Wie man Rechnungen und Quittungen übersetzt

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Das Übersetzen von Rechnungen und Belegen klingt einfach, bis sich Summen verschieben, Steuern falsch gelesen werden oder Posten ihren Kontext verlieren. Wenn Sie Rechnungen für Kunden, Lieferanten oder Prüfer übersetzen müssen, verwenden Sie diesen Workflow, um Zahlen, Daten und Compliance-Details korrekt zu halten. Sie liefern dennoch eine gut lesbare Übersetzung.

Was Sie vor der Übersetzung schützen sollten

Rechnungen enthalten viele Daten. Der sicherste Ansatz ist, alles zu fixieren, was sich nicht ändern darf.

Gesamtsummen, Zwischensummen, Steuersätze und Währungssymbole
Rechnungsnummer, Bestellnummer und Zahlungsbedingungen
Daten und Fälligkeitsdaten (Format variiert je nach Region)
Firmennamen, Adressen und Registrierungsnummern
Bankdaten, IBAN, SWIFT und Steuer-IDs

Erstellen Sie eine einfache „Nicht übersetzen“-Liste am Anfang Ihrer Datei, damit der Übersetzer oder das Tool klare Grenzen hat. Wenn Sie eine Vorlage benötigen, siehe What Not to Translate.

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem besten Ausgangsformat

Übersetzen Sie nach Möglichkeit die bearbeitbare Quelldatei und nicht einen Scan. Dies ist der einfachste Weg, Rechnungen zu übersetzen, ohne Posten zu verlieren.

Am besten: DOCX, XLSX oder der originale Buchhaltungsexport
Gut: textbasierte PDF
Letzte Möglichkeit: gescannte PDF oder Foto

Wenn Sie nur einen Scan haben, führen Sie zuerst eine Texterkennung (OCR) durch, um das Bild in Text umzuwandeln, und übersetzen Sie dann. Dies wird behandelt in How to Translate a Scanned PDF.

Schritt 2: Zahlen und Daten normalisieren

Verschiedene Regionen verwenden unterschiedliche Trennzeichen. Entscheiden Sie, welches Format die Zielgruppe erwartet.

Dezimal: 1,234.56 vs. 1.234,56
Datum: MM/TT/JJJJ vs. TT/MM/JJJJ
Währung: $1,234.56 vs. 1.234,56 €

Belassen Sie die Beträge während der Übersetzung unverändert. Formatieren Sie nur um, wenn der Empfänger eine lokale Konvention verlangt. Dieser Schritt hilft, häufige Buchhaltungsfehler bei der Übersetzung von Rechnungen zu reduzieren, insbesondere solche, die durch Trennzeichen und Währungsplatzierung verursacht werden.

Schritt 3: Layout und Struktur der Posten erhalten

Rechnungsfehler entstehen häufig durch fehlerhafte Ausrichtung oder fehlende Zeilen. Dies kommt oft nach OCR- oder PDF-Konvertierung vor.

Halten Sie jede Position auf einer einzelnen Zeile
Bewahren Sie Spaltenüberschriften und deren Reihenfolge
Halten Sie Mengen und Einzelpreise ausgerichtet
Fassen Sie Zeilen nicht zusammen, um die Formulierung zu „verbessern“

Wenn Sie eine PDF übersetzen, verwenden Sie ein Tool, das Tabellen und Abstände beibehält. Siehe How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Schritt 4: Übersetzen Sie nur die Textfelder

Konzentrieren Sie sich auf Bezeichnungen, Beschreibungen und Zahlungsanweisungen. Beispiele:

„Zahlung fällig innerhalb von 30 Tagen“
„Zwischensumme“, „MwSt.“, „Gesamtsumme“
„Rechnungsadresse“, „Lieferadresse“

Lassen Sie Zahlenfelder unverändert. Wenn ein Begriff mehrdeutig ist, fügen Sie eine kurze Erläuterung in Klammern hinzu, anstatt die Bedeutung zu ändern. So bleiben übersetzte Rechnungen mit dem ursprünglichen Hauptbuch abgestimmt. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Rechnungen in großem Umfang übersetzen.

