Как переводить счета и квитанции

Перевод счетов и квитанций кажется простым делом, пока не изменяются итоговые суммы, налоги не читаются неправильно или позиции теряют контекст. Если вам нужно переводить счета для клиентов, поставщиков или аудиторов, используйте этот рабочий процесс, чтобы сохранить точность чисел, дат и деталей, связанных с соблюдением требований. При этом вы все равно предоставите читаемый перевод.

Что следует защитить перед переводом

Счета содержат много данных. Самый безопасный подход — зафиксировать все, что не должно изменяться.

• Итоговые суммы, промежуточные итоги, налоговые ставки и символы валют
• Номер счета, номер заказа на покупку и условия оплаты
• Даты и сроки оплаты (формат зависит от региона)
• Названия компаний, адреса и регистрационные номера
• Банковские реквизиты, IBAN, SWIFT и налоговые идентификаторы

Создайте простой список «не переводить» в начале вашего файла, чтобы у переводчика или инструмента были четкие границы. Если вам нужен шаблон, смотрите What Not to Translate.

Шаг 1: Начните с лучшего исходного формата

По возможности переводите редактируемый исходный файл, а не скан. Это самый простой способ перевести счета без потери позиций.

• Лучший вариант: DOCX, XLSX или исходный экспорт из бухгалтерской системы
• Хороший вариант: PDF на основе текста
• Крайняя мера: отсканированный PDF или фотография

Если у вас есть только скан, сначала выполните OCR, чтобы преобразовать изображение в текст, а затем переводите. Это описано в How to Translate a Scanned PDF.

Шаг 2: Нормализуйте числа и даты

В разных регионах используются разные разделители. Определите, какой формат ожидает целевая аудитория.

• Десятичные: 1,234.56 против 1.234,56
• Дата: MM/DD/YYYY против DD/MM/YYYY
• Валюта: $1,234.56 против 1.234,56 €

Сохраняйте исходные суммы без изменений при переводе. Переформатируйте только в том случае, если получатель требует местного стандарта. Этот шаг помогает уменьшить распространенные бухгалтерские ошибки при переводе счетов, особенно вызванные разделителями и расположением валюты.

Шаг 3: Сохраняйте макет и структуру позиций

Ошибки в счетах-фактурах часто возникают из-за нарушенного выравнивания или отсутствующих строк. Это распространено после OCR или конвертации PDF.

• Оставляйте каждую позицию на отдельной строке
• Сохраняйте заголовки столбцов и их порядок
• Следите за выравниванием количеств и цен за единицу
• Не объединяйте строки для “улучшения” формулировки

Если вы переводите PDF, используйте инструмент, который сохраняет таблицы и интервалы. См. How to Translate PDF Files and Keep Formatting.

Шаг 4: Переводите только текстовые поля

Сосредоточьтесь на ярлыках, описаниях и инструкциях по оплате. Примеры:

• “Оплата в течение 30 дней”
• “Промежуточный итог,” “НДС,” “Итого”
• “Платежный адрес,” “Адрес доставки”

Числовые поля не изменяйте. Если термин двусмысленный, добавьте краткое пояснение в скобках, а не меняйте смысл. Это позволяет сохранить соответствие переведенных счетов-фактур исходной бухгалтерии. Это особенно важно при массовом переводе счетов.

Шаг 5: Проведите двухэтапную проверку качества

Относитесь к переводу счетов-фактур как к мини-аудиту. Двухэтапная проверка помогает сократить доработки, выявляя ошибки в итогах, датах и идентификаторах до отправки.

Этап 1: Точность

• Сравните суммы и налоги с оригиналом
• Проверьте номера счетов и банковские реквизиты
• Убедитесь в правильности дат и кодов валют

Этап 2: Читаемость

• Проверьте понятность ярлыков и заголовков
• Убедитесь, что описания лаконичны
• Проверьте, что инструкции по оплате понятны на целевом языке

Частые проблемы и быстрые решения

Проблема: Итоги не совпадают

Решение: Проверьте разделители и расположение валюты. Замена запятой на точку может изменить значения.

Проблема: Коды валют не совпадают

Решение: Проверьте коды ISO (USD, EUR, GBP) и убедитесь, что они соответствуют исходному документу и инструкциям по оплате.

Проблема: Термины налога используются непоследовательно

Решение: Используйте официальный местный термин или оставьте исходный термин с кратким переводом в скобках.

Проблема: OCR создал разорванные строки

Решение: Восстановите таблицу один раз, затем переводите чистую версию.

Рекомендуемый рабочий процесс с OpenL

Если вам нужен быстрый, чистый результат с минимальной ручной доработкой:

1. Экспортируйте счет-фактуру в DOCX или PDF на основе текста.
2. Загрузите его на OpenL Doc Translator.
3. Выберите целевой язык и выполните перевод.
4. Скачайте переведённый файл.

Для отсканированных счетов-фактур сначала выполните OCR, затем загрузите очищенный файл.

Кассовые чеки: в чем отличие

Кассовые чеки обычно короче, но также содержат важные поля. При совместном переводе счетов-фактур и чеков обратите особое внимание на:

• Способ оплаты и коды авторизации
• Строки чаевых, сервисных сборов или мелких комиссий
• Идентификаторы магазинов, POS-терминалы и номера кассиров
• Налоговые метки, отличающиеся в зависимости от региона

Если чек предназначен для возмещения или аудита, все идентификаторы должны оставаться без изменений. Переводите только подписи к полям.

Быстрый чек-лист перед отправкой

Используйте этот чек-лист каждый раз при переводе счетов-фактур для трансграничных платежей.

• Все итоговые суммы и налоговые ставки соответствуют оригиналу
• Даты и сроки оплаты указаны верно
• Банковские реквизиты и идентификаторы не изменены
• Позиции в строках выровнены правильно
• Условия оплаты звучат естественно на целевом языке
• Проведите быструю проверку качества с помощью Translation QA Checklist

---

Счета-фактуры и чеки — это финансовые документы, поэтому точность всегда важнее стиля. Используйте этот рабочий процесс, чтобы уверенно переводить счета-фактуры, сократить количество доработок и поддерживать чистоту бухгалтерии на разных языках.