사용자 매뉴얼을 번역하는 방법?

사용자 설명서는 겉으로는 단순해 보이지만, 안전 경고, 책임 관련 언어, 그리고 고객이 기기나 기계를 사용할 때 참고하는 단계별 지침을 포함하고 있습니다. 번역 오류가 있는 토크 사양이나 잘못된 레이블의 다이어그램은 보증을 무효화하거나 리콜을 유발할 수 있으며, 잘못된 이유로 주목을 받을 수 있습니다. 이 가이드를 사용하여 매뉴얼을 정확하고 감사 가능하며, 지원하는 모든 지역에 맞게 쉽게 업데이트할 수 있는 번역 워크플로를 구축하십시오.

한눈에 보기:

• 먼저 매뉴얼의 범위를 설정하십시오: 기기 분류, 규정, 단어 수, 레이아웃 복잡성.
• 번역을 시작하기 전에 깨끗한 소스 파일과 참조 자산을 준비하십시오.
• 위험 허용 범위에 맞는 번역 접근 방식(CAT, AI 지원, 또는 완전 인간 번역)을 선택하십시오.
• 레이어 계획과 번역 금지 목록을 통해 형식, 다이어그램, 안전 아이콘을 보호하십시오.
• 정확성, 가독성, 규정 준수를 위한 계층화된 QA를 실행한 후, 미래 업데이트를 위한 출력물을 패키징하십시오.

1. 번역 전에 매뉴얼을 매핑하십시오

먼저 어떤 종류의 매뉴얼인지 분류하십시오. 소비자 전자제품, 자동차, 산업 장비, 의료 기기는 각각 다른 규칙을 따릅니다. 다음 질문에 대한 답변을 문서화하십시오:

1. 규제 범위: 제품이 CE, UKCA, FCC, IEC 82079, FDA, 또는 OSHA 규칙에 해당됩니까? 각각은 필수 섹션, 안전 신호 단어의 표현 방식, 그리고 단위가 표현되어야 하는 방식을 정의합니다.
2. 대상 및 지역 목록: 최소 언어 세트(예: EU 24개 언어 vs. “상위 5개 시장”)와 읽기 수준 기대치를 캡처합니다. 방언 선택을 미리 언급하십시오 (pt-BR vs pt-PT, es-MX vs es-ES).
3. 산출물: PDF, HTML 도움말 센터, 장치 내 도움말, 또는 인쇄 준비가 된 InDesign 패키지를 배송합니까? 이중 언어 PDF, 용어집, 또는 번역 메모리(TM)가 배송의 일부로 필요한지 명확히 하십시오.
4. 레이아웃 복잡성: 표, 분해도, 접이식 도식, 또는 다중 열 스프레드를 주의하십시오. 레이아웃 제약이 많을수록 언어학자와 DTP(데스크톱 출판) 전문가 간의 조정이 더 필요합니다.

소스 파일, CAD 스크린샷, 펌웨어 UI 문자열, 법적 표준 문구, 그리고 반드시 보존하거나 피해야 하는 “레거시” 번역에 대한 링크를 포함한 프로젝트 개요를 작성하십시오.

2. 소스 자료 준비

번역가는 소스 패키지가 깔끔할 때 더 빠르게 작업하며 위험한 추측을 덜 하게 됩니다. 다음 준비 작업에 시간을 투자하십시오:

• 편집 가능한 텍스트 추출: InDesign을 IDML로 내보내기, 코드 저장소에서 Markdown 가져오기, 또는 PDF를 DOCX로 변환하기. 유일한 사본이 스캔된 PDF인 경우, 고품질의 OCR을 실행한 후, 제목, 표, 화학 기호를 수동으로 점검합니다.
• 참조 정리: 용어집, 스크린샷, 주석이 달린 다이어그램, UI 문자열이 포함된 /references 폴더를 분리합니다. 모든 다이어그램을 원본 디자인 파일(AI, SVG, CAD)과 짝지어 디자이너가 나중에 호출을 현지화할 수 있도록 합니다.
• 번역 금지 목록 작성: 제품명, 부품 ID, 전선 색상, 토크 값, 테스트 포인트 레이블, 오류 코드를 포함합니다. 이 목록을 번역가와 검토자에게 CAT 도구 내에서 또는 인라인 주석으로 공유합니다.
• 단위 표준화: 대상 시장이 미터법, 영국식, 또는 이중 라벨 값을 기대하는지 문서화합니다(예: “50 N·m (37 lbf·ft)”). 단위를 변환할 계획이라면, 미리 계산하여 참조에 추가하여 번역가가 반올림 규칙을 즉흥적으로 적용하지 않도록 합니다.
• 교차 참조 확인: 페이지 번호, 섹션 ID, 내부 하이퍼링크가 소스에서 올바르게 해결되는지 확인합니다. 번역 후에는 깨진 참조가 늘어나므로, 사본이 손을 떠나기 전에 수정합니다.

