英語で丁寧に断る言い方
Chromeに追加 
TABLE OF CONTENTS
英語で断るときに大事なのは、ただ no と言うことではなく、相手を突き放した印象にせずに明確な返事をすることです。
丁寧に断るための基本ルール
英語では、断りの前後に短いクッション表現を入れることがよくあります。Cambridge Grammar では、politeness を「敬意を示しつつ、表現をやわらかくして直接的すぎる響きを避けること」と説明しています。だから、No だけだと冷たく聞こえやすく、I'm sorry, I can't make it this time のほうが自然です。
次のシンプルな型を使うと伝えやすくなります。
| ステップ | 何を言うか | 例 |
|---|---|---|
| 1 | まず感謝や受け止めを示す | Thanks for thinking of me. |
| 2 | はっきり断る | I can't take this on right now. |
| 3 | 短い理由や代替案を添える | My schedule is full this week. |
丁寧であることは、曖昧であることではありません。よい断り方とは、相手がすぐ理解できて、なおかつ「聞かなければよかった」と感じさせない言い方です。
理由は短くて十分です。説明が長すぎると、不安そうにも不誠実にも聞こえやすくなります。断り以外の実用英語も学びたいなら、50 English Phrases You’ll Actually Use Every Day や 100 Daily English Sentences for Everyday Conversations もあわせてどうぞ。
場面別のおすすめフレーズ
すぐ使える答えが欲しいなら、まずここから見てください。
| 場面 | いちばん使いやすい表現 | うまく機能する理由 |
|---|---|---|
| 仕事の依頼 | I can't take this on right now. | 明確で、仕事上の断りとして自然 |
| 厳しい締め切り | I'm not able to commit to that timeline. | 相手ではなくスケジュールを断っている |
| 招待 | Thanks for inviting me, but I can't make it. | あたたかく、短く、完結している |
| 手伝いの依頼 | I wish I could help, but I can't. | 好意を示しつつ、引き受けないと伝えられる |
| 顧客からの要望 | While we can't do that, here's what we can do. | 制限と次の手段を同時に示せる |
仕事で丁寧に断る言い方
同僚、上司、クライアントから時間や協力、同意を求められたときに使えます。大事なのは明確さです。曖昧な返事は、結局お互いの手間を増やしがちです。
| # | フレーズ | トーン | 例 |
|---|---|---|---|
| 1 | I can't take this on right now. | 明確でプロフェッショナル | I can't take this on right now because I need to finish the quarterly report by Friday. |
| 2 | I'm not able to commit to that timeline. | フォーマルで締め切りに便利 | I'm not able to commit to that timeline, but I can send a first draft next Tuesday. |
| 3 | I don't have the capacity this week. | 今の職場でよく使う表現 | I don't have the capacity this week. Could we revisit this after the launch? |
| 4 | That won't be possible on my side. | きっぱりしているが中立的 | That won't be possible on my side, but I can share the files you need. |
| 5 | I need to prioritize my current deadline. | 直接的で理由も示せる | I need to prioritize my current deadline, so I can't join the extra review today. |
| 6 | I can't give this the attention it deserves. | やわらかく丁寧 | I can't give this the attention it deserves right now, so I don't want to say yes and deliver poor work. |
| 7 | Could we look at another option? | 協力的 | I can't attend the full meeting. Could we look at another option, like a 15-minute summary call? |
| 8 | I agree with the goal, but not this approach. | 異論を伝えるときに便利 | I agree with the goal, but not this approach. I think the timeline needs more review. |
避けたい表現： That's not my job.
代わりに： I may not be the right person for this, but I can point you to the team that handles it.
メールで断る場合は、短く、仕事として自然な文面にしましょう。Purdue OWL でも、メールは明確で短い段落にすることが勧められています。残念なお知らせを伝えるときは、なおさら大切です。メール全体の組み立てを見たいなら、how to write a professional email も参考になります。
招待を丁寧に断る言い方
招待には、詳しい説明よりもあたたかさが必要です。たいていは、感謝と明確な辞退だけで十分です。
| # | フレーズ | トーン | 例 |
|---|---|---|---|
| 9 | Thanks for inviting me, but I can't make it. | 標準的で自然 | Thanks for inviting me, but I can't make it on Saturday. |
| 10 | I'd love to, but I already have plans. | フレンドリー | I'd love to, but I already have plans that evening. |
| 11 | I won't be able to join this time. | 丁寧で柔軟 | I won't be able to join this time, but I hope it goes well. |
| 12 | That sounds lovely, but I have to pass. | あたたかく、ややカジュアル | That sounds lovely, but I have to pass this weekend. |
| 13 | Maybe another time. | カジュアル | I can't tonight, but maybe another time. |
| 14 | I'm going to sit this one out. | カジュアルでやわらかい | I'm going to sit this one out, but thank you for including me. |
| 15 | I appreciate the invitation, but I won't be able to attend. | フォーマル | I appreciate the invitation, but I won't be able to attend the dinner. |
避けたい表現： I don't want to go.
