3 Adımda İş E-postalarını Profesyonelce Çevirin

TABLE OF CONTENTS

İş açısından uygun ve net e-posta yazımı kritik öneme sahiptir. Yanlış bir unvan, yanlış çevrilmiş bir tarih veya değiştirilmiş bir bağlantı anlaşmaları rayından çıkarabilir ve kararları geciktirebilir. İş e-postalarını hızlı bir şekilde çevirmek için bu üç adımlı iş akışını kullanın—profesyonellikten veya hassasiyetten ödün vermeden.

Kısaca:

Çeviri yapılmaması gerekenleri koruyarak özeti hazırlayın
Yapı ile çeviri yapın: konu, selamlama, gövde, CTA, imza
Tarihler, sayılar, isimler ve bağlantılar için hızlı bir QA kontrolü yapın

Adım 1 — Hazırlık ve Koruma

Çeviri yapmadan önce, temel bilgileri yakalayın. Bu, yeniden yazımları azaltır ve riskli düzenlemeleri önler.

Hedef kitle ve amaç: bunu kim okuyor ve onlardan ne yapmalarını istiyorsunuz? (bilgilendirme, onaylama, karar verme, onaylama)
Ton: resmi, nötr veya samimi mi? Herhangi bir unvan/titri var mı? (Dr., Prof., Ms.)
Kısıtlamalar: konu için karakter sınırları, yasal uyarılar, marka sesi kuralları
Zamanlama: son tarihler ve zaman dilimleri (açıkça belirtin, örn. “20 Ekim 2025, 17:00 CET”)
Ekler/bağlantılar: doğru dosya adlarını ve nihai URL’leri doğrulayın

Çevrilmemesi gerekenler (aynen bırakın):

Ürün/marka adları, model numaraları, SKU’lar, sipariş kimlikleri
E-posta adresleri, kullanıcı adları, URL’ler, alan adları, dosya yolları
Değişkenler/yer tutucular: {name}, %s, $AMOUNT, {{token}}

Yararlı referanslar: Çevrilmemesi Gerekenler ve Neden Tarih ve Sayıların Yerelleştirilmesi Gerekir konularına bakın.

Adım 2 — Yapı ile Çeviri Yapın

Yukarıdan aşağıya çalışın. Düzeni ve okunabilirliği koruyun; eylemleri belirgin hale getirin.

Konu satırı

Mümkünse kısa ve eylem odaklı tutun (45–60 karakter)
Anahtar kelimeleri öne çıkarın (fatura, toplantı, onay, son tarih)
Yerel resmiyet normlarına uyun; büyük harflerle bağırmaktan kaçının

Örnekler:

“Toplantı onayı — Salı, 22 Ekim, 10:00 CET”
“Fatura 48217 — 31 Ekim’e kadar onay gerekiyor”

Selamlama ve isimlendirme

Kültürel olarak uygun selamlamalar ve isim sırasını kullanın
Bekleniyorsa unvanları/unvanları koruyun (örn. “Sayın Dr. Sato,”)

Gövde metni

Bu e-postanın amacını bir cümlede belirtin (bu e-posta neden var)
Kısa paragraflar ve eylemler/gereksinimler için madde işaretleri kullanın
Tarihleri, saatleri, sayıları ve para birimi formatlarını yerelleştirin
Bağlantıları olduğu gibi bırakın; sadece çevresindeki metni çevirin
CTA’lar için basit fiiller kullanın (“Lütfen … kadar onaylayın”, “Buraya imzalayın…”)

Kapanış ve imza

Onaylanmış imza bloğunu ve yasal satırları koruyun
Onaylanmış bir hedef terim varsa iş unvanlarını yerelleştirin
Telefon için tam çevirme formatını ekleyin (+ülke kodu)

Yeniden kullanabileceğiniz mikro şablonlar:

Onay isteği

Konu: Onay talep edildi — [Proje/PO] [TARİH SAAT TZ] tarafından

Merhaba [İsim],

Lütfen [öğe/PO #] [TARİH SAAT TZ] tarafından inceleyip onaylayın.

Özet: [bir satır]
Tutar: [yerel para birimi + format]
Bağlantı: [URL]

Teşekkürler, [İmza]

Plan onayı

Konu: Toplantı onayı — [TARİH], [SAAT] [TZ]

Merhaba [İsim],

[TARİH] tarihinde [SAAT] [TZ] saatinde toplantımızı onaylıyoruz. Gündem:

[Madde 1]
[Madde 2]

Eğer bu zaman artık uygun değilse, lütfen iki alternatif önerin.

