Danh sách kiểm tra soát xét tài liệu song ngữ

TABLE OF CONTENTS

Một tài liệu đã dịch có thể đọc rất trôi chảy mà vẫn thiếu một đoạn, sai một con số, vỡ bảng hoặc còn sót văn bản ngôn ngữ nguồn. Soát xét song ngữ giúp phát hiện những vấn đề này bằng cách đối chiếu bản gốc và bản dịch theo từng lượt riêng biệt trước khi bất kỳ ai phê duyệt tệp cuối cùng.

Soát xét theo từng lượt, không phải từng trang

Đừng cố kiểm tra đồng thời ý nghĩa, ngữ pháp, con số và bố cục. Mỗi tác vụ đòi hỏi một kiểu chú ý khác nhau, nên hãy làm theo thứ tự sau:

Lượt	Câu hỏi chính	Hạng mục rủi ro cao nhất
1. Thiết lập	Chúng ta có đang soát xét đúng tệp không?	Phiên bản, ngôn ngữ, đối tượng độc giả, bảng thuật ngữ
2. Tính đầy đủ	Mọi thành phần của bản gốc đã được thể hiện chưa?	Tiêu đề, danh sách, hộp văn bản, chú thích cuối trang
3. Ý nghĩa	Bản dịch có nói cùng một điều không?	Phủ định, điều kiện, nghĩa vụ, giọng điệu
4. Trôi chảy	Văn bản đích có tự đứng vững được không?	Ngữ pháp, chính tả, dấu câu, khả năng đọc
5. Dữ liệu	Có giá trị chính xác nào bị thay đổi không?	Số, ngày tháng, đơn vị, tên, tham chiếu
6. Bố cục	Tệp đã dịch vẫn còn dùng được chứ?	Tràn văn bản, bảng, phông chữ, ngắt trang
7. Bàn giao	Đây có phải tệp mà người nhận nên nhận không?	Liên kết, tên tệp, siêu dữ liệu, bản xuất cuối cùng

Hãy mở đồng thời bản gốc, bản song ngữ và bản đã dịch. Đánh dấu vấn đề trong tệp song ngữ, sửa lỗi trong tệp đã dịch có thể chỉnh sửa, và ghi lại các quyết định thuật ngữ vào một bảng thuật ngữ ngắn. Cách này tránh biến bản sao dùng để soát xét thành một tệp gốc thứ hai không được kiểm soát.

1. Xác nhận thiết lập soát xét

Soát xét chính xác nhưng sai phiên bản bản gốc thì vẫn là một lần soát xét thất bại. Hãy xác định danh tính của tệp trước khi đọc từng câu.

Tệp gốc là phiên bản đã được phê duyệt mới nhất.
Tệp đã dịch được tạo ra từ đúng bản gốc đó.
Ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích là chính xác.
Đối tượng độc giả, quốc gia hoặc địa phương, mục đích và giọng điệu yêu cầu đã được ghi rõ.
Có sẵn bảng thuật ngữ, hướng dẫn phong cách, danh sách không dịch hoặc bản dịch tham chiếu đã được phê duyệt khi cần.
Định dạng đầu ra yêu cầu đã được biết: tệp có thể chỉnh sửa, PDF sẵn sàng in, hoặc cả hai.
Nhận xét, thay đổi theo dõi, văn bản ẩn, tệp đính kèm và các phần được bảo vệ bằng mật khẩu đã được xác định.

Hãy dùng tên tệp rõ ràng trong khi soát xét. Một mẫu như project-document-language-v03-review.docx dễ kiểm soát hơn final-new-2.docx. Nếu bản gốc thay đổi sau khi bắt đầu dịch, hãy tạm dừng và xác định các phần đã thay đổi thay vì âm thầm trộn lẫn các phiên bản.

Trước khi tải tài liệu mật lên bất kỳ dịch vụ trực tuyến nào, hãy loại bỏ dữ liệu mà người dịch không cần và kiểm tra điều khoản xử lý của dịch vụ. Danh sách kiểm tra quyền riêng tư khi dịch tài liệu trực tuyến đề cập đến bước chuẩn bị đó.

2. Kiểm tra tính đầy đủ trước phong cách

Lượt nội dung đầu tiên trả lời một câu hỏi: mọi thứ đã có trong bản dịch chưa? Đừng trau chuốt câu chữ vội.

