Vì sao tài liệu dịch lại trở nên dài hơn
Thêm vào Chrome 
TABLE OF CONTENTS
Một tài liệu đã dịch có thể tăng thêm trang mà không tăng thêm ý. Độ dài từ, cấu trúc câu, quy tắc ngắt dòng và số đo phông chữ khác nhau làm thay đổi lượng không gian mà cùng một ý nghĩa cần đến.
Câu trả lời ngắn gọn
Tài liệu dịch trở nên dài hơn khi văn bản đích chiếm nhiều không gian theo chiều ngang hoặc chiều dọc hơn bản nguồn. Điều đó có thể xảy ra vì bản dịch dùng nhiều ký tự hơn, từ dài hơn, ít chỗ ngắt dòng hơn, ký tự rộng hơn hoặc giãn dòng lớn hơn.
Vì vậy, số trang là kết quả của bố cục, không phải thước đo đáng tin cậy cho chất lượng bản dịch. Một bản dịch súc tích vẫn có thể cần thêm một trang, trong khi một bản dịch kém có thể ngắn hơn vì đã bỏ sót nội dung.
Quy tắc lập kế hoạch hữu ích nhất rất đơn giản: hãy lường trước rằng bố cục sẽ xê dịch, đặc biệt khi bản nguồn được thiết kế để vừa khít.
Vì sao cùng một ý nghĩa lại chiếm nhiều không gian hơn
Nhãn tiếng Anh ngắn có thể giãn ra rất mạnh
Tiếng Anh và tiếng Trung thường diễn đạt thông tin một cách cô đọng. W3C lưu ý rằng các bản dịch từ những ngôn ngữ này do đó thường dài hơn, đặc biệt khi bản nguồn chứa các nhãn ngắn.
Hướng dẫn về giãn văn bản của tổ chức này đưa ra các khoảng lập kế hoạch trung bình sau cho tiếng Anh dịch sang các ngôn ngữ châu Âu:
| Độ dài nguồn tiếng Anh | Độ dài bản dịch trung bình so với nguồn |
|---|---|
| Tối đa 10 ký tự | 200-300% |
| 11-20 ký tự | 180-200% |
| 21-30 ký tự | 160-180% |
| 31-50 ký tự | 140-160% |
| 51-70 ký tự | 151-170% |
| Hơn 70 ký tự | 130% |
Những con số này là mức dự trù cho bố cục, không phải lời hứa cho một cặp ngôn ngữ cụ thể. Bài học hữu ích của chúng là các chuỗi nguồn ngắn nhất thường cần biên độ an toàn theo tỷ lệ lớn nhất. Một tiêu đề bảng hay hộp chú thích chỉ hai từ có thể gây nhiều rắc rối hơn cả một đoạn văn đầy đủ vì nó thường nằm trong một khung chứa nhỏ hơn.
Ngữ pháp thay đổi số lượng từ
Các ngôn ngữ không đóng gói ý nghĩa theo cùng một cách. Một ngôn ngữ có thể diễn đạt một ý bằng một biến tố, trong khi ngôn ngữ khác cần mạo từ, giới từ, trợ động từ hoặc cụm từ giải thích. Trật tự từ cũng có thể đưa một thành phần bổ nghĩa hay điều kiện đến vị trí khiến nó tạo thêm một dòng.
Điều đó không có nghĩa là người dịch nên sao chép cấu trúc nguồn hay loại bỏ những từ cần thiết để giữ nguyên số trang. Bản dịch trước hết phải đầy đủ và tự nhiên; bố cục nên thích ứng với nó.
Từ dài làm giảm khả năng ngắt dòng
W3C dùng từ tiếng Đức Eingabeverarbeitungsfunktionen làm ví dụ về một từ ghép thay thế cho cụm tiếng Anh “Input processing features.” Cụm tiếng Anh có thể ngắt dòng tại các khoảng trắng. Từ ghép tiếng Đức có thể nằm nguyên trên một dòng trừ khi tài liệu có tính năng ngắt từ theo ngôn ngữ phù hợp.
Tiêu chuẩn ngắt dòng của Unicode giải thích vì sao điều này quan trọng: phần mềm chọn chỗ ngắt dòng từ những cơ hội được cho phép đối với các ký tự và ngôn ngữ đang dùng. Cột hẹp, ô bảng và hộp văn bản sẽ vỡ sớm hơn khi những cơ hội đó bị hạn chế.
Số ký tự không giống với chiều rộng thị giác
Một bản dịch có thể chứa ít ký tự hơn mà vẫn chiếm nhiều không gian hơn. W3C so sánh từ tiếng Anh desktop với từ tiếng Nhật デスクトップ: thuật ngữ tiếng Nhật có ít ký tự hơn nhưng thường cần chiều rộng ngang lớn hơn.
Việc thay thế phông chữ có thể lại làm thay đổi kết quả. Một phông dự phòng có thể rộng hơn hoặc cao hơn phông nguồn, biến một dòng từng vừa vặn thành hai dòng. Nếu tệp dịch xuất hiện ký tự bị thiếu, chữ rời rạc hoặc kiểu chữ bất thường cùng với tình trạng tràn chữ, hãy chẩn đoán riêng những vấn đề đó bằng hướng dẫn của chúng tôi về vì sao phông chữ bị lỗi sau khi dịch.
