25 Cụm từ Tiếng Anh để Làm Rõ Hiểu Lầm tại Nơi Làm Việc

Một hiểu lầm nhỏ tại nơi làm việc có thể thay đổi một hạn chót, một mức giá hoặc người chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ. 25 cụm từ này giúp bạn dừng lại, kiểm tra và sửa chữa cuộc trò chuyện mà không nghe có vẻ thô lỗ.

Tham khảo nhanh: 25 cụm từ làm rõ

#	Cụm từ	Dùng tốt nhất cho	Giọng điệu
1	Sorry, I didn't catch that.	Điều bạn không nghe rõ	Trung tính
2	Could you say that again, please?	Yêu cầu nhắc lại toàn bộ	Lịch sự
3	Could you speak a little more slowly?	Lời nói quá nhanh	Lịch sự
4	Would you mind repeating the last part?	Một chi tiết bị bỏ lỡ	Lịch sự
5	Could you spell that for me?	Tên riêng hoặc thuật ngữ kỹ thuật	Lịch sự
6	What do you mean by ...?	Một từ hoặc ý chưa rõ	Trực tiếp, trung tính
7	Could you clarify what you mean by ...?	Một lời giải thích trang trọng hơn	Lịch sự, trang trọng
8	When you say X, do you mean Y?	Kiểm tra một cách hiểu	Trung tính
9	Could you give me an example?	Biến một ý trừu tượng thành cụ thể	Lịch sự
10	Could you walk me through that part?	Một quy trình hoặc trình tự	Mang tính hợp tác
11	If I understand correctly, ...	Nhắc lại ý chính	Trung tính
12	So, what you're saying is ...	Diễn giải trong cuộc trò chuyện	Trung tính
13	Let me make sure I've got this right.	Kiểm tra nhiều chi tiết	Trung tính
14	Just to confirm, ...	Ngày tháng, con số hoặc quyết định	Chuyên nghiệp
15	Am I right in thinking that ...?	Kiểm tra một giả định	Lịch sự
16	I may not have explained that clearly.	Nhận trách nhiệm	Khéo léo
17	Sorry, that's not quite what I meant.	Sửa lại một cách hiểu	Lịch sự
18	I think there may have been a misunderstanding.	Gọi tên một bất đồng một cách nhẹ nhàng	Khéo léo
19	Let me rephrase that.	Thử một cách giải thích rõ ràng hơn	Trung tính
20	To clarify, ...	Nêu rõ ý nghĩa dự định	Chuyên nghiệp
21	Could you confirm whether ...?	Yêu cầu trả lời bằng văn bản	Trang trọng
22	Could you clarify which ...?	Chọn giữa các lựa chọn	Trang trọng
23	My understanding is that ...	Ghi lại cách hiểu của bạn	Chuyên nghiệp
24	For clarity, could we confirm ...?	Đi đến một quyết định chung	Mang tính hợp tác
25	I'll summarize the next steps to make sure we're aligned.	Kết thúc một cuộc họp hoặc email	Chuyên nghiệp

Cambridge Grammar lưu ý rằng các yêu cầu trong tiếng Anh thường được diễn đạt một cách lịch sự và gián tiếp bằng những dạng như could. Đó là lý do vì sao Could you explain that again? thường hiệu quả hơn ở nơi làm việc so với một mệnh lệnh trần trụi như Explain that again.

Yêu cầu ai đó nhắc lại hoặc nói chậm hơn

Hãy dùng những cụm từ này khi vấn đề nằm ở việc nghe, tốc độ, phát âm hoặc một cái tên xa lạ. Bạn không cần phải giả vờ rằng mình đã hiểu.

1. Sorry, I didn’t catch that.

Hãy dùng cụm từ tự nhiên này khi bạn bỏ lỡ một từ hoặc một câu ngắn. Nó tập trung vào điều bạn nghe được, chứ không phải vào cách người kia đã nói.

Ví dụ: Sorry, I didn't catch that. Did you say the client meeting is on Thursday?

2. Could you say that again, please?

Hãy yêu cầu nhắc lại toàn bộ khi có nhiều chi tiết chưa rõ.

Ví dụ: Could you say that again, please? The audio cut out for a few seconds.

3. Could you speak a little more slowly?

Cụm này hữu ích trong các cuộc gọi, khi thuyết trình, hoặc khi bạn đang nói bằng ngôn ngữ thứ hai. A little làm dịu yêu cầu.

Ví dụ: Could you speak a little more slowly? I want to write down the figures correctly.

4. Would you mind repeating the last part?

Dùng cụm này khi bạn đã hiểu phần lớn thông điệp nhưng bỏ lỡ chi tiết cuối cùng.

