30 cụm từ tiếng Anh cho cuộc gọi video giúp cuộc họp luôn trôi chảy

Một cuộc gọi video có thể mất đà khi mọi người không nghe được nhau, không biết ai nên nói, hoặc rời đi mà không có bước tiếp theo rõ ràng. 30 cụm từ này giúp bạn xử lý những khoảnh khắc đó một cách tự nhiên trong Zoom, Microsoft Teams, Google Meet và các cuộc họp trực tuyến khác.

Tổng quan 30 cụm từ cho cuộc gọi video

#	Cụm từ	Dùng tốt nhất cho
1	Can everyone hear me?	Kiểm tra âm thanh của bạn
2	Thanks for joining.	Chào mừng người tham dự
3	Shall we get started?	Bắt đầu cuộc họp
4	Let's start with a quick round of introductions.	Giới thiệu người tham dự
5	The purpose of today's call is to...	Nêu rõ mục tiêu
6	You're on mute.	Báo cho ai đó biết micrô của họ đang tắt
7	I think your audio is cutting out.	Báo cáo kết nối không ổn định
8	There's a bit of an echo.	Báo cáo âm thanh bị lặp
9	Your video seems to have frozen.	Báo cáo hình ảnh bị đứng
10	Could you turn your camera off and back on?	Đề nghị khởi động lại camera nhanh
11	Can everyone see my screen?	Kiểm tra việc chia sẻ màn hình
12	Sorry, I missed the last part.	Yêu cầu nhắc lại một phần
13	Could you say that again a little more slowly?	Làm chậm một ý được nhắc lại
14	Could you put that in the chat?	Ghi lại một tên, liên kết hoặc con số
15	If I understand correctly, ...	Nhắc lại một ý
16	When you say X, do you mean Y?	Kiểm tra cách hiểu
17	Just to confirm, ...	Xác nhận một chi tiết hoặc quyết định
18	Let's come back to the main question.	Quay lại chương trình nghị sự
19	Could we park that for now?	Tạm gác một vấn đề phụ
20	We have about ten minutes left.	Báo hiệu thời gian còn lại
21	Let's keep this brief so we can cover...	Giới hạn một cuộc thảo luận
22	That sounds like a separate discussion.	Tách riêng một vấn đề lớn hơn
23	What do we need to decide today?	Tập trung lại vào kết quả
24	[Name], would you like to add anything?	Mời một người phát biểu
25	Let's hear from [Name] first.	Sắp xếp thứ tự phát biểu
26	Sorry, I didn't mean to interrupt.	Khắc phục sau khi nói chen ngang
27	Please go ahead.	Trả lại lượt nói
28	Let's recap the action items.	Tóm tắt các nhiệm vụ
29	Who will take ownership of this?	Phân công trách nhiệm
30	I'll send a summary after the call.	Xác nhận sẽ có bản tóm tắt bằng văn bản

Bắt đầu cuộc gọi

Hãy mở đầu bằng một bước kiểm tra âm thanh nhanh, chào cả nhóm và nêu rõ mục đích. Điều này cung cấp đủ ngữ cảnh cho những người vào muộn mà không bắt mọi người phải ngồi nghe một phần giới thiệu dài dòng.

1. Can everyone hear me?

Dùng câu này trước khi bắt đầu chương trình nghị sự, đặc biệt khi bạn là người chủ trì hoặc người trình bày.

Ví dụ: Can everyone hear me? Great. Let's begin with the sales update.

2. Thanks for joining.

Đây là một lời chào đơn giản và chuyên nghiệp. Hãy thêm một mốc thời gian nếu mọi người vào sớm hoặc ngoài giờ làm việc thông thường.

Ví dụ: Thanks for joining. I know it is early for the team in Toronto.

3. Shall we get started?

Dùng câu này khi những người tham dự chính đã có mặt và bạn sẵn sàng bắt đầu. Shall we nghe có tính hợp tác hơn là đột ngột.

Ví dụ: It looks like everyone is here. Shall we get started?

4. Let’s start with a quick round of introductions.

Dùng câu này khi những người tham dự chưa từng gặp nhau. Hãy yêu cầu thông tin cụ thể để phần giới thiệu ngắn gọn.

Ví dụ: Let's start with a quick round of introductions. Please share your name, role, and region.

5. The purpose of today’s call is to…

Hãy hoàn thành câu này bằng một kết quả cụ thể, chẳng hạn như xem xét một bản nháp hoặc chọn một phương án.

Ví dụ: The purpose of today's call is to choose a launch date and assign the remaining tasks.

Xử lý âm thanh, hình ảnh và chia sẻ màn hình

Hãy mô tả sự cố kỹ thuật mà không đổ lỗi cho người khác. Ngôn ngữ ngắn gọn, cụ thể giúp họ khắc phục nhanh chóng.

6. You’re on mute.

Dùng câu này khi ai đó đang nói nhưng micrô của họ bị tắt. Câu này trực tiếp, thân quen và thường là tất cả những gì họ cần nghe.

