Как перевести коммерческое предложение (смету)

TABLE OF CONTENTS

Коммерческое предложение (часто называемое quote или quotation) — это коммерческий документ, в котором предлагаются цены и условия на товары или услуги. Перевод такого документа может быть обманчиво рискованным: одна неверно переведённая инкотерм, единица измерения или условие оплаты может привести к спорам, задержкам или дорогостоящей переделке.

Это руководство предлагает простой рабочий процесс для точного перевода коммерческих предложений с сохранением числовых данных и коммерческого смысла.

Эта статья не является юридической или налоговой консультацией. Для сделок с высокой стоимостью или в регулируемых отраслях рекомендуется, чтобы квалифицированный специалист проверил переведённое коммерческое предложение.

Quote vs pro forma invoice

Компании используют эти документы по-разному. Во многих рабочих процессах коммерческое предложение предоставляется до того, как покупатель принимает решение, в то время как pro forma invoice используется для поддержки платежей или таможенных процедур.

Если ваше “quotation” используется для международных торговых документов, сравните ваш формат с рекомендациями Министерства торговли США по pro forma invoices.

Перед переводом: 5 проверок

Получите ответы на эти вопросы заранее. Это предотвратит самые распространённые ошибки при переводе коммерческих предложений.

Страна назначения и языковой вариант (например, en-US vs en-GB).
Следует ли конвертировать валюту или оставить как есть? (По умолчанию: суммы не изменяются.)
Какова база ценообразования? (EXW, FOB, DDP и т.д.) и точное место доставки.
Какие термины должны остаться без изменений? (названия продуктов, артикулы, юридические наименования)
Кто будет использовать этот документ? Только клиент или также финансы, закупки и таможня.

Если вы не уверены по пункту (2), оставьте оригинальную валюту и добавьте примечание, например: “Цены указаны в USD. Конвертация валюты не включена.”

Шаг 1: Зафиксируйте неизменяемые элементы

Обрабатывайте коммерческое предложение как структурированные данные. Создайте короткий список “не переводить” в начале рабочего файла, затем переводите всё остальное вокруг этих элементов.

Не переводить (типично):

Номер предложения, редакция/версия и дата выпуска
Номер клиента, ссылка на заказ (PO reference) (если имеется)
Артикулы продукта / номера деталей / названия моделей
Количество, цена за единицу, скидка, промежуточный итог, налог, доставка, итоговая сумма
Код валюты (USD/EUR/GBP) и правила размещения символа
Банковские реквизиты (имя получателя, IBAN, SWIFT/BIC), ссылки для оплаты
Названия юридических лиц, регистрационные номера, налоговые идентификаторы
Коды Инкотермс (EXW/FOB/CIF/DDP) и указанные места

Для получения дополнительных категорий «не переводить» (ID, URL, строкоподобные коды) используйте What Not to Translate.

Шаг 2: Используйте лучший исходный файл

Вы получите более точный результат и меньше проблем с форматированием, если будете переводить исходный файл, а не скриншот.

Лучше всего: XLSX, DOCX или оригинальное предложение из вашего ERP/CRM экспорта
Хорошо: PDF на основе текста
В крайнем случае: отсканированный PDF/фото (сначала используйте OCR)

Если ваше предложение отсканировано, начните с How to Translate a Scanned PDF.

Шаг 3: Переводите текст, а не математику

В большинстве предложений переводить следует следующие части:

Описания позиций (но артикулы оставлять без изменений)
Объем работ / поставляемые услуги
Сроки поставки и примечания по доставке
Условия оплаты и приемки
Условия гарантии/возврата (если включены)
Контактные примечания и инструкции

Если ваше предложение содержит много таблиц (часто встречается в XLSX/PDF), используйте рабочий процесс с сохранением формата, например How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Шаг 4: Оставляйте числа понятными

Ошибки в разделителях приводят к реальным финансовым ошибкам. Приводите форматирование в соответствие с целевым рынком, но не изменяйте исходные значения, если не указано иное.

Десятичные и тысячные разделители: 1,234.56 против 1.234,56
Даты: избегайте неоднозначности типа 03/04/2026; пишите 4 Mar 2026 или 2026-03-04, если возможно
Валюта: для ясности используйте коды валют ISO (например, USD, EUR) и сохраняйте исходный код

Для более глубоких правил локализации (пробелы в валюте, поведение десятичных знаков, форматы времени) см. Почему даты и числа нуждаются в локализации.