Ví dụ: Would you mind repeating the last part? I heard the deadline, but not the file format.

5. Could you spell that for me?

Hãy hỏi câu này với tên riêng, địa chỉ email, mã sản phẩm và thuật ngữ kỹ thuật, những chỗ mà một chữ cái cũng quan trọng.

Ví dụ: Could you spell the supplier's name for me? I want to enter it correctly in the contract.

Để biết thêm các cách diễn đạt nghe và kiểm tra thông dụng hàng ngày, hãy xem 100 Câu tiếng Anh hàng ngày cho giao tiếp thường nhật.

Kiểm tra ý của người khác

Nghe được từng từ không đảm bảo rằng bạn hiểu được ý. Những cụm từ này yêu cầu người nói định nghĩa, thu hẹp hoặc minh họa ý của họ.

6. What do you mean by …?

Dùng cụm này với đồng nghiệp bạn đã quen khi một từ hoặc cụm từ nào đó mơ hồ. Hãy thêm đúng những từ bạn muốn được giải thích.

Ví dụ: What do you mean by "final review"? Do you want comments, approval, or both?

7. Could you clarify what you mean by …?

Đây là một phiên bản trang trọng hơn. Cambridge định nghĩa clarify là làm cho điều gì đó dễ hiểu hơn bằng cách thêm chi tiết hoặc đưa ra một lời giải thích đơn giản hơn.

Ví dụ: Could you clarify what you mean by "urgent"? Do you need the report today or this week?

8. When you say X, do you mean Y?

Hãy đưa ra cách hiểu tốt nhất của bạn để người kia có thể xác nhận hoặc sửa lại nhanh chóng.

Ví dụ: When you say "launch," do you mean the internal release or the public announcement?

9. Could you give me an example?

Hãy xin một ví dụ khi một mục tiêu, vấn đề hoặc lời góp ý quá trừu tượng.

Ví dụ: Could you give me an example of a section that sounds too technical?

10. Could you walk me through that part?

Dùng cụm này cho một quy trình có nhiều bước. Nó yêu cầu một lời giải thích theo trình tự, chứ không chỉ là nhắc lại.

Ví dụ: Could you walk me through the approval step? I'm not sure who signs the request after Finance.

Xác nhận cách hiểu của bạn

Nhắc lại thông điệp đặc biệt hữu ích khi một cuộc trò chuyện có liên quan đến ngày tháng, tiền bạc, trách nhiệm hoặc nhiều quyết định.

11. If I understand correctly, …

Sau câu mở đầu này, hãy thêm một bản tóm tắt ngắn về ý chính.

Ví dụ: If I understand correctly, we can change the copy after legal review, but not the pricing.

12. So, what you’re saying is …

Dùng cụm này trong cuộc trò chuyện để diễn giải kết luận của người nói. Hãy giữ giọng điệu tò mò thay vì tranh cãi.

Ví dụ: So, what you're saying is that the delay affects Europe, but not the US launch.

13. Let me make sure I’ve got this right.

Cụm từ này chuẩn bị cho người nghe về một bản tóm tắt dài hơn với hai chi tiết trở lên.

Ví dụ: Let me make sure I've got this right. I update the forecast today, and you send it to the client tomorrow morning.

14. Just to confirm, …

Dùng cụm này trước một ngày, giờ, con số, người phụ trách hoặc hành động đã thống nhất. Nó hiệu quả cả khi nói và khi viết email.

Ví dụ: Just to confirm, the revised budget is $42,000, not $40,000.

15. Am I right in thinking that …?

Cụm này kiểm tra một giả định một cách lịch sự trước khi bạn hành động dựa trên nó.

Ví dụ: Am I right in thinking that we need the director's approval before we contact the vendor?

Sửa một hiểu lầm một cách lịch sự

Tránh mở đầu bằng You're wrong hoặc You misunderstood me. Hãy sửa thông điệp mà vẫn để cả hai bên giữ thể diện.

16. I may not have explained that clearly.

Dùng cụm này khi cách diễn đạt của bạn có thể đã gây ra sự nhầm lẫn. Nhận một phần trách nhiệm giúp giảm căng thẳng.

Ví dụ: I may not have explained that clearly. The draft is due Friday; the final version is due next Tuesday.

17. Sorry, that’s not quite what I meant.

Cụm này nhẹ nhàng dừng lại một cách hiểu sai trước khi bạn thay thế nó bằng ý nghĩa dự định.

Ví dụ: Sorry, that's not quite what I meant. We need fewer slides, not less detail in the analysis.

