如何翻译用户手册？

用户手册看似不起眼，但它们包含安全警告、责任条款以及客户在使用设备或机器时所需的逐步说明。扭矩规格翻译错误或图示标注错误可能会导致保修失效、触发召回，甚至因错误原因而登上头条。使用本指南构建一个翻译工作流程，以确保手册在每个支持的地区都准确、可审计且易于更新。

一目了然：

• 首先确定手册的范围：设备类别、法规、字数和布局复杂性。
• 在开始翻译之前，准备干净的源文件和参考资源。
• 选择与风险容忍度相匹配的翻译方法（CAT、AI辅助或完全人工）。
• 通过图层计划和禁止翻译列表保护格式、图示和安全图标。
• 运行分层的质量检查，以确保准确性、可读性和合规性，然后打包输出以便将来更新。

1. 在翻译之前绘制手册地图

首先对手册的类型进行分类。消费电子、汽车、工业设备和医疗设备都有不同的规则手册。记录以下问题的答案：

1. 监管范围： 产品是否属于 CE、UKCA、FCC、IEC 82079、FDA 或 OSHA 规则的管辖范围？每一项都定义了强制性章节、安全信号词的措辞以及单位的表达方式。
2. 受众和地区列表： 获取最低语言集（例如，欧盟的24种语言与“前五大市场”），以及阅读水平的预期。提前说明方言选择（pt-BR vs pt-PT，es-MX vs es-ES）。
3. 交付物： 您是要交付 PDF、HTML 帮助中心、设备上的帮助，还是可打印的 InDesign 包？明确是否需要双语 PDF、术语表或翻译记忆库（TM）作为交付的一部分。
4. 布局复杂性： 注意表格、爆炸图、折叠式示意图或多栏布局。布局限制越多，语言学家和 DTP（桌面出版）专家之间需要的协调就越多。

创建一个项目简报，包括源文件链接、CAD 截图、固件 UI 字符串、法律样板以及任何必须保留或避免的“遗留”翻译。

2. 准备源材料

当源包干净时，翻译人员的工作速度更快，并且更少做出有风险的猜测。花时间进行以下准备工作：

• 提取可编辑文本： 将 InDesign 导出为 IDML，从代码仓库中提取 Markdown，或将 PDF 转换为 DOCX。如果唯一的副本是扫描的 PDF，请运行高质量的 OCR，然后手动检查标题、表格和化学符号。
• 组织参考资料： 创建一个 /references 文件夹，包含术语库、截图、注释图和 UI 字符串。为每个图与原始设计文件（AI、SVG、CAD）配对，以便设计师可以在本地化标注时使用。
• 创建禁止翻译列表： 包括产品名称、零件 ID、电线颜色、扭矩值、测试点标签和错误代码。在你的 CAT 工具中或作为内联评论与翻译人员和审阅者共享该列表。
• 标准化单位： 记录目标市场期望的单位是公制、英制还是双标（例如，“50 N·m (37 lbf·ft)”)。如果计划转换单位，请预先计算并添加到参考资料中，以免翻译人员即兴发挥四舍五入规则。
• 检查交叉引用： 确认页码、章节 ID 和内部超链接在源文件中正确解析。翻译后引用错误会增加，因此在文本离开你的手之前修复它们。

3. 选择正确的翻译方法

没有单一的方法适合所有手册。评估你的风险承受能力、时间表和预算，然后根据需要结合使用多种方法。

方法	最适合	优点	缺点
专业语言学家 + CAT 工具	受监管的硬件、安全关键指令	最高的准确性，TM 重用，结构化 QA	成本较高，如果缺乏供应商关系，时间较长
内部双语 SME	小批量更新、功能附录	丰富的上下文知识，快速迭代	可能缺乏翻译纪律，需要编辑润色
AI 辅助起草 + 人工审核	初稿，简单的消费类手册	更快的初步通过，降低每字成本	需要严格的 QA，存在虚构单位或不安全措辞的风险

无论组合如何，强制执行共享术语库、风格指南和翻译记忆库。许多团队会生成一个 AI 草稿，然后将其导入到 CAT 工具中，以便审阅者可以像处理其他翻译工作一样跟踪段落、评论和更改。