3. 올바른 번역 접근 방식 선택

모든 매뉴얼에 맞는 단일 접근 방식은 없습니다. 위험 허용 범위, 일정, 예산을 평가한 후 필요에 따라 방법을 결합합니다.

접근 방식	최적 용도	장점	단점
전문 언어학자 + CAT 도구	규제된 하드웨어, 안전 필수 지침	최고 정확도, TM 재사용, 구조화된 QA	높은 비용, 벤더 관계가 없으면 긴 일정
사내 이중 언어 SME	소량 업데이트, 기능 추가	풍부한 컨텍스트 지식, 빠른 반복	번역 규율 부족 가능성, 편집적 다듬기 필요
AI 지원 초안 작성 + 인간 검토	초기 초안, 간단한 소비자 매뉴얼	빠른 첫 번째 통과, 단어당 비용 절감	엄격한 QA 필요, 허구의 단위 또는 안전하지 않은 문구의 위험

혼합 여부와 상관없이, 공유 용어집, 스타일 가이드, TM을 강제 적용하세요. 많은 팀이 AI 초안을 작성한 후, 이를 CAT 도구에 가져와 리뷰어가 다른 번역 작업처럼 세그먼트, 댓글, 변경 사항을 추적할 수 있도록 합니다.

4. 형식, 다이어그램 및 안전 요소 보호

사용자 매뉴얼은 단순한 텍스트 단락 이상입니다. 아이콘, 분해도, 표, 단계 순서가 포함되어 있으며, 이는 모든 언어에서 유지되어야 합니다.

• 신호 단어와 아이콘: ANSI Z535.6과 같은 표준은 “Danger,” “Warning,” “Caution,” “Notice” 블록을 정의합니다. 설명 텍스트는 번역하되, 구조, 색상, 아이콘 배치는 동일하게 유지하세요.
• 레이어 전략: 다이어그램이나 스크린샷의 경우, 텍스트를 별도의 레이어에 유지하세요. 이렇게 하면 디자이너가 글꼴을 교체하거나 문자열을 확장할 때 아트워크를 다시 만들 필요가 없습니다. 가능하면 벡터 형식(SVG, AI)을 제공하세요; 래스터화된 PNG는 원본 언어를 고정시킵니다.
• 번호 매긴 단계와 불릿: 번역자가 문장이 다르게 줄 바뀜할 때 단계를 다시 번호 매기지 않도록 번호 매기기 체계를 고정하세요. 레이아웃 도구가 자동으로 번호를 생성하는 경우, 브리핑에 이를 명시하세요.
• 표와 측정: 표에 들어갈 콘텐츠는 표 편집기(Excel, CSV)를 사용하세요. 번역자는 구조를 보고 텍스트가 20–30% 확장될 때 열이 정렬된 상태를 유지할 수 있습니다.
• 소프트웨어 문자열: 매뉴얼은 종종 UI 레이블(“Press Start”) 또는 펌웨어 메시지를 포함합니다. 매뉴얼 번역자가 정확한 대소문자를 맞출 수 있도록 공식 소프트웨어 현지화 파일을 참조하세요.

5. 관리된 배치로 번역

매뉴얼을 논리적인 섹션—안전, 설치, 보정, 문제 해결—으로 나누고 배치로 번역하세요. 이는 리뷰어가 집중할 수 있게 하고, 프로젝트 중간에 엔지니어링이 섹션을 업데이트할 때 재작업을 줄여줍니다.

실용적인 팁:

1. 중요 섹션 잠금: 다른 섹션이 발전하는 동안 안전 챕터와 규제 공지를 동결합니다. 모든 사람이 해당 페이지를 안전하게 수정할 수 있는 시점을 알 수 있도록 공유 보드에서 변경 사항을 추적합니다.
2. 댓글을 적극적으로 사용: 번역자들이 불명확한 원문 문장, 누락된 스크린샷, 모호한 측정을 표시하도록 권장합니다. CAT 도구나 공유 문서 내에서 답변하여 향후 업데이트 시 그 이유를 알 수 있도록 합니다.
3. 버전 관리: DOCX/Markdown 또는 IDML 파일을 Git 또는 다른 VCS에 저장합니다. 하드웨어 팀이 개정을 발송할 때 변경 사항을 비교할 수 있도록 릴리스를 태그합니다 (v1.0-en, v1.0-es).