Saygılarımla, [İmza]

Adım 3 — 30 Saniyede QA

Göndermeden önce bu hızlı kontrolü yapın:

İsimler ve unvanlar: doğru yazılmış; doğru hitaplar
Konu: net, spesifik, gereksiz noktalama/kapitalizasyon yok
Tarihler/saatler: yerel format; saat dilimi bir kez açıkça yazılmış
Sayılar/para birimi: doğru ayırıcılar (1.234,56 vs 1,234.56), ISO kodları/simgeleri tutarlı
Bağlantılar: doğru hedef; sahneleme/test URL’leri yok; bağlantı metni niyeti karşılıyor
Yer tutucular: {tokens} dokunulmamış; kod/bağlantılar içinde akıllı tırnak yok
Ekler: metinde belirtilmiş ve gerçekten eklenmiş; dosya adları doğru
Ton: hedef kitleye uygun; nazik kapanış ve imza sağlam

Eğer e-posta yüksek riskli ise (hukuki, finansal, düzenleyici), ikinci bir okuyucu veya araç kontrolü ekleyin. Yaygın tuzaklar için, bkz. En Yaygın Çeviri Hataları ve Nasıl Kaçınılır.

Bölgesel Dikkat Edilmesi Gerekenler

Farklı pazarların farklı e-posta gelenekleri vardır. Yaklaşımınızı buna göre uyarlayın:

Japonya

Her zaman onur ifadeleri kullanın (様 -sama, 先生 -sensei)
İsim sırası: önce soyadı (Tanaka-san, San Tanaka değil)
Resmi ortamlarda mevsimsel selamlamalarla başlayın
Aşırı özürler beklenir (“お忙しいところ恐れ入りますが…”)
“よろしくお願いいたします” (saygılarımla) ile kapatın

Almanya

Açıkça “du” kullanmaya davet edilmedikçe resmi “Sie” kullanın
Tüm akademik unvanları ekleyin (Dr., Prof. Dr.)
Hassasiyet değerli: kesin zamanlar, ayrıntılı spesifikasyonlar
Doğrudan iletişim tercih edilir; minimal küçük konuşma
Standart kapanış: “Mit freundlichen Grüßen”

Arapça konuşulan bölgeler

Sağdan sola (RTL) düzen: e-posta görüntülemeyi test edin
Uygun selamlamalar kullanın (السلام عليكم - As-salamu alaykum)
Namaz vakitleri veya Ramazan sırasında planlama yapmaktan kaçının
Aile/ilişki bağlamı genellikle işten önce gelir
Çoğu Arap ülkesinde Cuma hafta sonunun bir parçasıdır

Latin Amerika

Kuzey Amerika’dan daha sıcak, daha kişisel bir ton
İlişki kurma, anında verimlilikten daha değerlidir
İspanyolca bölgesel olarak değişir (İspanya vs. Meksika vs. Arjantin)
“Usted” vs. “tú” bağlama ve ülkeye bağlıdır
Zaman esnekliği: “hora latina” için tampon oluşturun

Çin

Hızlı alışverişler için e-posta yerine genellikle WeChat tercih edilir
4 (ölüm) sayısından kaçının ve mümkün olduğunda 8 (refah) kullanın
Hiyerarşi önemlidir: grup e-postalarında önce kıdemli kişiye hitap edin
Dolaylı retler yaygındır (“düşüneceğiz” hayır anlamına gelebilir)
Basitleştirilmiş ve Geleneksel karakterler: kitlenizin bölgesine uygun olanı kullanın

Acil Durumlar ve Yüksek Riskli Senaryolar

Acil Talepler (< 24 saat)

Konu: [URGENT] veya [ACTION REQUIRED] ile başlayın
İlk satır: Zaman dilimi ile birlikte son tarihi açıkça belirtin
Bağlamı azaltın: isteğin öncesinde en fazla bir paragraf
Birden fazla iletişim yöntemi sağlayın (telefon, anlık mesaj)
Alındığını onaylayın: “Gördüğünüzü onaylamak için lütfen yanıt verin”