代わりに： Thanks for inviting me, but I can't make it this time.
Maybe another time は、本当にそう思っているときだけ使いましょう。今後その活動をする気がないなら、期待を持たせないほうが親切です。
手伝いの依頼を丁寧に断る言い方
助けを求められたときも、よい断り方なら相手に「ちゃんと聞いてもらえた」と感じてもらえます。できるなら、リンクを送る、人を紹介する、少しだけ手伝う、日を改める、といった小さな代替案を出すのも有効です。
| # | フレーズ | トーン | 例 |
|---|---|---|---|
| 16 | I wish I could help, but I can't. | あたたかくシンプル | I wish I could help, but I can't cover your shift tomorrow. |
| 17 | I'm sorry, I can't help with that today. | 明確で、その日の都合も伝わる | I'm sorry, I can't help with that today. I have back-to-back calls. |
| 18 | I can't do the whole thing, but I can help with one part. | 境界線を示しつつ協力的 | I can't do the whole thing, but I can review the introduction. |
| 19 | I don't think I'm the best person for this. | 正直で実用的 | I don't think I'm the best person for this, but Maya has handled similar cases before. |
| 20 | I can't promise that. | きっぱりしている | I can't promise that, but I can check what options we have. |
| 21 | I need to say no this time. | 個人的で率直 | I need to say no this time because I have too much on my plate. |
| 22 | I can't make that work, unfortunately. | 丁寧だが最終回答に近い | I can't make that work, unfortunately, but thank you for asking. |
避けたい表現： Fine, I guess.
代わりに： I can't help today, but I can do 20 minutes tomorrow morning.
Fine, I guess は文法上は yes でも、不満そうに聞こえます。いら立った yes より、はっきりした no のほうが親切なことも多いです。
顧客やクライアントに丁寧に断る言い方
顧客対応で断るときには、相手を認める一言、明確な制限、役立つ次の一歩の三つが必要です。Help Scout と Zendesk の案内も同じ方向で、ぶっきらぼうに終わらせず、「代わりに何ができるか」を示すことを勧めています。
| # | フレーズ | トーン | 例 |
|---|---|---|---|
| 23 | I understand why you'd ask, but we're not able to offer that. | 共感的で、かつ明確 | I understand why you'd ask, but we're not able to offer refunds after the trial period ends. |
| 24 | While we can't do that, here's what we can do. | 解決志向 | While we can't extend the discount, here's what we can do: move you to the monthly plan. |
| 25 | That falls outside our current policy. | フォーマルでポリシー重視 | That falls outside our current policy, but I can explain the available options. |
| 26 | We don't support that feature at the moment. | プロダクトサポート向け | We don't support that feature at the moment, but I can show you a workaround. |
| 27 | I'm afraid we can't make an exception in this case. | 丁寧で最終的 | I'm afraid we can't make an exception in this case, because the deadline has passed. |
| 28 | I want to be transparent: this isn't something we can provide. | 正直で敬意がある | I want to be transparent: this isn't something we can provide under the current contract. |
| 29 | The closest option would be... | 代替案を示せる | The closest option would be our annual plan, which includes priority support. |
| 30 | Let me suggest a better path. | 提案型 | That request isn't available, but let me suggest a better path for your use case. |
避けたい表現： No, we can't.
代わりに： While we're unable to do that, here's what we can do.