Trước tiên hãy so sánh các cấu trúc nhìn thấy được:

Số trang không cần phải khớp. Việc dịch thường làm thay đổi độ dài văn bản, khiến nội dung chuyển sang trang khác. Thay vào đó, hãy so sánh các mốc ổn định: trình tự tiêu đề, số lượng mục trong danh sách, cấu trúc bảng, nhãn hình và câu đầu cùng câu cuối của mỗi phần.

Việc tìm kiếm các từ ngôn ngữ nguồn phổ biến có thể phát hiện phần còn sót, nhưng đó chỉ là một gợi ý. Tên sản phẩm, trích dẫn và nhãn song ngữ có chủ đích có thể cần được giữ nguyên.

3. Đối chiếu ý nghĩa và thuật ngữ

Với lượt này, hãy đọc bản gốc và bản dịch cùng lúc. Hãy soát xét cả câu và mệnh đề hoàn chỉnh, không phải những từ riêng lẻ.

Kiểm tra ý nghĩa có tác động lớn

Các phủ định như not, unless, except và without được giữ nguyên.
Các điều kiện và ngoại lệ có cùng phạm vi.
Cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm cho mỗi hành động không thay đổi.
Yêu cầu, khuyến nghị và sự cho phép vẫn được phân biệt rõ ràng.
Các so sánh, khoảng giá trị và ngưỡng giữ nguyên hướng.
Sự không chắc chắn không biến thành sự chắc chắn, hoặc ngược lại.
Giọng điệu phù hợp với đối tượng độc giả dự định mà không làm yếu đi thông điệp.

Những động từ tình thái nhỏ bé có thể mang hậu quả lớn. May, should và must không thể thay thế cho nhau trong một chính sách, hướng dẫn hoặc hợp đồng. Tương tự, up to 30 days không có nghĩa là after 30 days, và at least 10 units không có nghĩa là no more than 10 units.

Thực thi thuật ngữ

Mỗi thuật ngữ nguồn đã được phê duyệt đều dùng thuật ngữ đích ưu tiên.
Tên sản phẩm, mã model, nhãn hiệu và tên cá nhân tuân theo quy tắc không dịch.
Từ viết tắt được viết đầy đủ hoặc giữ nguyên một cách nhất quán.
Cùng một khái niệm không bị dịch theo nhiều cách khác nhau mà không có lý do.
Các thuật ngữ bị loại bỏ hoặc bị cấm không xuất hiện.
Nhãn giao diện và tham chiếu chéo khớp với sản phẩm hoặc tài liệu mà chúng chỉ tới.

Đừng lập bảng thuật ngữ cho mọi danh từ. Hãy tập trung vào những thuật ngữ ảnh hưởng đến ý nghĩa, khả năng tìm kiếm, tính nhất quán thương hiệu hoặc hành động của người dùng. Microsoft mô tả hướng dẫn phong cách bản địa hóa là các quy tắc riêng cho từng ngôn ngữ, bao quát phong cách, cách dùng và định dạng dữ liệu đặc thù theo thị trường; đó là mức hướng dẫn phù hợp để ghi lại trước khi một nhóm soát xét nhiều tài liệu trong cùng một địa phương.

4. Đọc bản dịch một cách độc lập

Hãy che bản gốc và đọc tài liệu đích như chính độc giả dự định của nó. Một câu có thể bám sát bản gốc mà vẫn nghe không tự nhiên hoặc trở nên khó theo dõi.

Ngữ pháp và chính tả tuân theo địa phương của ngôn ngữ đích.
Dấu câu, dấu trích dẫn, viết hoa và khoảng cách nhất quán.
Câu văn rõ ràng mà không sao chép trật tự từ của ngôn ngữ nguồn.
Đại từ và các tham chiếu có chủ thể rõ ràng.
Tiêu đề, nhãn, hướng dẫn và lời kêu gọi hành động nghe tự nhiên trong ngữ cảnh.
Giọng điệu và mức độ trang trọng nhất quán từ đầu đến cuối.
Không có thay đổi biên tập nào tạo ra lỗi ý nghĩa mới.

Sau khi biên tập cho trôi chảy, hãy đối chiếu lại với bản gốc mọi câu đã được viết lại đáng kể. Lần đối chiếu cuối cùng này ngăn một cải tiến phong cách âm thầm làm thay đổi một điều kiện, con số hoặc trách nhiệm.