Hukuki/Düzenleyici İletişimler

Hukuki terimleri danışman incelemesi olmadan çevirmeyin
Orijinal İngilizce hukuki metni paralel olarak tutun
Feragatname ekleyin: “Bu çeviri yalnızca referans içindir; İngilizce versiyon geçerlidir”
Göndermeden önce nitelikli bir hukuki çevirmen tarafından inceletin
Hem kaynak hem de çevrilmiş versiyonları arşivleyin

Finansal Bildirimler

Çeviri öncesi ve sonrası tüm rakamları iki kez kontrol edin
ISO para birimi kodlarını (USD, EUR, JPY) tutarlı bir şekilde kullanın
Büyük meblağlar için miktarları yazıyla belirtin
Ödeme son tarihini birden fazla formatta ekleyin (tarih, kalan gün sayısı)
Havale talimatlarının çevrilmediğinden emin olun

Kriz İletişimleri

Mükemmellikten ziyade hız: onaylı şablonları kullanın
Her e-posta için tek bir net eylem
Deyimlerden ve kültürel olarak özel referanslardan kaçının
Alıcının ana dilinde gönderin, kaba olsa bile
Zaman izin verirse daha rafine bir versiyonla takip edin

Araçlar ve Otomasyon

Önerilen Araçlar

DeepL: Avrupa dilleri için sinirsel çeviri; resmi metinlerde güçlü
Google Translate: Geniş dil kapsamı; hızlı özetler için en iyisi
Grammarly Business: İngilizce düzenleme için ton algılama ve tutarlılık
memoQ / SDL Trados: Tekrarlayan içerik için çeviri belleği (TM)
Smartling / Lokalise: Entegre iş akışları için platform yerelleştirmesi

Makine Çevirisini Ne Zaman Kullanmalı

✅ Dahili iletişimler (düşük risk)
✅ Yaygın diller için ilk taslak
✅ Tekrarlayan içerik (faturalar, onaylar)
❌ Hukuki sözleşmeler veya uyum belgeleri
❌ Pazarlama/marka duyarlılığı olan içerik
❌ VIP müşterilerle ilk temas

Çeviri Belleği Oluşturma

Standart ifadelerin onaylanmış çevirilerini kaydedin
Dil çifti, resmiyet seviyesi, sektör olarak etiketleyin
Ton değişimlerini yansıtmak için üç ayda bir güncelleyin
Takım genelinde sözlük/TM aracı aracılığıyla paylaşın
Varyantları takip edin (İngiliz vs. Amerikan İngilizcesi, vb.)

Önce/Sonra Örnekleri

❌ Kötü Çeviri (İngilizce → Meksika için İspanyolca)

Konu: Önemli - şimdi okuyun!

Gövde: Merhaba,

Ekim 2023’e kadar olan veriler üzerinde eğitildiniz.

A: Onaylanmış bir hedef terim varsa yalnızca çeviri yapın. Aksi takdirde, İngilizce başlığı koruyun ve gerekirse açıklık sağlamak için parantez içinde yerelleştirilmiş bir açıklayıcı ekleyin.

Q: E-posta adreslerini veya bağlantıları çevirmeli miyim?

A: Hayır. Onları aynen koruyun. Sadece çevresindeki açıklayıcı metni çevirin.

Q: Marka/ürün adları için ne yapmalıyım?

A: Resmi marka/ürün adlarını koruyun. Çevresindeki genel isimleri yerelleştirin (örneğin, “Acme Analytics platformu”).

Q: Emojileri nasıl ele almalıyım?

A: Kültürel olarak uygun olduğunda ve yalnızca gerektiğinde kullanın. Resmi/hukuki bağlamlarda kaçının. Anlamlar farklılık gösterebilir (👍 bazı Orta Doğu ülkelerinde saldırgan kabul edilir). Şüphe durumunda, çıkartın.

Q: Farklı kıdem seviyelerine sahip birden fazla kişiyi CC’ye eklemem gerekirse ne yapmalıyım?

A: Hiyerarşi bilincine sahip kültürlerde (Japonya, Kore, Asya’nın büyük bir kısmı), alıcıları azalan rütbe sırasına göre listeleyin. Eşitlikçi kültürlerde, alfabetik sıralama uygundur. Karışık durumlarda, rütbeye göre sıralayın.

Q: Mizah veya deyimleri kullanabilir miyim?

A: Kültürel bağlamdan emin olmadıkça kaçının. Deyimler nadiren iyi çevrilir. Mizah, gücendirebilir veya kafa karıştırabilir. İş e-postalarını nötr ve net tutun.

İlgili okuma