如何翻译报价单（销售报价）

销售报价单（常称为 quote 或 quotation）是一种商业文件，用于提出商品或服务的价格和条款。翻译它具有迷惑性的风险：一个 Incoterm、计量单位或付款条款的误译，都可能引发争议、延误或昂贵的返工。

本指南为你提供一个简单的工作流程，在保持数字和商业含义不变的前提下，准确翻译报价单。

本文不构成法律或税务建议。对于高价值交易或受监管行业，请让具备资质的专业人士审核译后的报价单。

报价单 vs 形式发票

公司对这些文件的使用方式不同。在许多工作流程中，报价单出现在买方承诺之前，而形式发票用于支持付款或海关流程。

如果你的“quotation”用于国际贸易单证，请将你的格式与美国商务部关于形式发票的指导进行对照。

翻译前：5 项检查

提前确认这些答案，可避免最常见的报价翻译错误。

目标国家与语言变体（例如 en-US vs en-GB）。
货币需要换算还是保持原样？（默认：金额保持不变。）
计价基础是什么？（EXW、FOB、DDP 等）以及准确的交付地点。
哪些术语必须完全保持不变？（产品名称、SKU、法律实体名称）
谁将依赖该文件？ 仅客户，还是也包括财务、采购和海关。

如果你不确定（2），请保留原始货币，并添加类似这样的说明：“Prices shown in USD. Currency conversion not included.”

第 1 步：锁定不可翻译内容

将报价单视为结构化数据。在你的工作文件顶部创建一个简短的“不要翻译”清单，然后围绕它翻译其余所有内容。

通常不翻译（典型）：

报价编号、修订/版本号和发布日期
客户编号、PO reference（如有）
产品 SKU / 零件号 / 型号名称
数量、单价、折扣、小计、税费、运费、总计
货币代码（USD/EUR/GBP）以及货币符号位置规则
银行信息（beneficiary name、IBAN、SWIFT/BIC）、支付链接
法律实体名称、注册号、税号
Incoterms 代码（EXW/FOB/CIF/DDP）及指定地点

如需更多“不翻译”类别（ID、URL、类代码字符串），请参阅 What Not to Translate。

第 2 步：使用最佳源文件

如果你翻译的是源文件而不是截图，你将获得更高的准确性，并且更少需要清理格式。

最佳：XLSX、DOCX，或从你的 ERP/CRM 导出得到的原始报价
较好：基于文本的 PDF
最后手段：扫描版 PDF/照片（先运行 OCR）

如果你的报价是扫描件，请从 How to Translate a Scanned PDF 开始。

第 3 步：翻译文本，不改数学

在大多数报价单中，以下部分应当翻译：

行项目描述（但保持 SKU 不变）
工作范围 / 交付物
交期与运输说明
付款条款与验收条款
保修/退货条款（如包含）
联系备注与说明

如果你的报价表格很多（XLSX/PDF 中常见），请使用保格式的工作流，例如 How to Translate PDF Files and Keep Formatting。

第 4 步：保持数字清晰

误读分隔符会导致真实的财务错误。将格式与目标市场对齐，但除非有指示，否则不要更改底层数值。

小数与千分位： 1,234.56 vs 1.234,56
日期： 避免 03/04/2026 这类歧义；尽可能写成 4 Mar 2026 或 2026-03-04
货币： 为清晰起见，优先使用 ISO 货币代码（例如 USD、EUR），并保持原始代码一致

有关更深入的本地化规则（货币间距、小数行为、时间格式），请参阅为什么日期和数字需要本地化。

第 5 步：Incoterms：保留代码，翻译含义

Incoterms 是由 International Chamber of Commerce 发布的标准化贸易术语。在报价单中，你通常需要保持3 字母代码不变，并翻译辅助说明以及指定地点（named place）。

示例：

FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → 保留 FOB 和地点；翻译解释性句子
DDP Berlin → 保留 DDP；谨慎翻译关税/税费相关文本

如果你需要复习有哪些术语以及为何“指定地点（named place）”很重要，可参考：

ICC 对 Incoterms® 2020 的概览
U.S. Department of Commerce 对 Incoterms 的概览

第 6 步：单位与规格

报价单通常包含规格（尺寸、重量、公差），这些必须精确无误。

实用规则：

保持数字不变；仅在被要求时才转换单位。
若必须转换，两个单位都要标出：5 ft (1.52 m)。
避免 mm vs cm 或 Nm vs N·m 这类笔误。

关于单位书写风格规范（尤其是 SI），NIST 的 SI writing guidance 是一个可靠参考。

第 7 步：像审计一样做 QA

发送前进行快速的两轮检查：

第 1 轮：数据完整性

合计、税费与币种与源文件一致
报价编号、日期与有效期正确
SKU/料号不变
Incoterms 代码 + 指定地点不变且一致
银行信息与付款链接不变

第 2 轮：商业表达清晰度

不改变含义的前提下，明细行易于理解
条款在目标语言中读起来自然（没有“机器翻译腔”）
没有缺失行或表格对齐错乱

使用 Translation QA Checklist 进行更全面、可复用的 QA 检查。

迷你模板：必填字段

你不需要逐字照抄，但这是一个适用于跨境报价的可靠结构。

Section	What to include	Translation note
Seller / Buyer	法律实体名称、地址、税号	不要翻译法定名称；翻译标签
Quote header	报价单编号、日期、版本、有效期	保持 ID 不变；本地化日期格式
Items	SKU、描述、数量、单价	SKU 不变；仅翻译描述
Totals	小计、折扣、税费、运费、总计	绝不更改数值；检查分隔符
Delivery	Incoterms + 指定地点、交期	保持代码不变；谨慎翻译说明
Payment	方式、到期日、银行信息	保持账户数据不变
Notes	质保、排除项、验收	保持 “shall/must/may” 含义稳定

OpenL 工作流程

OpenL Doc Translator

如果你想要一份能保持文档可读性的快速初稿：

将你的报价导出为 XLSX/DOCX（或基于文本的 PDF）。
上传到 OpenL Doc Translator。
翻译并下载输出文件。
应用上面的 QA 清单，重点关注总计、Incoterms 和银行信息。

如果你经常对相同产品报价，建议保留一份小型术语表，记录偏好的产品术语，并在各份报价中复用以保持一致性。

FAQ

我需要在报价翻译中进行货币换算吗？

仅在客户明确要求时才进行。否则，保留原始币种和金额，并明确货币代码以避免误解。

我可以安全地在 Excel 中翻译报价单吗？

可以，前提是将文本列与数值列分开。关于实用技巧（公式、数字格式、QA），请参阅 How to Translate Excel Online。

我应该逐字翻译付款说明吗？

为清晰起见进行翻译，但不要“简化”或改变义务。务必保持付款截止日期、费用和银行数据的准确无误。如果报价在你的语境中具有法律约束力，请参照 How to Translate Contracts 进行对齐。

报价单是销售文件，但其表现方式类似财务和法律文件。将其视为结构化数据处理，保持计算不变，翻译其商业含义，并且每次都进行一次简短的 QA 复核。