如何翻译发票和收据
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翻译发票和收据看似简单，但总金额可能会变动、税率容易被误读，或明细项目失去上下文。如果你需要为客户、供应商或审计人员翻译发票，请使用以下工作流程，以确保数字、日期和合规细节的准确性，同时提供可读的译文。
翻译前应保护的内容
发票数据量大。最安全的方法是锁定所有不能更改的内容。
- 总金额、小计、税率和货币符号
- 发票号、采购订单号和付款条款
- 日期和到期日（格式因地区而异）
- 公司名称、地址和注册号
- 银行信息、IBAN、SWIFT 和税号
在文件顶部创建一个简单的“禁止翻译”列表，让译者或工具有明确的界限。如果你需要模板，请参见 What Not to Translate。
步骤 1：从最佳源文件开始
尽可能翻译可编辑的源文件，而不是扫描件。这是翻译发票且不丢失明细项目的最简单方法。
- 最佳：DOCX、XLSX 或原始会计导出文件
- 较好：基于文本的 PDF
- 最后选择：扫描的 PDF 或照片
如果你只有扫描件，先进行 OCR，将图片转为文本，然后再翻译。具体操作请参见 How to Translate a Scanned PDF。
步骤 2：规范化数字和日期
不同地区使用不同的分隔符。请确定目标受众期望的格式。
- 小数：
1,234.56与1.234,56 - 日期：
MM/DD/YYYY与DD/MM/YYYY - 货币：
$1,234.56与1.234,56 €
翻译过程中保持源金额不变。仅在收件人需要本地格式时重新排版。此步骤有助于减少翻译发票时常见的会计错误，尤其是分隔符和货币位置引起的问题。
步骤 3：保留版式和明细项目结构
发票错误通常源于对齐破坏或缺失的行。这在 OCR 或 PDF 转换后很常见。
- 保持每个明细项在单独的一行
- 保留列标题及其顺序
- 保持数量和单价的对齐
- 不要为了“优化”措辞而合并行
如果你翻译 PDF，请使用能够保持表格和间距完整的工具。参见 如何翻译 PDF 文件并保持格式。
步骤 4：仅翻译文本字段
重点关注标签、描述和付款说明。示例：
- “付款期限为 30 天内”
- “小计”、“增值税”、“总计”
- “账单地址”、“收货地址”
数字字段保持不变。如果术语有歧义，请在括号中添加简短说明，而不是改变其含义。这样可以确保翻译后的发票与原始账本保持一致。批量翻译发票时，这一点尤为重要。
步骤 5：进行两轮质量检查
将发票翻译视为一次小型审计。两轮检查有助于在交付前发现总计、日期和编号等问题，减少返工。
第一轮：准确性
- 比较总计和税费与原始文件是否一致
- 核对发票编号和账户信息
- 确认日期和货币代码
第二轮：可读性
- 检查标签和标题是否清晰
- 确保描述简明扼要
- 确认付款说明在目标语言中是否合理
常见问题及快速修复方法
问题：总计不匹配
修复方法：重新检查分隔符和货币位置。逗号与句点的交换可能会改变数值。
问题：货币代码不一致
修复方法：核对 ISO 代码（USD、EUR、GBP），确保与原始文件和付款说明一致。
问题：税务术语不统一
修复方法：使用官方本地术语，或保留原术语并在括号中附上简短翻译。
问题：OCR 导致行破损
修复方法：先重建表格，再翻译干净的版本。
使用 OpenL 推荐工作流程
如果你需要快速、干净的输出，并且希望手动清理最少：
- 将发票导出为 DOCX 或基于文本的 PDF。
- 上传到 OpenL Doc Translator。
- 选择目标语言并进行翻译。
- 下载翻译后的文件。
对于扫描版发票，先进行 OCR 处理，然后上传清理后的文件。
小票：有何不同
小票通常更简短，但仍包含关键信息。在同时翻译发票和小票时，请特别注意：
- 付款方式和授权码
- 小费、服务费或其他小额费用行
- 门店编号、POS 终端和收银员编号
- 不同地区的税务标签
如果小票用于报销或审计，请保留所有标识符不变，仅翻译标签部分。
发送前的快速检查清单
每次为跨境支付翻译发票时，请使用此检查清单。
- 所有总金额和税率与原文一致
- 日期和到期日准确无误
- 银行信息和编号保持不变
- 明细项目正确对齐
- 付款条款在目标语言中表达自然
- 使用 Translation QA Checklist 进行快速质量检查
发票和小票属于财务文件，因此准确性始终优先于文风。使用此工作流程自信地翻译发票，减少反复沟通，让你的多语言账务保持清晰有序。