Một số hệ chữ cần nhiều không gian dọc hơn
Tiếng Ả Rập, tiếng Trung, chữ Devanagari, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Thái, tiếng Tây Tạng và các hệ chữ khác có thể cần ký tự cao hơn hoặc giãn dòng nhiều hơn văn bản Latinh. Do đó, một đoạn văn có thể tăng thêm không gian dọc ngay cả khi số dòng không đổi.
Đây là lý do vì sao thu nhỏ phông chữ hiếm khi là cách sửa đầu tiên tốt nhất. Văn bản có thể vừa khít, nhưng hệ chữ đích có thể trở nên khó đọc hoặc các dấu của nó có thể chồng lên nhau.
Nơi việc giãn chữ phá vỡ tài liệu
Các đoạn thân bài dài thường tự dàn lại. Vấn đề tập trung ở những khung chứa được định kích thước theo văn bản nguồn:
| Thành phần tài liệu | Lỗi thường gặp | Cách xử lý tốt hơn |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Dòng thêm đẩy phần thân bài sang trang khác | Cho phép xuống dòng và giữ tiêu đề cùng đoạn văn kế tiếp |
| Bảng | Các hàng giãn ra, cột trở nên quá hẹp hoặc chữ bị cắt | Mở rộng các cột chính, cho phép hàng giãn ra hoặc đổi hướng trang |
| Hộp văn bản và hộp chú thích | Chữ tràn ra hoặc tự thu nhỏ | Phóng to hộp hoặc chỉ rút ngắn sau khi xem xét ý nghĩa |
| Biểu mẫu | Nhãn chồng lên các trường nhập | Chuyển nhãn lên trên trường nhập hoặc tăng chiều rộng nhãn |
| Đầu trang và chân trang | Chữ chồng lên số trang hoặc lề | Đơn giản hóa phần chữ lặp lại và kiểm tra từng phần |
| Chú thích ảnh và chú thích chân trang | Tham chiếu tách khỏi đối tượng của nó | Giữ các thành phần liên quan cạnh nhau và cập nhật đánh số trang |
| Trang chiếu | Các gạch đầu dòng trở nên dày đặc hoặc nhỏ khó đọc | Chia nhỏ trang chiếu hoặc giảm nội dung nguồn trước khi dịch |
Một dòng thay đổi có thể kéo theo hàng loạt thay đổi trong phần còn lại của tệp. Một bảng cao hơn đẩy chú thích ảnh dịch chuyển; chú thích ảnh dịch chuyển làm thay đổi ngắt trang; ngắt trang làm thay đổi mục lục. Hãy xem lại toàn bộ tài liệu sau khi văn bản đã chốt, thay vì sửa từng trang trong khi câu chữ còn đang thay đổi.
Chuẩn bị bản nguồn trước khi dịch
1. Loại bỏ ngắt dòng thủ công
Những chỗ ngắt dòng được chèn để làm bản nguồn trông cân đối hiếm khi phù hợp với ngôn ngữ đích. Hãy giữ các ngắt đoạn thật, nhưng để những câu thông thường tự động xuống dòng.
2. Cho các khung chứa hẹp không gian để giãn ra
Hãy kiểm tra bảng, thanh bên, biểu mẫu, biểu đồ và hộp văn bản trước khi dịch. Chỉ tăng khoảng đệm ở nơi có sẵn không gian, bật khả năng giãn hàng và tránh dùng hộp có chiều cao cố định cho văn bản thiết yếu.
3. Dùng kiểu đoạn văn và kiểu tiêu đề
Kiểu định dạng giúp việc sửa chữa trên toàn bộ tài liệu trở nên khả thi. Nếu các tiêu đề đã dịch cần khoảng cách hoặc chiều cao dòng khác, việc đổi một kiểu sẽ an toàn hơn là sửa thủ công từng tiêu đề.
4. Đặt đúng ngôn ngữ cho tài liệu
Cài đặt ngôn ngữ giúp phần mềm tương thích chọn cách viết, ngắt từ và ngắt dòng. Chúng cũng ngăn trình soạn thảo áp dụng quy tắc của ngôn ngữ nguồn cho văn bản đã dịch.
5. Bảo vệ những thuật ngữ không được thay đổi
Hãy đánh dấu tên sản phẩm, mã, URL, biến và định danh pháp lý. Cung cấp ngữ cảnh cho người dịch về các từ viết tắt thay vì dựa vào những nhãn nguồn đã rút gọn mà có thể không có tương đương ngắn gọn.
6. Giữ một tệp gốc có thể chỉnh sửa
Hãy sửa bố cục trong tệp DOCX, PPTX, bảng tính hoặc tệp thiết kế gốc khi có thể. Hướng dẫn dịch tài liệu của Google Cloud khuyến nghị dịch DOCX hoặc PPTX trước khi chuyển kết quả sang PDF vì những định dạng đó nhìn chung giữ bố cục và kiểu định dạng tốt hơn PDF. Đối với việc chuẩn bị riêng cho PDF, hãy làm theo quy trình dịch PDF mà không mất định dạng.