5. Xác minh số liệu và dữ liệu có cấu trúc

Số liệu xứng đáng có một lượt riêng vì văn xuôi trôi chảy có thể khiến một giá trị sai trông đáng tin. Hãy tìm trong bản gốc và bản dịch các chữ số, ký hiệu tiền tệ, dấu phần trăm và ký hiệu đơn vị.

Hạng mục	Cần so sánh điều gì
Ngày tháng và thời gian	Ngày, tháng, năm, múi giờ, định dạng 12/24 giờ
Tiền tệ	Số tiền, đơn vị tiền tệ, dấu phân cách thập phân, ký hiệu hoặc mã ISO
Phần trăm	Giá trị, dấu, số chữ số thập phân, con số cơ sở liên quan
Đo lường	Giá trị, đơn vị, quy đổi, khoảng cách, viết hoa
Khoảng giá trị	Các điểm đầu cuối, dấu gạch ngang, cách diễn đạt bao gồm hoặc loại trừ
Mã định danh	Số hóa đơn, tài khoản, model, điều khoản, phiếu hỗ trợ và phiên bản
Bảng	Nhãn hàng, tổng, căn chỉnh cột, ô trống, chú thích
Hình	Nhãn trục, chú giải, chú thích ảnh, chú thích nổi, ghi chú nguồn

Hãy dùng danh sách kiểm tra này:

Mọi con số đều thể hiện cùng giá trị như bản gốc, trừ khi cần quy đổi đã được phê duyệt.
Dấu phân cách thập phân và phân cách hàng nghìn tuân theo địa phương của ngôn ngữ đích mà không làm thay đổi độ lớn.
Dấu âm, dấu phần trăm và ký hiệu bất đẳng thức đều có mặt.
Các đơn vị không bị vô tình dịch sang một đơn vị khác.
Tổng của bảng vẫn cộng đúng.
Tham chiếu đến hình và bảng trỏ đúng hạng mục.
Tham chiếu đến điều khoản, mục, trang và phụ lục vẫn còn hiệu lực.
Địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ bưu chính và mã đều chính xác.

Với tài liệu tài chính, khoa học, pháp lý, y tế hoặc an toàn, hãy nhờ người soát xét chuyên môn phê duyệt dữ liệu rủi ro cao. Chỉ trôi chảy ngôn ngữ thôi thì không đủ để xác minh một liều lượng, phép tính thuế, dung sai kỹ thuật hoặc nghĩa vụ pháp lý.

6. Kiểm tra bố cục và định dạng

Bây giờ hãy soát xét riêng bản đã dịch, trước tiên ở định dạng có thể chỉnh sửa và sau đó ở định dạng bàn giao. Độc giả sẽ không mở sẵn bản gốc để giải thích một trang bị vỡ.

W3C lưu ý rằng tiếng Anh và tiếng Trung là những ngôn ngữ nguồn cô đọng và văn bản dịch thường trở nên dài hơn. Các nhãn ngắn có thể giãn ra đặc biệt mạnh, trong khi một số hệ chữ cần nhiều không gian chiều dọc hơn. Do đó, một bản dịch đúng cần các khung chứa linh hoạt và một lượt xử lý bố cục thực sự.

Văn bản và kiểu chữ

Không có văn bản nào bị cắt, ẩn, chồng lấn hoặc thu nhỏ đến mức không đọc được.
Tiêu đề ngắt dòng gọn gàng và vẫn khác biệt rõ ràng về mặt thị giác.
Khoảng cách đoạn, thụt lề và căn chỉnh nhất quán.
Các ký tự cần thiết hiển thị đúng ở kiểu thường, đậm, nghiêng, chỉ số trên và chỉ số dưới.
Tiếng Ả Rập, tiếng Do Thái và các văn bản từ phải sang trái khác dùng đúng hướng và thứ tự đọc.
Các ngắt dòng thủ công từ bản gốc không tạo ra những dòng không tự nhiên trong ngôn ngữ đích.

Cấu trúc tài liệu

Bảng vừa với trang và giữ đúng mối quan hệ hàng-cột.
Danh sách giữ nguyên cấp đánh số và trình tự.
Hình ảnh, chú thích ảnh và chú thích nổi vẫn gắn với đúng nội dung.
Ngắt trang không để tiêu đề lẻ loi hoặc tách ghi chú khỏi chủ đề của nó.
Mục lục phản ánh các tiêu đề đã dịch và số trang hiện tại.
Đầu trang và chân trang không đụng vào phần thân văn bản.
Các trường biểu mẫu, hộp kiểm, dòng chữ ký và vùng điền thông tin vẫn hoạt động.