Шаг 5: Инкотермс: сохраняйте код, переводите значение

Инкотермс — это стандартизированные торговые термины, публикуемые Международной торговой палатой. В коммерческом предложении обычно следует оставить 3-буквенный код без изменений, а сопровождающее объяснение и наименование места перевести.

Примеры:

FOB Shanghai (Incoterms® 2020) → оставить FOB и место; перевести пояснительное предложение
DDP Berlin → оставить DDP; внимательно перевести текст о пошлинах/налогах

Если вам нужно напомнить, какие термины существуют и почему “указанное место” важно, используйте следующие источники:

Обзор ICC по Incoterms® 2020
Обзор Инкотермс от Министерства торговли США Incoterms

Шаг 6: Единицы измерения и спецификации

В коммерческих предложениях часто указываются технические характеристики (размеры, вес, допуски), которые должны быть точными.

Практические правила:

Оставляйте числа без изменений; переводите единицы только по запросу.
Если необходимо перевести, указывайте оба варианта: 5 ft (1.52 m).
Избегайте опечаток, таких как mm вместо cm или Nm вместо N·m.

Для ознакомления с правилами оформления единиц (особенно СИ) хорошим источником является руководство по написанию СИ от NIST.

Шаг 7: Проверка качества как аудит

Перед отправкой выполните быструю двухэтапную проверку:

Этап 1: Целостность данных

Итоги, налоги и валюты совпадают с оригиналом
Номер предложения, даты и срок действия указаны верно
Артикулы/SKU не изменены
Код Инкотермс + указанное место не изменены и согласованы
Банковские реквизиты и ссылки на оплату не изменены

Этап 2: Коммерческая ясность

Позиции понятны без искажения смысла
Условия читаются естественно на целевом языке (без “машинного” стиля)
Нет пропущенных строк или нарушенного форматирования таблицы

Используйте Translation QA Checklist для более широкого и повторяемого контроля качества.

Мини-шаблон: обязательные поля

Вам не нужно копировать это дословно, но это надежная структура для международных коммерческих предложений.

Раздел	Что включать	Примечание по переводу
Продавец / Покупатель	Юридические названия организаций, адреса, налоговые идентификаторы	Не переводите юридические названия; переводите только подписи
Заголовок предложения	Номер предложения, дата, версия, срок действия	Идентификаторы не изменять; локализуйте формат даты
Товары	SKU, описание, количество, цена за единицу	SKU не изменять; переводить только описания
Итоги	Промежуточный итог, скидки, налоги, доставка, итоговая сумма	Никогда не изменяйте значения; проверьте разделители
Доставка	Инкотермс + указанное место, срок поставки	Код оставить; внимательно перевести пояснения
Оплата	способ, срок оплаты, банковские реквизиты	Банковские данные не изменять
Примечания	гарантия, исключения, акцепт	Сохраняйте смысл “shall/must/may”

OpenL workflow

OpenL Doc Translator

Если вам нужен быстрый черновик с сохранением читаемости документа:

Экспортируйте ваше коммерческое предложение в XLSX/DOCX (или PDF на основе текста).
Загрузите его в OpenL Doc Translator.
Переведите и скачайте итоговый файл.
Примените вышеуказанный чек-лист QA, уделяя особое внимание итогам, Incoterms и банковским реквизитам.

Если вы часто предлагаете одни и те же товары, ведите небольшой глоссарий предпочтительных терминов для продуктов и используйте его во всех предложениях для консистентности.

FAQ

Нужно ли конвертировать валюту при переводе коммерческого предложения?

Только если клиент явно этого требует. В противном случае оставьте оригинальную валюту и суммы, и уточните код валюты для предотвращения недоразумений.

Можно ли безопасно переводить коммерческое предложение в Excel?

Да, если вы разделяете текстовые столбцы от числовых. Для практических советов (формулы, числовые форматы, QA) смотрите How to Translate Excel Online.

Должен ли я переводить инструкции по оплате дословно?

Переводите для ясности, но не «упрощайте» и не изменяйте обязательства. Сохраняйте точные сроки оплаты, комиссии и банковские реквизиты. Если коммерческое предложение является юридически обязательным в вашем контексте, следуйте рекомендациям из How to Translate Contracts.

Коммерческие предложения — это документы о продаже, но они функционируют как финансовые и юридические документы. Обрабатывайте их как структурированные данные, сохраняйте математические расчёты, переводите коммерческий смысл и каждый раз проводите краткую проверку качества.