明確な議事録を書くための英語表現25選

議事録は、会議に参加できなかった人にも決定事項と次の対応が伝わるものであるべきです。次の25の英語表現を使えば、会話を一言一句書き起こさなくても、議論、決定事項、担当者、期限を記録できます。

記録する内容

通常のチーム会議では、日付、出席者、議題、決定事項、未解決の質問、担当者と期限を明記したアクションを記録します。組織で指定の書式がある場合はそれに従ってください。正式な委員会では、動議の正確な文言、投票、承認手続きも必要になることがあります。以下の表現は日常業務の議事録向けで、そうした規則に代わるものではありません。Language Portal of Canada は簡潔で事実に基づく記録を推奨し、University of Manchester は担当者と作業の期限を明示するよう勧めています。

会議の進行と記録を兼ねる場合は、こちらのビデオ通話で使える英語表現を使って、決定事項を記録する前に声に出して確認できます。

議事録に使える25の表現

以下の例は、架空の商品発売会議を想定しています。名前、日付、成果物は自分の情報に置き換えてください。

会議の概要を示す

#	表現	例文
1	The meeting was held on …	The meeting was held on 14 October 2026.
2	Attendees included …	Attendees included Maya from Marketing, Leo from Design, and Priya from Legal.
3	The purpose of the meeting was to …	The purpose of the meeting was to confirm the product-launch schedule.
4	The agenda covered …	The agenda covered the landing page, legal review, and launch date.
5	The previous minutes were approved.	The previous minutes were approved without changes.

5番目の表現は、グループが前回の議事録を実際に承認した場合にだけ使いましょう。非公式なチーム会議では承認しないこともよくあります。

議論を要約する

#	表現	例文
6	The team reviewed …	The team reviewed the latest landing-page draft.
7	Participants raised concerns about …	Participants raised concerns about the untranslated Spanish checkout screens.
8	The main constraint was …	The main constraint was the time needed for legal review.
9	Two options were considered: …	Two options were considered: launching on 2 November or 9 November.
10	No decision was reached on …	No decision was reached on the paid-advertising budget.

各参加者の発言をそのまま書くのではなく、要点をまとめましょう。University of Waterlooの記録管理ガイドラインは、客観的な議事録を作成し、根拠のない意見を避けるよう勧めています。

決定事項を正確に記録する

#	表現	例文
11	The team agreed to …	The team agreed to launch the English page first.
12	It was decided that …	It was decided that the checkout screens would be reviewed before launch.
13	The proposal was approved subject to …	The proposal was approved subject to legal sign-off.
14	The team chose … over … because …	The team chose 9 November over 2 November because the later date allowed time for testing.
15	The decision was deferred until …	The decision on the advertising budget was deferred until 21 October.

approvedは実際に承認された場合にだけ使います。日付が提案されたにすぎない場合は、decidedではなくproposedと書きましょう。承認に条件がある場合は、その条件も記録します。正式な動議や決議では、組織の規則に従い正確な文言が必要になることがあります。

アクションと期限を割り当てる

#	表現	例文
16	[Name] will … by [date].	Leo will update the landing page by 20 October.
17	[Name] is responsible for …	Priya is responsible for the legal review.
18	[Name] will confirm … with …	Maya will confirm the launch date with the sales team.
19	[Name] and [name] will review …	Leo and Priya will review the final checkout copy.
20	The deadline for … is …	The deadline for final approval is 30 October.

期限がまだ調整中なら、日付を作らずにto be confirmedと記録します。こちらの期限交渉に使える英語表現を参考に、議事録を配布する前に日付を確定しましょう。

未解決事項を記録する

#	表現	例文
21	The open question is …	The open question is when the Spanish checkout will be ready.
22	This item will be revisited on …	This item will be revisited on 21 October.
23	[Name] will circulate the revised draft on [date].	Leo will circulate the revised draft on 20 October.
24	The next meeting is scheduled for …	The next meeting is scheduled for 21 October at 10:00 a.m.
25	[Name] will report progress at …	Priya will report progress at the next meeting.

未解決の質問は決定事項ではありません。明確に区別すれば、議論が指示だと誤解されるのを防げます。

例：短い議事録

• Meeting: Product Launch Meeting
• Date: 14 October 2026
• Attendees: Maya (Marketing), Leo (Design), Priya (Legal)
• Purpose: Confirm the product-launch schedule.

Discussion: The team reviewed the landing page and raised concerns about untranslated Spanish checkout screens. Two launch dates were considered: 2 November and 9 November.

Decisions: The team agreed to launch the English page first and chose 9 November because the later date allowed time for testing. The landing-page proposal was approved subject to legal sign-off. No decision was reached on the paid-advertising budget.

Actions:

Owner	Action	Due
Leo	Update the landing page	20 October
Priya	Complete legal review	30 October
Maya	Confirm the launch date with Sales	21 October

Open question: When will the Spanish checkout be ready? Revisit this and the advertising budget on 21 October.

この例では、決定済みの事項と未完了の作業を分けています。自分の議事録を送る前に、各アクションに担当者と実際の期限があることを確認し、曖昧な決定事項は議長に確認しましょう。表現に迷ったときは、こちらの職場で誤解を解く英語表現を参考に、率直な質問をしてください。最終版の英語原稿はOpenL’s Grammar Checkerで確認してから、名前、日付、決定事項を自分でも検証できます。

Sources

• Language Portal of Canada: Meetings, preparing the minutes — 議事録に含める内容と、簡潔で中立的な表現の指針。
• University of Manchester: Minutes and actions — 決定事項、担当者、成果物、期限の記録。
• University of Waterloo: Recordkeeping guidelines for university committees — 客観的な記録、決定事項、適切な帰属。
• OpenL Grammar Checker — 公式のライティングツールページ。