Ví dụ: Maya, you're on mute. We can't hear you yet.

7. I think your audio is cutting out.

Cutting out có nghĩa là một phần âm thanh đang biến mất. Hãy nói rõ bạn đã bỏ lỡ điều gì sau khi kết nối được cải thiện.

Ví dụ: I think your audio is cutting out. We missed the figure after "quarterly revenue."

8. There’s a bit of an echo.

Dùng câu này khi giọng nói bị lặp lại hoặc vọng qua một thiết bị khác. A bit of làm dịu đi lời thông báo.

Ví dụ: There's a bit of an echo. Could everyone except the speaker mute for a moment?

9. Your video seems to have frozen.

Hãy nói câu này khi hình ảnh của một người đã ngừng chuyển động. Seems to have để ngỏ khả năng vấn đề nằm ở phía bạn.

Ví dụ: Your video seems to have frozen, but we can still hear you.

10. Could you turn your camera off and back on?

Hãy đề nghị cách khởi động lại đơn giản này khi hình ảnh bị đứng hoặc tiêu tốn quá nhiều băng thông.

Ví dụ: Could you turn your camera off and back on? The picture is not updating.

11. Can everyone see my screen?

Hãy hỏi câu này sau khi bắt đầu chia sẻ màn hình và trước khi giải thích nội dung. Hãy nêu tên mục đang hiển thị để kiểm tra rằng bạn đã chia sẻ đúng cửa sổ.

Ví dụ: Can everyone see my screen? You should see the project timeline, not my email.

Làm rõ và xác nhận

Độ trễ kết nối khiến việc bỏ lỡ một từ hoặc nhầm một khoảng dừng là dấu chấm hết câu trở nên dễ dàng. Hãy hỏi ngay khi một ngày tháng, con số, người phụ trách hoặc quyết định chưa rõ ràng.

12. Sorry, I missed the last part.

Dùng câu này khi bạn đã nghe được phần lớn ý nhưng bị mất phần kết.

Ví dụ: Sorry, I missed the last part. Who is reviewing the contract?

13. Could you say that again a little more slowly?

Câu này vừa yêu cầu nhắc lại vừa đề nghị nói chậm hơn mà không chỉ trích người nói.

Ví dụ: Could you say that again a little more slowly? I want to note the three deadlines correctly.

14. Could you put that in the chat?

Hãy dùng phần chat cho những tên, liên kết, mã và con số dễ bị nghe nhầm.

Ví dụ: Could you put that in the chat? I am not sure how to spell the supplier's name.

15. If I understand correctly, …

Hãy theo sau cụm từ này bằng một cách diễn đạt ngắn gọn và để người nói xác nhận hoặc sửa lại.

Ví dụ: If I understand correctly, the design is approved, but the final copy still needs legal review.

16. When you say X, do you mean Y?

Hãy đưa ra cách hiểu của bạn thay vì hỏi một câu chung chung như What do you mean?

Ví dụ: When you say "launch," do you mean the beta release or the public release?

17. Just to confirm, …

Dùng câu này trước khi nhắc lại một quyết định, thời hạn, số tiền hoặc người được giao phụ trách.

Ví dụ: Just to confirm, Priya will send the revised budget by noon on Thursday.

Để biết thêm nhiều cách kiểm tra ý nghĩa mà không gây cảm giác đối đầu, hãy dùng những cụm từ tiếng Anh để làm rõ hiểu lầm tại nơi làm việc.

Giữ cuộc họp đúng hướng

Hãy chuyển hướng thảo luận bằng cách nhắc đến mục tiêu chung hoặc thời gian còn lại. Cách này nghe mang tính xây dựng hơn là bảo ai đó đang lạc đề.

18. Let’s come back to the main question.

Dùng câu này sau một cuộc thảo luận hữu ích nhưng không liên quan.

Ví dụ: Those hiring concerns are important. For now, let's come back to the main question: can we meet the October deadline?

19. Could we park that for now?

Trong tiếng Anh công sở, park có thể có nghĩa là tạm hoãn một chủ đề đến sau. Hãy nói rõ khi nào hoặc ở đâu bạn sẽ quay lại vấn đề đó để ý tưởng không bị gạt bỏ hoàn toàn.

Ví dụ: Could we park that for now and add it to Friday's product meeting?

20. We have about ten minutes left.

Hãy dùng một lời nhắc thời gian trung tính trước khi đề nghị cả nhóm rút ngắn ý kiến hoặc đưa ra quyết định.

Ví dụ: We have about ten minutes left, so let's move to the two open questions.

21. Let’s keep this brief so we can cover…

Hãy nêu tên mục vẫn còn cần thời gian. Điều này đưa ra lý do để giới hạn cuộc thảo luận hiện tại.

Ví dụ: Let's keep this brief so we can cover the rollout plan before the call ends.

22. That sounds like a separate discussion.

Dùng câu này khi một ý là hợp lý nhưng quá lớn so với chương trình nghị sự hiện tại. Hãy ghép nó với một bước tiếp theo cụ thể.