カスタマーサービスでは、前向きな表現の中に断りを埋もれさせないようにしましょう。顧客はできるだけ早く答えを理解できるべきです。やわらかい言い方は、制限がはっきり伝わっているときにだけ意味があります。
直接的すぎる言い方と、より丁寧な言い換え
英語には、文法的には正しくても対人関係では危うい断り方があります。悪気がなくても、怒っている、退屈している、相手を軽く扱っているように聞こえることがあります。
| 直接的すぎる表現 | よくない印象になる理由 | よりよい言い方 |
|---|---|---|
No. | それだけだとぶっきらぼう | I'm sorry, I can't. |
I don't care. | 失礼で冷たい印象 | I don't have a strong preference, but I can't help with that. |
That's impossible. | 強すぎて厳しく聞こえる | That won't be possible with the current timeline. |
Ask someone else. | 相手を突き放して聞こえる | I may not be the right person, but you could ask Jordan. |
I'm too busy. | 自分本位に聞こえやすい | I don't have the capacity this week. |
Whatever. | いら立ちが出る | I'll leave that decision to you, but I can't join this time. |
ただし例外もあります。緊急時や危険な場面では、直接的な表現のほうが適切です。すぐに強い境界線が必要なら、No, stop は正しい言い方です。
説明しすぎずに断りをやわらかくする方法
クッション表現は一つで十分です。入れすぎると文が弱くなります。
| クッション表現 | 使う場面 | 例 |
|---|---|---|
I'm sorry, but... | 親切に聞こえたいとき | I'm sorry, but I can't make it tonight. |
I'm afraid... | フォーマルに断る必要があるとき | I'm afraid we can't approve that request. |
Unfortunately,... | 残念なお知らせを伝えるとき | Unfortunately, I won't be able to attend. |
I wish I could, but... | 好意を示したいとき | I wish I could, but I have another commitment. |
At the moment,... | 今後変わる可能性があるとき | At the moment, we don't support that file type. |
自分が悪いわけではないなら、謝りすぎないようにしましょう。社交上のクッションとしての謝罪なら自然です。I'm sorry, I can't attend は普通ですが、I'm so, so sorry, I feel terrible は、ただの招待を断るには感情が強すぎることがあります。
練習：どちらが自然か選んでみよう
次のミニ場面で、トーンの違いを確認してみてください。
| 場面 | 直接的すぎる言い方 | よりよい返答 |
|---|---|---|
| 同僚が今日あなたに仕事を引き継いでほしいと言う。 | No, I'm busy. | I can't take this on today, but I can review it tomorrow morning. |
| 友人が夕食に誘う。 | I don't want to. | Thanks for inviting me, but I can't make it this time. |
| クライアントが無料の追加サービスを求める。 | That's not included. | That falls outside the current scope, but I can send you a quote for the extra work. |
| 顧客が、まだない機能を求める。 | No, we don't have that. | We don't support that feature at the moment, but I can show you the closest workaround. |
| 誰かが、あなたには約束できないことを求める。 | I don't know. | I can't promise that, but I can check the available options. |
そのまま使えるテンプレート
一文ではなく、送信できる完成したメッセージが必要なときに使えます。
会議を断る
Thanks for inviting me. I won't be able to join the meeting this time, but please send me the notes afterward if there is anything I should review.
招待を断る
Thanks for thinking of me. I can't make it this time, but I hope you have a great time.
クライアントの要望を断る
Thanks for explaining what you need. That falls outside the current scope, but I can send you the available options and pricing if you'd like to move forward.
大事なのは、no という語を永遠に避けることではありません。返事を明確で、相手を尊重し、しかも役に立つものにすることです。
もし複数言語でこうした文面を書くなら、OpenL を使うと、丁寧な断りのトーンを保ちながら翻訳しやすく、意図せずぶっきらぼうな表現になるのを避けやすくなります。
Sources
- Cambridge Dictionary: Politeness - 英語の礼儀正しさが、敬意とやわらかい表現によってどう成り立つかを説明しています。
- Cambridge Dictionary: Requests -
can、could、would you mind、mayなど、丁寧な依頼表現を扱っています。 - Purdue OWL: Email Etiquette - 仕事メールのトーン、明確さ、簡潔な段落構成に関する案内です。
- Harvard Business Review: Learn When to Say No - 職場でどの依頼を断るべきか判断する視点を紹介しています。
- Help Scout: 7 Tips on How to Say No to Customers - 誠実さ、前向きな言い方、顧客に理解されたと感じてもらう工夫をまとめています。
- Zendesk: 15 winning customer service phrases - 使うべき表現・避けるべき表現と、ぶっきらぼうな
noの言い換え例を紹介しています。
