双语文件审校清单

一份译文读起来可能很流畅，但仍然存在漏掉的段落、被改动的数字、错乱的表格，或者未翻译的源语言文字。双语审校通过分轮次对照原文与译文，在任何人批准最终文件之前发现这些问题。

分轮次审校，而不是逐页检查

不要试图同时检查含义、语法、数字和版式。每项任务需要不同类型的注意力，因此请按以下顺序进行：

轮次	核心问题	风险最高的项目
1. 准备	我们审校的文件是否正确？	版本、语言、受众、术语表
2. 完整性	原文的每个元素都得到体现了吗？	标题、列表、文本框、脚注
3. 含义	译文表达的是同一个意思吗？	否定、条件、义务、语气
4. 流畅度	译文本身是否通顺可读？	语法、拼写、标点、可读性
5. 数据	是否有精确值被改动？	数字、日期、单位、名称、引用
6. 版式	翻译后的文件是否仍然可用？	溢出、表格、字体、分页
7. 交付	这确实是收件人应该收到的文件吗？	链接、文件名、元数据、最终导出

将原文、双语版本和译文版本同时打开。在双语文件中标记问题，在可编辑的译文中进行修正，并用一份简短的术语表记录术语决策。这样可以避免把审校副本变成第二份失控的主文件。

1. 确认审校准备

对错误源版本的准确审校仍然是一次失败的审校。在阅读句子之前，先确定文件身份。

• 源文件是已获批准的最新版本。
• 译文文件确实由该源文件生成。
• 源语言和目标语言都正确。
• 受众、国家或地区、用途以及所需语气均已明确记录。
• 在需要时，已有术语表、风格指南、禁止翻译清单或经批准的参考译文。
• 已知所需输出格式：可编辑文件、可直接印刷的 PDF，或两者兼具。
• 已识别批注、修订记录、隐藏文字、附件以及受密码保护的区段。

审校时使用清晰的文件名。诸如 project-document-language-v03-review.docx 这样的命名模式比 final-new-2.docx 更容易管理。如果翻译开始后源文件发生变化，请暂停并找出改动的部分，而不是在不知情的情况下混用版本。

在将机密材料上传到任何在线服务之前，请移除译者不需要的数据，并查看该服务的处理条款。在线文件翻译隐私清单涵盖了这一准备步骤。

2. 先查完整性，再看风格

第一轮内容审校只回答一个问题：所有内容都进入译文了吗？ 此时不要润色句子。

先对照可见的结构：

• 标题、副标题和文件标识都已呈现。
• 标题层级与原文一致。
• 每个段落、项目符号和编号条目都只出现一次。
• 表格具有相同的行、列、表头和脚注。
• 图注、标注、边栏和文本框都已包含。
• 页眉、页脚、页码、水印和法律声明处理正确。
• 脚注、尾注、附录和参考文献都已包含。
• 图表、示意图、截图或扫描页中嵌入的文字已经过审校。
• 没有段落被重复翻译。
• 没有意外残留的源语言文字。

页数不必一致。翻译常常会改变文本长度，从而把内容推到另一页。应改为比较稳定的标志：标题顺序、列表条目数量、表格结构、图注标签，以及每个章节的首句和末句。

搜索常见的源语言词汇可以发现遗留内容，但这只是线索。产品名称、引文以及有意保留的双语标签可能需要保持原样。

3. 对照含义与术语

这一轮需要同时阅读原文和译文。要审校完整的句子和从句，而不是孤立的词语。

检查高影响力的含义

• not、unless、except、without 等否定表达都已保留。
• 条件和例外具有相同的适用范围。
• 每项行动的责任人或责任机构没有改变。
• 要求、建议和许可之间仍然界限分明。
• 比较、范围和阈值保持相同方向。
• 不确定性没有变成确定性，反之亦然。
• 语气契合目标受众，同时没有削弱信息。

小小的情态动词可能带来重大后果。在政策、说明或合同中，May、should 和 must 不可互换。同样，up to 30 days 不等于 after 30 days，at least 10 units 也不等于 no more than 10 units。

统一术语

• 每个经批准的源术语都使用首选的目标术语。
• 产品名称、型号、商标和人名遵循禁止翻译规则。
• 缩写词的展开或保留方式保持一致。
• 同一概念不会在无正当理由的情况下出现多种译法。
• 不再出现已弃用或禁止使用的术语。
• 界面标签和交叉引用与其所指的产品或文件相符。

不要为每个名词都建立术语表。应聚焦于那些影响含义、可搜索性、品牌一致性或用户操作的术语。Microsoft 将本地化风格指南描述为针对特定语言的规则，涵盖风格、用法以及特定市场的数据格式；当一个团队要在同一地区审校大量文件时，这正是应当预先记录的指导层级。

4. 单独阅读译文

隐藏原文，像目标读者那样阅读译文。一个句子可能紧贴原文，却仍然显得不自然或难以理解。

• 语法和拼写符合目标地区规范。
• 标点、引号、大小写和空格保持一致。
• 句子清晰明了，没有照搬源语言的语序。
• 代词和指代对象都有明确的主语。
• 标题、标签、说明和行动号召在上下文中读起来自然。
• 语气和正式程度从头到尾保持一致。
• 没有任何编辑改动引入新的含义错误。

为流畅度完成编辑后，再把每句经过大幅改写的句子与原文对照一遍。这最后一次对照可以防止风格上的改进悄然改变某个条件、数字或责任归属。

5. 核对数字与结构化数据

数字值得单独占用一轮，因为流畅的行文会让错误的值显得可信。在原文和译文中搜索数字、货币符号、百分号和单位符号。

项目	需要对照的内容
日期和时间	日、月、年、时区、12/24 小时制
金额	数量、币种、小数分隔符、符号或 ISO 代码
百分比	数值、正负号、小数位、相关的基数
计量单位	数值、单位、换算、空格、大小写
范围	端点、连接号、包含或排除的措辞
标识符	发票号、账号、型号、条款号、工单号和版本号
表格	行标签、合计、列对齐、空白单元格、脚注
图表	坐标轴标签、图例、图注、标注、来源说明