Ví dụ: That sounds like a separate discussion. I'll schedule 30 minutes with Finance tomorrow.

23. What do we need to decide today?

Hãy hỏi câu này khi cả nhóm đang chia sẻ thông tin nhưng không tiến tới một kết quả.

Ví dụ: We have heard both options. What do we need to decide today to keep the project moving?

Khi câu trả lời là không hoặc chưa, những cách từ chối lịch sự trong tiếng Anh này có thể giúp bạn đặt ra giới hạn mà không chấm dứt cuộc trò chuyện.

Mời người khác phát biểu

Cuộc gọi video che khuất một phần ngôn ngữ cơ thể, và những độ trễ nhỏ có thể khiến mọi người nói cùng lúc. Hãy dùng tên và việc chuyển lượt rõ ràng để thứ tự phát biểu trở nên minh bạch.

24. [Name], would you like to add anything?

Hãy mời một người cụ thể mà không buộc họ phải bình luận. Họ có thể đóng góp hoặc từ chối một cách ngắn gọn.

Ví dụ: Luis, would you like to add anything from the support team's perspective?

25. Let’s hear from [Name] first.

Dùng câu này khi nhiều người bắt đầu nói cùng lúc hoặc khi cần ý kiến của một người trước những người khác.

Ví dụ: Let's hear from Aisha first, and then Ben can respond.

26. Sorry, I didn’t mean to interrupt.

Hãy nói câu này ngay khi bạn nhận ra rằng độ trễ kết nối khiến bạn nói chen ngang người khác.

Ví dụ: Sorry, I didn't mean to interrupt. There was a short delay on my side.

27. Please go ahead.

Dùng câu này để trả lại lượt nói sau một lần ngắt lời hoặc nói chồng lên nhau.

Ví dụ: Please go ahead, Chen. You were explaining the test results.

Kết thúc bằng các bước tiếp theo rõ ràng

Một phần kết hữu ích sẽ xác định rõ nhiệm vụ, người phụ trách và thời hạn. Đừng để Any other questions? trở thành bản tóm tắt duy nhất.

28. Let’s recap the action items.

Dùng câu này để giới thiệu một danh sách ngắn những nhiệm vụ đã thống nhất trước khi mọi người rời đi.

Ví dụ: Let's recap the action items: I will update the brief, and Sam will confirm the budget.

29. Who will take ownership of this?

Hãy hỏi câu này khi cả nhóm đã thống nhất một nhiệm vụ nhưng chưa chỉ định người thực hiện.

Ví dụ: Who will take ownership of the customer survey and report back next week?

30. I’ll send a summary after the call.

Hãy kết thúc bằng lời hứa sẽ có một bản ghi bằng văn bản. Bản tóm tắt nên bao gồm các quyết định, người phụ trách hành động và thời hạn thay vì một bản ghi chép đầy đủ.

Ví dụ: I'll send a summary after the call with the three decisions and each action item.

Để có một bước tiếp theo bằng văn bản rõ ràng, hãy điều chỉnh cấu trúc trong hướng dẫn của chúng tôi về viết email chuyên nghiệp.

Làm cho các cụm từ nghe tự nhiên

Những lời đề nghị lịch sự trong tiếng Anh thường dùng could, would hoặc một cách mở đầu mang tính hợp tác như let's. Hãy so sánh các phiên bản sau:

Quá đột ngột với nhiều cuộc họp	Mang tính hợp tác hơn
Repeat that.	Could you say that again?
Stop discussing this.	Could we park that for now?
Let Anna speak.	Let's hear from Anna first.
Who is doing it?	Who will take ownership of this?

Rõ ràng không nhất thiết phải là gián tiếp. Với các sự cố kỹ thuật, những cụm từ quen thuộc như You're on mute lại hiệu quả vì chúng mô tả vấn đề một cách nhanh chóng. Với các lời đề nghị và việc chuyển hướng, việc thêm lý do thường khiến cùng một thông điệp nghe hợp tác hơn: Let's keep this brief so we can cover the rollout plan.

Trước khi gửi chương trình nghị sự hoặc email tiếp theo, OpenL Grammar Checker có thể kiểm tra ngữ pháp, chính tả và độ rõ ràng. Hãy giữ cách diễn đạt cuối cùng thật cụ thể: nêu rõ quyết định, người phụ trách và thời hạn thay vì dựa vào những cụm từ mơ hồ như soon hay later.

Sources

• Cambridge Dictionary: Requests - explains polite request forms with can, could, would, and would you mind.
• Cambridge Dictionary: Politeness - explains how English speakers soften requests and avoid sounding too direct.
• Zoom Support: Troubleshooting audio echo in a meeting - official guidance on identifying and resolving echo during video meetings.
• Purdue OWL: Email Etiquette - guidance on concise, purposeful professional email communication.
• OpenL Grammar Checker - official OpenL page for grammar, spelling, and clarity checks.