Nếu ký tự hiển thị thành ô vuông, chữ cái bị tách rời hoặc phông chữ thay đổi bất thường, hãy dùng các bước chẩn đoán trong Vì sao phông chữ bị lỗi sau khi dịch trước khi thay đổi kích thước mọi thứ xung quanh triệu chứng.

7. Kiểm thử liên kết và các thành phần tương tác

Liên kết có thể trông không đổi nhưng lại trỏ sai đích. Hãy kiểm thử chúng trong tệp bàn giao đã xuất, không chỉ trong trình biên tập.

Mọi liên kết web đều mở đúng trang đang hoạt động như mong muốn.
Liên kết email giữ đúng địa chỉ và tiêu đề khi được dùng.
Dấu trang nội bộ và liên kết mục lục nhảy đến đúng phần.
Tham chiếu chéo hiển thị đúng số và nhãn.
Mã QR vẫn quét được và phân giải chính xác.
Không có liên kết sản xuất nào bị thay bằng địa chỉ thử nghiệm hoặc địa chỉ cục bộ.
Văn bản liên kết có ý nghĩa trong ngôn ngữ đích.

Đừng dịch chính URL trừ khi có một đích đã bản địa hóa được xác minh. Nếu một liên kết nguồn trỏ đến nội dung không có sẵn trong ngôn ngữ đích, hãy quyết định giữ nguyên, thay thế hoặc thêm một ghi chú ngắn về ngôn ngữ.

8. Dùng OpenL Doc Translator cho bản nháp đầu tiên và bản soát xét

OpenL Doc Translator chấp nhận các định dạng tài liệu phổ biến bao gồm PDF, DOCX, PPTX và XLSX. Trang sản phẩm chính thức của công cụ này nêu rằng nó giữ nguyên phông chữ, màu sắc, bảng và bố cục trang, đồng thời trả về cả bản đã dịch và bản song ngữ.

Hãy dùng hai kết quả đầu ra đó cho những công việc khác nhau:

Tải lên tệp gốc có thể chỉnh sửa khi có sẵn. Một tệp DOCX, PPTX hoặc XLSX gốc thường thể hiện cấu trúc tài liệu rõ ràng hơn một bản quét đã được làm phẳng.
Chọn ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích. Hãy xác nhận riêng địa phương đích khi chính tả, ngày tháng hoặc thuật ngữ khác nhau theo thị trường.
Soát xét bản xem trước miễn phí. Hãy kiểm tra một trang đặc kín chữ, một bảng và một trang có hình ảnh hoặc hộp văn bản trước khi xử lý một tệp dài.
Tải xuống cả hai phiên bản. Dùng bản song ngữ để đối chiếu nguồn-đích và bản đã dịch để kiểm tra bố cục và bàn giao.
Chỉnh sửa bản gốc có thể chỉnh sửa. Áp dụng các thay đổi đã được phê duyệt một lần, rồi xuất một tệp cuối cùng mới.

Việc giữ nguyên định dạng giúp giảm công dựng lại thủ công; điều đó không đồng nghĩa với việc phê duyệt bản dịch. Người soát xét vẫn cần xác minh ý nghĩa, các giá trị chính xác, thuật ngữ chuyên ngành và những hướng dẫn rủi ro cao.

Danh sách kiểm tra phê duyệt cuối cùng

Hãy chạy bước kiểm tra ngắn này sau khi hoàn tất mọi chỉnh sửa:

Việc soát xét chỉ hoàn tất khi cả bước đối chiếu nguồn-đích và bước kiểm tra tệp cuối cùng đều đạt. Một bước bảo vệ ý nghĩa; bước kia bảo vệ tài liệu mà độc giả sẽ thực sự sử dụng.

Sources

ISO 17100:2015, Translation services - Requirements for translation services - official standard covering the core processes, resources, and quality-related requirements of professional translation services.
W3C: Text size in translation - explains text expansion, wrapping, character width, and vertical-space differences across languages.
Microsoft Localization Style Guides - language-specific guidance on style, usage, and market-specific data formats.
OpenL Doc Translator - official product details for supported document formats, formatting preservation, previews, and bilingual review files.