| # | Cụm từ | Câu ví dụ |
|---|---|---|
| 1 | Quick update on … | Quick update on the checkout redesign: the mobile layout is done. |
| 2 | Yesterday I wrapped up … | Yesterday I wrapped up the payment form validation. |
| 3 | … is now live / merged / shipped. | The new address form is now merged and on staging. |
| 4 | I made good progress on … | I made good progress on the order summary, about two-thirds done. |
| 5 | Still in progress: … | Still in progress: error messages for declined cards. |
Tránh những từ mơ hồ như “worked on stuff”. Hãy nêu tên công việc và, nếu có thể, cả trạng thái (done, merged, in review).
Chia sẻ kế hoạch hôm nay
| # | Cụm từ | Câu ví dụ |
|---|---|---|
| 6 | Today I’m focusing on … | Today I’m focusing on the declined-card flow. |
| 7 | Next up: … | Next up: accessibility checks on the new form. |
| 8 | I plan to have … ready by … | I plan to have the PR ready for review by 3 p.m. CET. |
| 9 | I’ll pick up … after … | I’ll pick up the copy changes after Leo’s review. |
| 10 | No change from yesterday’s plan. | No change from yesterday’s plan; still on the order summary. |
Hãy thêm múi giờ cho mọi mốc thời gian bạn nhắc đến (cụm từ 8). Người đọc của bạn có thể đang ở nhiều múi giờ khác nhau.
Nêu điểm tắc nghẽn và rủi ro
| # | Cụm từ | Câu ví dụ |
|---|---|---|
| 11 | I’m blocked on … | I’m blocked on the API key for the payment sandbox. |
| 12 | I’m waiting on … for … | I’m waiting on Priya for the final error-message copy. |
| 13 | Heads-up: … | Heads-up: the design file changed overnight, so I’m re-checking spacing. |
| 14 | This might slip to … | The tablet layout might slip to Friday because of the API delay. |
| 15 | No blockers right now. | No blockers right now. |
Đúng so với kém rõ ràng:
- ✅ I’m blocked on the sandbox API key. @Sam, could you share it by noon UTC?
- ❌ Having some issues with the API, will look into it.
Phiên bản đầu nêu rõ vấn đề, người liên quan và thời hạn. Người đọc có thể hành động mà không cần trả lời bằng một câu hỏi.
Nhờ giúp đỡ hoặc xin ý kiến
| # | Cụm từ | Câu ví dụ |
|---|---|---|
| 16 | Could someone take a look at …? | Could someone take a look at this PR before end of day? |
| 17 | @name, could you … by …? | @Leo, could you confirm the button color by Thursday? |
| 18 | Looking for a second opinion on … | Looking for a second opinion on the empty-cart message. |
| 19 | Happy to jump on a quick call if easier. | Two options in the doc. Happy to jump on a quick call if easier. |
| 20 | No action needed, just FYI. | No action needed, just FYI: staging will restart at 6 p.m. UTC. |
Cụm từ 19 hữu ích vì có những vấn đề thực sự giải quyết nhanh hơn khi trao đổi trực tiếp. GitLab Handbook cho rằng giao tiếp đồng bộ đôi khi là lựa chọn tốt hơn, đặc biệt khi bạn đang bị chặn, nhưng nó không nên là lựa chọn mặc định.
Gắn ngữ cảnh và khép lại vòng trao đổi
| # | Cụm từ | Câu ví dụ |
|---|---|---|
| 21 | Details in the thread / doc / ticket: … | Details in the ticket: CHK-142. |
| 22 | For context, … | For context, we agreed to drop PayPal from v1 in Monday’s thread. |
| 23 | Decision: … | Decision: we’re keeping the one-page checkout. |
| 24 | Update: this is resolved. | Update: this is resolved. Sam shared the key, thanks! |
| 25 | I’ll post an update when … | I’ll post an update when QA signs off. |
Cụm từ 24 quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Hãy sửa hoặc trả lời đúng tin nhắn nêu điểm tắc nghẽn trước đó để không ai mất thời gian vào một vấn đề đã được giải quyết.
Một ví dụ hoàn chỉnh
Ảnh của Glenn Carstens-Peters trên Unsplash
Đây là cách các cụm từ ghép lại trong một bài đăng standup trên Slack:
Quick update on the checkout redesign Done: Payment form validation is merged and on staging. Today: Focusing on the declined-card flow; I plan to have the PR ready by 3 p.m. CET. Blocked: Waiting on Priya for the final error-message copy. @Priya, could you share it by noon UTC? FYI: No action needed. Details in the ticket: CHK-142.
Đó là năm dòng ngắn theo một thứ tự cố định, nên đồng nghiệp có thể đọc lướt trong vài giây. Dùng cùng những nhãn đó mỗi ngày và kênh của bạn sẽ trở thành lịch sử có thể tìm kiếm, chứ không còn là tiếng ồn. Để biết thêm cách diễn đạt tại nơi làm việc, hãy xem các bài cụm từ tiếng Anh để thương lượng thời hạn và cụm từ tiếng Anh cho cuộc gọi video. Nếu nhóm bạn đăng bài bằng nhiều ngôn ngữ, hướng dẫn dịch tin nhắn Slack này có thể hữu ích.
Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, bạn có thể kiểm tra bản nháp bằng OpenL trước khi đăng, rồi chắc chắn rằng tên, ngày và đường dẫn vẫn chính xác.
Hãy bắt đầu với bản cập nhật của ngày mai: chọn một cụm từ ở mỗi phần, đăng nó, và xem bạn không nhận được bao nhiêu câu hỏi tiếp theo.
Sources
- Atlassian: Stand-up meetings — ba câu hỏi standup và sự tập trung vào tiến độ, kế hoạch và điểm tắc nghẽn.
- The Scrum Guide — định nghĩa Daily Scrum là một sự kiện 15 phút.
- GitLab Handbook: Communication — giao tiếp ưu tiên bất đồng bộ, ghi lại kết luận và khi nào đồng bộ là lựa chọn tốt hơn.
- Doist: Asynchronous communication — thay standup bằng một luồng viết, và nêu rõ bạn cần gì và đến khi nào.