18. I think there may have been a misunderstanding.

Dùng cụm này khi hai người nhớ về một thỏa thuận theo cách khác nhau. May have been giúp tránh đổ lỗi cho bất kỳ ai.

Ví dụ: I think there may have been a misunderstanding. My notes show that delivery was scheduled for May 18, not May 8.

19. Let me rephrase that.

Hãy nói câu này trước khi giải thích cùng một ý bằng những từ đơn giản hơn hoặc cụ thể hơn.

Ví dụ: Let me rephrase that. We are not cancelling the project; we are delaying the second phase.

20. To clarify, …

Dùng cách chuyển ý ngắn gọn này khi bạn cần nêu trực tiếp ý nghĩa đúng.

Ví dụ: To clarify, everyone may view the document, but only team leads may edit it.

Làm rõ đôi khi đòi hỏi sự bất đồng hoặc một ranh giới rõ ràng. Những cách từ chối lịch sự trong tiếng Anh này giúp bạn giữ sự rõ ràng mà không nghe có vẻ xem nhẹ người khác.

Làm rõ trong email và cuộc họp

Purdue OWL khuyến nghị các đoạn văn rõ ràng, ngắn gọn và những email chuyên nghiệp trực tiếp, có mục đích. Những cụm từ này giúp câu hỏi và câu trả lời cần thiết dễ được tìm thấy.

21. Could you confirm whether …?

Dùng whether khi câu trả lời là có/không hoặc một trong hai khả năng.

Ví dụ: Could you confirm whether the quoted price includes shipping?

22. Could you clarify which …?

Dùng cụm này khi có thể có nhiều người, tệp, ngày hoặc lựa chọn.

Ví dụ: Could you clarify which version the client approved: v3 or v4?

23. My understanding is that …

Hãy nêu cách hiểu hiện tại của bạn, rồi mời người khác sửa lại. Điều này cũng tạo ra một bản ghi hữu ích.

Ví dụ: My understanding is that Marketing owns the landing page and Product owns the in-app message. Please correct me if that has changed.

24. For clarity, could we confirm …?

Dùng cụm này trong một cuộc họp khi cả nhóm cần một quyết định rõ ràng trước khi tiếp tục.

Ví dụ: For clarity, could we confirm who will send the customer update and by what time?

25. I’ll summarize the next steps to make sure we’re aligned.

Hãy kết thúc một cuộc thảo luận bằng cách nêu rõ từng hành động, người phụ trách và hạn chót. Đừng để mọi người phải dựa vào trí nhớ.

Ví dụ: I'll summarize the next steps to make sure we're aligned: Nina will revise the copy by Wednesday, and Omar will review it on Thursday.

Để có ví dụ đầy đủ về dòng tiêu đề, cấu trúc và lời kết, hãy dùng hướng dẫn viết email chuyên nghiệp.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Tránh	Vì sao	Dùng thay thế
What?	Có thể nghe thiếu kiên nhẫn hoặc mang tính đối đầu	Sorry, I didn't catch that.
Speak slower.	Câu mệnh lệnh nghe quá trực tiếp trong hầu hết môi trường làm việc	Could you speak a little more slowly?
That makes no sense.	Chỉ trích người nói thay vì xác định khoảng trống thông tin	Could you give me an example?
You misunderstood me.	Đổ toàn bộ lỗi cho người nghe	Sorry, that's not quite what I meant.
Confirm ASAP.	Hạn chót mơ hồ và giọng điệu cộc lốc	Could you confirm by 3 p.m. today?

Ngôn ngữ lịch sự không nên che giấu câu hỏi. Hãy nêu rõ từ, con số, lựa chọn hoặc hạn chót mà bạn cần được làm rõ. Với những chi tiết quan trọng, hãy thực hiện ba bước: nghe, nhắc lại, ghi chép. Hãy hỏi thông tin còn thiếu, nhắc lại cách hiểu của bạn, rồi ghi lại bằng văn bản người phụ trách và hạn chót đã thống nhất.

Nếu cuộc trò chuyện vượt qua nhiều ngôn ngữ, OpenL có thể dịch thông điệp đồng thời giúp bạn giữ được một giọng điệu chuyên nghiệp.

Sources

• Cambridge Dictionary: Clarify — definition and workplace-style examples of asking for clarification.
• Cambridge Dictionary: Requests — explains polite and indirect request forms using can, could, would you mind, and may.
• Cambridge Dictionary: Politeness — explains how softening language makes English requests less direct or forceful.
• Purdue OWL: Email Etiquette — guidance on clear, concise, and professional email communication.