6. 계층화된 품질 보증 실행

고품질 매뉴얼은 맞춤법 검사만으로는 충분하지 않습니다. 서명하기 전에 세 가지 유형의 QA를 계층화합니다:

a. 언어적 QA

• 용어집과 대조하여 용어를 확인하고 스타일 가이드 규칙(격식 vs 비격식 어조, 대명사 선택, 예의 수준)을 확인합니다.
• 테이블, 번호 매겨진 단계, 경고 블록을 소리 내어 읽어 어색한 번역이나 누락된 단어를 잡아냅니다.
• “서비스 전에 장치를 전원 끄기”와 같은 반복되는 구문의 일관성을 확인합니다.

b. 기술 및 데이터 QA

• 모든 측정값, 토크 값, 부품 번호, 전선 색상을 엔지니어링 자재 명세서와 대조합니다. 변환된 단위를 강조 표시하여 검토자가 수학을 다시 실행할 수 있도록 합니다.
• 현지화 후에도 다이어그램이 텍스트와 일치하는지 확인합니다. 예를 들어, 그림 4가 커넥터 J4를 가리키면 캡션과 도면이 모두 변경되었는지 확인합니다.
• 자동 검증기를 실행합니다: PDF/HTML의 링크 검사기, 매뉴얼에 포함된 JSON 또는 구조화된 데이터의 스키마 검증기.

c. 규정 준수 QA

• 필수 섹션(EU 적합성 선언, FCC 진술, 재활용 아이콘)이 규정이 요구하는 위치에 나타나는지 확인합니다.
• 캐나다와 같은 다국어 시장의 경우, 영어 및 프랑스어 버전이 동시에 발송되는지, 경고 라벨이 물리적 장치에 두 언어로 나타나는지 확인합니다.
• 검토자 서명 시트 또는 디지털 승인서를 보관합니다. 감사 또는 책임 조사 시 필요할 수 있습니다.

7. 전달, 출판 및 유지보수

QA가 매뉴얼을 승인하면, 유지보수가 용이하도록 모든 것을 패키징합니다.

• 전달물 체크리스트: 현지화된 PDF/HTML, 소스 파일(IDML, Markdown, SVG), TMX 파일, 용어집, 변경 로그, QA 보고서. 각 로케일별로 구조화된 폴더에 번들로 묶습니다.
• 출판 조정: 하드웨어, 펌웨어, 지원 팀과 동기화하여 장치 라벨, 장치 내 도움말, 고객 지원 스크립트가 모두 동일한 번역 용어를 사용하도록 합니다.
• 업데이트 주기: 매뉴얼 업데이트를 펌웨어 또는 하드웨어 릴리스 일정에 맞춥니다. TM을 활용하여 델타 번역(새로운/변경된 세그먼트만)을 사용하면 비용을 절감하고 언어 일관성을 유지할 수 있습니다.
• 보안 저장: 매뉴얼에는 종종 도면이나 독점 지침이 포함됩니다. 소스 및 현지화된 패키지를 접근 제어된 드라이브에 저장하고, 보안 환경 외부에 존재했던 임시 OCR 또는 AI 출력을 삭제합니다.

빠른 체크리스트 (저장 또는 인쇄)

1. 매뉴얼 유형, 규제 요구사항, 로케일 및 전달물을 범위에 포함합니다.
2. 깨끗한 소스 파일, 참고 자료 및 번역 금지 목록을 준비합니다.
3. 번역 방법(CAT 전문가, SME, AI 지원)을 선택하고 용어베이스를 설정합니다.
4. 레이아웃, 아이콘, 다이어그램 및 표를 레이어 계획 및 구조화된 파일로 보호합니다.
5. 명확한 소유권, 댓글 및 버전 관리를 통해 일괄 번역합니다.
6. 서명 전에 언어, 기술 및 규정 준수 QA를 실행합니다.
7. TM/용어집 자산과 함께 현지화된 출력을 패키징하고 향후 업데이트를 계획합니다.

준비 작업을 앞당기고, 공유 용어를 강제하며, QA를 계층화함으로써 비용이 많이 드는 재작성을 방지하고 고객이 제품을 조립, 설치 또는 수리할 때 사용하는 언어에 관계없이 안전하게 유지할 수 있습니다. 다음 하드웨어 개정판이 출하될 때, 이미 깨끗한 참고 파일, 검토자 노트 및 번역 메모리가 준비되어 있어 사용자 매뉴얼 현지화를 혼란스러운 작업에서 일상적인 릴리스 단계로 전환할 수 있습니다.

엔드 투 엔드 워크플로 템플릿이 필요하신가요? OpenL Manual Translator는 OCR 정리, CAT 준비 완료 내보내기, AI 초안 작성, 이중 언어 QA 로그를 패키지로 제공하여 매번 도구를 재구축하지 않고도 모든 로케일에 하나의 안전한 프로세스를 푸시할 수 있습니다.