25 cụm từ tiếng Anh giúp viết biên bản cuộc họp rõ ràng

Biên bản cuộc họp nên giúp người vắng mặt biết những gì đã được quyết định và bước tiếp theo là gì. 25 cụm từ tiếng Anh này giúp bạn ghi lại nội dung thảo luận, quyết định, người phụ trách và hạn chót mà không cần chép lại toàn bộ cuộc trò chuyện.

Cần ghi lại những gì

Trong một cuộc họp nhóm thông thường, hãy ghi ngày họp, người tham dự, chủ đề, quyết định, câu hỏi còn bỏ ngỏ và các việc cần làm kèm người phụ trách cùng hạn hoàn thành. Nếu tổ chức của bạn có mẫu bắt buộc, hãy dùng mẫu đó. Các hội đồng chính thức có thể cần ghi chính xác nội dung kiến nghị, kết quả biểu quyết và quy trình phê duyệt; những cụm từ dưới đây dành cho biên bản công việc hằng ngày, không thay thế các quy định đó. Language Portal of Canada khuyến nghị ghi chép ngắn gọn, chính xác, còn University of Manchester khuyên nêu rõ người chịu trách nhiệm và thời hạn cho từng việc.

Nếu bạn vừa chủ trì cuộc gọi vừa ghi chú, những cụm từ tiếng Anh dùng trong cuộc gọi video này sẽ giúp bạn xác nhận quyết định thành lời trước khi ghi lại.

25 cụm từ dùng trong biên bản cuộc họp

Các ví dụ dưới đây dựa trên một cuộc họp giả định về việc ra mắt sản phẩm. Hãy thay tên, ngày tháng và sản phẩm bàn giao bằng thông tin của bạn.

Nêu bối cảnh

#	Cụm từ	Câu ví dụ
1	The meeting was held on …	The meeting was held on 14 October 2026.
2	Attendees included …	Attendees included Maya from Marketing, Leo from Design, and Priya from Legal.
3	The purpose of the meeting was to …	The purpose of the meeting was to confirm the product-launch schedule.
4	The agenda covered …	The agenda covered the landing page, legal review, and launch date.
5	The previous minutes were approved.	The previous minutes were approved without changes.

Chỉ dùng cụm từ số 5 khi nhóm thực sự đã thông qua biên bản trước đó; nhiều cuộc họp nhóm không chính thức không có bước này.

Tóm tắt nội dung thảo luận

#	Cụm từ	Câu ví dụ
6	The team reviewed …	The team reviewed the latest landing-page draft.
7	Participants raised concerns about …	Participants raised concerns about the untranslated Spanish checkout screens.
8	The main constraint was …	The main constraint was the time needed for legal review.
9	Two options were considered: …	Two options were considered: launching on 2 November or 9 November.
10	No decision was reached on …	No decision was reached on the paid-advertising budget.

Hãy tóm tắt ý chính thay vì chép lại lời từng người. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ của University of Waterloo khuyến nghị biên bản khách quan và tránh những ý kiến chưa được xác minh.

Ghi quyết định chính xác

#	Cụm từ	Câu ví dụ
11	The team agreed to …	The team agreed to launch the English page first.
12	It was decided that …	It was decided that the checkout screens would be reviewed before launch.
13	The proposal was approved subject to …	The proposal was approved subject to legal sign-off.
14	The team chose … over … because …	The team chose 9 November over 2 November because the later date allowed time for testing.
15	The decision was deferred until …	The decision on the advertising budget was deferred until 21 October.

Chỉ dùng approved khi đề xuất đã được phê duyệt. Nếu ai đó chỉ đề xuất một ngày, hãy viết proposed, không phải decided. Nếu việc phê duyệt phụ thuộc vào điều kiện nào đó, hãy ghi rõ điều kiện ấy. Theo quy định của tổ chức, kiến nghị và nghị quyết chính thức có thể cần dùng nguyên văn.

Giao việc và đặt hạn chót

#	Cụm từ	Câu ví dụ
16	[Name] will … by [date].	Leo will update the landing page by 20 October.
17	[Name] is responsible for …	Priya is responsible for the legal review.
18	[Name] will confirm … with …	Maya will confirm the launch date with the sales team.
19	[Name] and [name] will review …	Leo and Priya will review the final checkout copy.
20	The deadline for … is …	The deadline for final approval is 30 October.

Khi hạn chót vẫn đang được thương lượng, hãy ghi to be confirmed thay vì tự đặt ra một ngày. Những cụm từ tiếng Anh để thương lượng hạn chót này có thể giúp bạn thống nhất ngày trước khi gửi biên bản.

Ghi lại những việc còn bỏ ngỏ

#	Cụm từ	Câu ví dụ
21	The open question is …	The open question is when the Spanish checkout will be ready.
22	This item will be revisited on …	This item will be revisited on 21 October.
23	[Name] will circulate the revised draft on [date].	Leo will circulate the revised draft on 20 October.
24	The next meeting is scheduled for …	The next meeting is scheduled for 21 October at 10:00 a.m.
25	[Name] will report progress at …	Priya will report progress at the next meeting.

Câu hỏi còn bỏ ngỏ không phải là quyết định. Ghi nhãn rõ ràng giúp người đọc không nhầm nội dung thảo luận với chỉ thị.

Ví dụ: Biên bản cuộc họp ngắn

• Meeting: Product Launch Meeting
• Date: 14 October 2026
• Attendees: Maya (Marketing), Leo (Design), Priya (Legal)
• Purpose: Confirm the product-launch schedule.

Discussion: The team reviewed the landing page and raised concerns about untranslated Spanish checkout screens. Two launch dates were considered: 2 November and 9 November.

Decisions: The team agreed to launch the English page first and chose 9 November because the later date allowed time for testing. The landing-page proposal was approved subject to legal sign-off. No decision was reached on the paid-advertising budget.

Actions:

Owner	Action	Due
Leo	Update the landing page	20 October
Priya	Complete legal review	30 October
Maya	Confirm the launch date with Sales	21 October

Open question: When will the Spanish checkout be ready? Revisit this and the advertising budget on 21 October.

Ví dụ này phân biệt rõ các quyết định đã hoàn tất với công việc còn dang dở. Trước khi gửi biên bản của bạn, hãy kiểm tra mỗi việc đều có người phụ trách cụ thể và hạn chót thực tế, đồng thời xác nhận những quyết định chưa rõ với chủ trì cuộc họp. Nếu khó xác định cách diễn đạt, những cụm từ tiếng Anh để làm rõ hiểu lầm trong công việc gợi ý các câu hỏi trực tiếp. Bạn có thể kiểm tra bản tiếng Anh cuối cùng bằng OpenL’s Grammar Checker, rồi tự xác minh tên, ngày tháng và quyết định.

Sources

• Language Portal of Canada: Meetings, preparing the minutes — Nội dung cần có trong biên bản và hướng dẫn diễn đạt ngắn gọn, trung lập.
• University of Manchester: Minutes and actions — Ghi quyết định, người phụ trách, sản phẩm bàn giao và thời hạn.
• University of Waterloo: Recordkeeping guidelines for university committees — Hồ sơ khách quan, quyết định và cách ghi nhận trách nhiệm phù hợp.
• OpenL Grammar Checker — Trang chính thức của công cụ hỗ trợ viết.