4. 保护格式、图表和安全元素

用户手册不仅仅是文本段落。它们包含图标、爆炸图、表格和必须在每种语言中保持一致的步骤序列。

• 信号词和图标： 标准如 ANSI Z535.6 定义了“危险”、“警告”、“注意”和“通知”块。翻译解释性文本，但保持结构、颜色和图标位置相同。
• 图层策略： 对于图表或截图，将文本保留在单独的图层上。这使设计师可以更换字体或扩展字符串而无需重建艺术作品。尽可能提供矢量格式（SVG, AI）；光栅化的 PNG 会限制源语言。
• 编号步骤和项目符号： 锁定编号方案，以便翻译人员在句子换行不同的情况下不会重新编号步骤。如果布局工具自动生成编号，请在简报中注明。
• 表格和测量： 对于将用于表格的内容，使用表格编辑器（Excel, CSV）。翻译人员可以看到结构，并确保当文本扩展 20-30% 时列保持对齐。
• 软件字符串： 手册中经常嵌入 UI 标签（“按下 Start”）或固件消息。参考官方软件本地化文件，以便手册翻译人员匹配确切的大小写。

5. 分批翻译

将手册分为逻辑部分——安全、安装、校准、故障排除——并分批翻译。这使审阅者更专注，并减少当工程在项目中期更新某个部分时的返工。

实用提示：

1. 锁定关键部分： 在其他章节不断更新的同时，冻结安全章节和法规通知。在共享板上跟踪更改，以便每个人都知道何时可以安全地修改这些页面。
2. 广泛使用评论： 鼓励翻译人员标记不清楚的源句子、缺失的截图或模糊的测量值。在 CAT 工具或共享文档中回答，以便未来的更新可以看到理由。
3. 版本控制： 将 DOCX/Markdown 或 IDML 文件存储在 Git 或其他 VCS 中。标记版本（v1.0-en，v1.0-es），以便在硬件团队发布修订时可以对比更改。

6. 运行分层质量保证

高质量的手册需要的不仅仅是拼写检查。在签署之前，分层进行三种类型的 QA：

a. 语言 QA

• 根据术语库验证术语，并确认风格指南规则（正式与非正式语气、代词选择、礼貌程度）。
• 大声朗读表格、编号步骤和警告块，以捕捉不自然的翻译或遗漏的单词。
• 确认重复短语的一致性，例如“在维护之前关闭设备电源”。

b. 技术和数据 QA

• 将每个测量值、扭矩值、零件编号和线缆颜色与工程材料清单进行交叉检查。突出显示转换的单位，以便审阅者可以重新计算。
• 确保在本地化后图表仍与文本匹配——如果图 4 指向连接器 J4，请确保标题和图纸都已更改。
• 运行自动验证器：PDF/HTML 的链接检查器，手册中嵌入的 JSON 或结构化数据的模式验证器。

c. 合规性 QA

• 确认强制性章节（欧盟符合性声明、FCC 声明、回收图标）出现在法规要求的地方。
• 对于像加拿大这样的多语言市场，验证英语和法语版本同时发布，并且警告标签在物理设备上以两种语言显示。
• 存档审阅者的签署表或数字批准。在审计或责任调查期间，您可能需要它们。

7. 交付、发布和维护

当质量保证（QA）通过手册后，打包所有内容以便于维护。

• 交付清单： 本地化的 PDF/HTML，源文件（IDML、Markdown、SVG），TMX 文件，术语表，变更日志和 QA 报告。按语言将它们打包在一个结构化的文件夹中。
• 发布协调： 与硬件、固件和支持团队同步，以便设备标签、设备上的帮助和客户支持脚本都使用相同的翻译术语。
• 更新节奏： 将手册更新与固件或硬件发布日历绑定。利用翻译记忆库（TM）进行增量翻译（仅针对新/更改的段落），这样可以降低成本并保持语言一致性。
• 安全存储： 手册通常包含示意图或专有说明。将源文件和本地化包存储在访问受控的驱动器中，并清除任何在安全环境之外的临时 OCR 或 AI 输出。

快速清单（保存或打印）

1. 确定手册类型、法规要求、语言和交付内容。
2. 准备干净的源文件、参考资料和禁止翻译列表。
3. 选择翻译方法（CAT 专家、SME、AI 辅助）并建立术语库。
4. 通过图层计划和结构化文件保护布局、图标、图表和表格。
5. 批量翻译，明确责任、评论和版本控制。
6. 在签署前进行语言、技术和合规性 QA。
7. 打包本地化输出与 TM/术语表资产，并计划未来更新。

通过前期准备、执行共享术语和分层 QA，您可以避免昂贵的重写，并确保无论客户使用哪种语言来组装、安装或维修您的产品，他们都能安全无虞。当下一次硬件修订发布时，您将已经准备好干净的参考文件、审阅者笔记和翻译记忆库，将用户手册本地化从一场混乱变成一个常规的发布步骤。

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