使用这份清单：

• 除非需要经批准的换算，每个数字都与原文代表相同的值。
• 小数分隔符和千位分隔符符合目标地区规范，且没有改变数量级。
• 负号、百分号和不等于符号都存在。
• 单位没有被意外换算成其他单位。
• 表格合计仍然成立。
• 图表和表格的引用指向正确的项目。
• 条款、章节、页码和附录引用仍然有效。
• 电子邮件地址、电话号码、邮政地址和代码都精确无误。

对于金融、科学、法律、医疗或安全类文件，请让主题专家审校者批准高风险数据。仅凭语言流畅无法核实剂量、税额计算、工程公差或法律义务。

6. 检查版式与格式

现在单独审校译文版本，先看可编辑格式，再看交付格式。读者不会打开源文件来解释某个页面为何错乱。

W3C 指出，英文和中文都是紧凑的源语言，而译文往往会变长。短标签的膨胀尤其明显，某些文字系统还需要更多垂直空间。因此，正确的译文需要灵活的容器和一次真正的版式检查。

文字与排版

• 没有文字被裁切、隐藏、重叠，或缩小到无法阅读。
• 标题换行整齐，并且在视觉上保持区分度。
• 段落间距、缩进和对齐保持一致。
• 所需字符在常规、粗体、斜体、上标和下标样式中都能正确显示。
• 阿拉伯文、希伯来文和其他从右到左的文字使用正确的方向和阅读顺序。
• 原文中的手动换行不会在目标语言中产生不自然的断行。

文件结构

• 表格适合页面大小，并保持正确的行列关系。
• 列表保留其编号层级和顺序。
• 图片、图注和标注仍与正确的内容相关联。
• 分页不会让标题孤立在页尾，也不会把注释与其主体分开。
• 目录反映的是翻译后的标题和当前页码。
• 页眉和页脚不会与正文冲突。
• 表单字段、复选框、签名行和可填写区域仍可正常使用。

如果字符显示为方框、字母断开连接，或字体意外改变，请先使用翻译后字体为何出错中的诊断步骤，而不是围绕症状去调整所有内容的大小。

7. 测试链接与交互元素

链接看起来可能没有变化，却指向了错误的目标。请在导出的交付文件中测试，而不只是在编辑器中测试。

• 每个网页链接都能打开预期的线上页面。
• 邮件链接在使用时保留正确的地址和主题。
• 内部书签和目录链接能跳转到正确的章节。
• 交叉引用显示的编号和标签正确。
• 二维码仍能扫描并正确解析。
• 没有任何正式链接被替换为测试环境或本地地址。
• 链接文字在目标语言中读起来合理。

除非有经过验证的本地化目标地址，否则不要翻译 URL 本身。如果源链接指向的内容在目标语言中没有对应版本，请决定是保留、替换，还是添加简短的语言说明。

8. 使用 OpenL Doc Translator 生成初稿和审校副本

OpenL Doc Translator 支持 PDF、DOCX、PPTX 和 XLSX 等常见文件格式。其官方产品页面说明，它会保留字体、颜色、表格和页面版式，并同时返回译文版本和双语版本。

将这两份输出用于不同的工作：

1. 在可用时上传原始可编辑文件。 原生的 DOCX、PPTX 或 XLSX 通常比扁平化的扫描件更能清晰地呈现文件结构。
2. 选择源语言和目标语言。 当拼写、日期或术语因市场而异时，请单独确认目标地区。
3. 查看免费预览。 在处理长文件之前，先检查一个内容密集的页面、一个表格，以及一个包含图片或文本框的页面。
4. 下载两个版本。 用双语版本进行原文与译文对照，用译文版本检查版式和交付效果。
5. 修正可编辑的主文件。 将经批准的修改一次性应用，然后导出一份新的最终文件。

格式保留可以减少手工重建的工作量，但它并不等同于批准译文。人工审校者仍需核实含义、精确值、专业术语和高风险说明。

最终批准清单

在完成所有修正后，运行这道简短的关卡：

• 已确认最新源版本和目标版本。
• 所有源内容在译文中都只出现一次。
• 含义、条件、责任归属和语气都得到保留。
• 经批准的术语和禁止翻译项目保持一致。
• 名称、数字、日期、金额、单位和标识符都正确。
• 表格、图表、图注、脚注和交叉引用都相符。
• 没有目标语言文字被裁切、重叠、遗漏或无法阅读。
• 字体和书写方向在导出文件中正常工作。
• 网页链接、书签、表单字段和目录都能正常工作。
• 批注、修订记录、隐藏文字和审校备注已删除或有意保留。
• 文件名、语言代码、版本号和文件格式都正确。
• 最终文件已在另一台查看器或设备上打开并抽查。
• 任何法律、医疗、金融、安全或监管内容都已由合格的人员批准。

只有当原文与译文对照和最终文件检查都通过时，审校才算完成。前者保护含义，后者保护读者实际要使用的那份文件。

Sources

• ISO 17100:2015, Translation services - Requirements for translation services - official standard covering the core processes, resources, and quality-related requirements of professional translation services.
• W3C: Text size in translation - explains text expansion, wrapping, character width, and vertical-space differences across languages.
• Microsoft Localization Style Guides - language-specific guidance on style, usage, and market-specific data formats.
• OpenL Doc Translator - official product details for supported document formats, formatting preservation, previews, and bilingual review files.