Sửa bản dịch bị giãn mà không làm hỏng nó
Hãy làm theo thứ tự này để một sửa chữa về hình thức không tạo ra vấn đề về ngôn ngữ:
- Xác nhận rằng không có gì bị trùng lặp. So sánh thứ tự tiêu đề, danh sách, bảng và các đoạn văn lặp lại với bản nguồn.
- Loại bỏ ngắt dòng của ngôn ngữ nguồn. Để văn bản đích tự dàn lại trước khi thay đổi kiểu chữ.
- Đổi kích thước khung chứa. Mở rộng một cột, làm sâu hơn hộp văn bản hoặc cho phép một hàng của bảng giãn ra.
- Điều chỉnh khoảng cách. Giảm khoảng cách đoạn hoặc khoảng đệm quá mức mà không làm chữ bị chen chúc.
- Áp dụng ngắt từ theo ngôn ngữ. Chỉ dùng khi điều đó đúng với ngôn ngữ đích và kiểu tài liệu.
- Viết lại cục bộ. Đề nghị một người duyệt có chuyên môn rút ngắn một tiêu đề hoặc nhãn mà vẫn giữ nguyên ý nghĩa và giọng điệu.
- Giảm cỡ chữ sau cùng. Giữ phần thân bài và các thành phần lặp lại nhất quán, và đừng thu nhỏ những đoạn riêng lẻ cho đến khi chúng chỉ vừa đủ.
Đừng xóa các từ bổ nghĩa, ví dụ, cảnh báo hoặc điều kiện pháp lý để khôi phục số trang ban đầu. Nếu bắt buộc phải có giới hạn cố định, chẳng hạn biểu mẫu một trang hay bản tóm tắt hai trang chiếu, hãy xác định giới hạn đó trước khi dịch để người dịch có thể viết vừa với không gian sẵn có.
Dùng quy trình dịch giữ nguyên bố cục
Sao chép văn bản vào một công cụ dịch thông thường sẽ làm mất các bảng, kiểu định dạng, khung văn bản và mối quan hệ mà bố cục phụ thuộc vào. Tải lên tài liệu có thể chỉnh sửa sẽ cho một công cụ hiểu tài liệu nhiều cấu trúc hơn để giữ nguyên.
OpenL Doc Translator hỗ trợ các định dạng bao gồm PDF, DOCX, PPTX, XLSX, EPUB và SRT. Trang chính thức của công cụ này cho biết nó giữ nguyên phông chữ, màu sắc, bảng và bố cục trang, đồng thời cung cấp cả bản dịch và bản song ngữ. Tệp song ngữ rất hữu ích để kiểm tra xem một thay đổi bố cục đến từ việc giãn chữ hợp lý hay từ nội dung bị thiếu hoặc trùng lặp.
Việc giữ nguyên định dạng giúp giảm công dựng lại thủ công, nhưng nó không thể khiến mọi ngôn ngữ chiếm không gian giống hệt nhau. Hãy kết thúc bằng một bước riêng để duyệt song ngữ và duyệt bố cục bằng danh sách kiểm tra duyệt tài liệu song ngữ. Kiểm tra tình trạng tràn chữ, bảng giãn ra, ngắt trang, đầu trang, chân trang, mục lục và tệp PDF xuất ra cuối cùng.
Kiểm tra lần cuối trước khi giao
- Không có văn bản nào bị cắt, bị ẩn, chồng lên nhau hoặc tự thu nhỏ dưới cỡ đã được duyệt.
- Các bảng giữ đúng quan hệ hàng-cột và vẫn dễ đọc.
- Tiêu đề nằm cùng nội dung mà nó dẫn dắt.
- Chú thích ảnh, chú thích chân trang, hộp chú thích và tham chiếu trang vẫn trỏ đúng chỗ.
- Phông chữ hỗ trợ mọi ký tự và kiểu của ngôn ngữ đích.
- Mục lục và các tham chiếu chéo đã được cập nhật.
- Cả tệp có thể chỉnh sửa và tệp PDF xuất ra đều đã được duyệt.
- So sánh song ngữ xác nhận rằng không có nội dung nào bị mất để làm tệp vừa khít.
Một tài liệu dịch dài hơn thường là bằng chứng cho thấy ngôn ngữ và bố cục tương tác với nhau, chứ không phải có gì đó đã sai. Hãy lên kế hoạch dự phòng chỗ cho việc giãn ra, giữ nguyên cấu trúc tài liệu và chỉ điều chỉnh bố cục sau khi bản dịch đã hoàn tất.
Sources
- W3C: Text size in translation - Explains systematic text expansion, compound words, character width, line height, and flexible-layout planning.
- Unicode Standard Annex #14: Unicode Line Breaking Algorithm - Defines line-break opportunities, line fitting, and language-sensitive hyphenation considerations.
- Google Cloud: Translate documents - Explains document-format support, layout preservation, and why DOCX or PPTX sources generally retain layout better than PDF.
- OpenL Doc Translator - Lists supported formats, layout-preservation features, and bilingual review output.