Schritt 5: Führen Sie eine zweistufige Qualitätskontrolle durch

Behandeln Sie die Rechnungsübersetzung wie eine kleine Prüfung. Eine zweistufige Kontrolle hilft, Nacharbeit zu reduzieren, indem Summen, Daten und IDs vor der Auslieferung überprüft werden.

Durchgang 1: Genauigkeit

Vergleichen Sie Summen und Steuern mit dem Original
Überprüfen Sie Rechnungsnummern und Kontodaten
Bestätigen Sie Daten und Währungscodes

Durchgang 2: Lesbarkeit

Prüfen Sie Bezeichnungen und Überschriften auf Klarheit
Stellen Sie sicher, dass Beschreibungen prägnant sind
Bestätigen Sie, dass die Zahlungsanweisungen in der Zielsprache sinnvoll sind

Häufige Probleme und schnelle Lösungen

Problem: Summen stimmen nicht überein

Lösung: Überprüfen Sie Trennzeichen und Währungsplatzierung erneut. Ein Tausch von Komma und Punkt kann Werte verändern.

Problem: Währungscodes stimmen nicht überein

Lösung: Überprüfen Sie ISO-Codes (USD, EUR, GBP) und stellen Sie sicher, dass sie mit dem Quelldokument und den Zahlungsanweisungen übereinstimmen.

Problem: Steuerbegriffe sind uneinheitlich

Lösung: Verwenden Sie den offiziellen lokalen Begriff oder behalten Sie den Quellbegriff mit einer kurzen Übersetzung in Klammern bei.

Problem: OCR hat fehlerhafte Zeilen erzeugt

Lösung: Bauen Sie die Tabelle einmal neu auf und übersetzen Sie dann die bereinigte Version.

Empfohlener Workflow mit OpenL

OpenL Doc Translator

Wenn Sie eine schnelle, saubere Ausgabe mit minimalem manuellen Nachbearbeitungsaufwand wünschen:

Exportieren Sie die Rechnung als DOCX oder als textbasiertes PDF.
Laden Sie die Datei bei OpenL Doc Translator hoch.
Wählen Sie Ihre Zielsprache aus und übersetzen Sie das Dokument.
Laden Sie die übersetzte Datei herunter.

Bei gescannten Rechnungen führen Sie zuerst eine OCR durch und laden dann die bereinigte Datei hoch.

Quittungen: Was ist anders

Quittungen sind in der Regel kürzer, enthalten aber dennoch wichtige Felder. Wenn Sie Rechnungen und Quittungen gemeinsam übersetzen, achten Sie besonders auf:

Zahlungsmethode und Autorisierungscodes
Trinkgeld-, Servicegebühr- oder Kleinbetragszeilen
Filialnummern, POS-Terminals und Kassierer-Nummern
Steuerkennzeichnungen, die je nach Region unterschiedlich sind

Wenn eine Quittung für Erstattungen oder Prüfungen verwendet wird, lassen Sie alle Identifikatoren unverändert. Übersetzen Sie nur die Bezeichnungen.

Schnelle Checkliste vor dem Versand

Verwenden Sie diese Checkliste jedes Mal, wenn Sie Rechnungen für grenzüberschreitende Zahlungen übersetzen.

Alle Summen und Steuersätze stimmen mit dem Original überein
Daten und Fälligkeitstermine sind korrekt
Bankdaten und IDs bleiben unverändert
Positionen sind korrekt zugeordnet
Zahlungsbedingungen klingen natürlich in der Zielsprache
Führen Sie einen schnellen QA-Scan mit der Translation QA Checklist durch

Rechnungen und Quittungen sind Finanzdokumente, daher ist Genauigkeit immer wichtiger als Stil. Nutzen Sie diesen Workflow, um Rechnungen sicher zu übersetzen, Rückfragen zu minimieren und Ihre Buchhaltung mehrsprachig sauber zu halten.