ترجمه ایمیل‌های تجاری به‌صورت حرفه‌ای در ۳ مرحله

ایمیل‌های واضح و فرهنگی مناسب برای تجارت بسیار حیاتی هستند. یک عنوان اشتباه، یک تاریخ نادرست ترجمه شده، یا یک لینک تغییر یافته می‌تواند معاملات را مختل کرده و تصمیم‌گیری‌ها را به تأخیر بیندازد. از این فرآیند سه مرحله‌ای برای ترجمه سریع ایمیل‌های تجاری استفاده کنید—بدون از دست دادن حرفه‌ای بودن یا دقت.

در یک نگاه:

• آماده‌سازی مختصر و محافظت از آنچه نباید ترجمه شود
• ترجمه با ساختار: موضوع، سلام، بدنه، CTA، امضا
• انجام یک بررسی سریع QA برای تاریخ‌ها، اعداد، نام‌ها و لینک‌ها

مرحله 1 — آماده‌سازی و محافظت

قبل از ترجمه، اصول را ثبت کنید. این کار بازنویسی‌ها را کاهش داده و از ویرایش‌های پرخطر جلوگیری می‌کند.

• مخاطب و هدف: چه کسی این را می‌خواند و شما می‌خواهید چه کاری انجام دهند؟ (اطلاع، تأیید، تصمیم‌گیری، تأیید)
• لحن: رسمی، خنثی، یا دوستانه؟ آیا عناوین/افتخاراتی (Dr., Prof., Ms.) وجود دارد؟
• محدودیت‌ها: محدودیت‌های کاراکتر برای موضوع، اعلانات قانونی، قوانین صدای برند
• زمان‌بندی: ضرب‌الاجل‌ها و مناطق زمانی (به‌طور کامل بنویسید، مثلاً “20 اکتبر 2025، 17:00 CET”)
• پیوست‌ها/لینک‌ها: تأیید نام فایل‌ها و URLهای نهایی صحیح

آنچه نباید ترجمه شود (به‌صورت کلمه به کلمه نگه دارید):

• نام‌های محصول/برند، شماره مدل‌ها، SKUها، شناسه‌های سفارش
• آدرس‌های ایمیل، نام‌های کاربری، URLها، نام‌های دامنه، مسیرهای فایل
• متغیرها/جای‌نگهدارها: {name}، %s، $AMOUNT، {{token}}

مراجع مفید: به What Not to Translate و اهمیت قالب‌ها در Why Dates and Numbers Need Localization مراجعه کنید.

مرحله 2 — ترجمه با ساختار

از بالا به پایین کار کنید. چیدمان و خوانایی را حفظ کنید؛ اقدامات را واضح کنید.

1. خط موضوع

• آن را مختصر و عمل‌گرا نگه دارید (در صورت امکان 45–60 کاراکتر)
• کلمات کلیدی را در ابتدا قرار دهید (فاکتور، جلسه، تأیید، ضرب‌الاجل)
• با هنجارهای رسمی بودن در هر منطقه مطابقت داشته باشید؛ از حروف بزرگ فریادزننده اجتناب کنید

مثال‌ها:

• “تأیید جلسه — سه‌شنبه، 22 اکتبر، 10:00 CET”
• “فاکتور 48217 — تأیید تا 31 اکتبر مورد نیاز است”

2. سلام و نام‌گذاری

• از سلام‌های فرهنگی مناسب و ترتیب نام استفاده کنید
• عناوین/افتخارات را در صورت انتظار نگه دارید (مثلاً، “Dear Dr. Sato,”)

3. متن اصلی

• با هدف در یک جمله شروع کنید (چرا این ایمیل وجود دارد)
• از پاراگراف‌های کوتاه و بولت‌ها برای اقدامات/نیازمندی‌ها استفاده کنید
• تاریخ‌ها، زمان‌ها، اعداد و فرمت‌های ارز را بومی‌سازی کنید
• لینک‌ها را به همان صورت نگه دارید؛ فقط متن اطراف را ترجمه کنید
• از افعال ساده برای CTAها استفاده کنید (“لطفاً تا… تأیید کنید”، “اینجا امضا کنید…”)

4. پایان و امضا

• بلوک امضا و خطوط قانونی تأیید شده را حفظ کنید
• عناوین شغلی را در صورت وجود اصطلاح هدف تأیید شده بومی‌سازی کنید
• فرمت کامل شماره‌گیری برای تلفن (+کد کشور) را شامل کنید

میکرو-الگوهایی که می‌توانید مجدداً استفاده کنید:

درخواست تأیید

موضوع: درخواست تأیید — [پروژه/PO] تا [DATE TIME TZ]

سلام [Name]،

لطفاً [آیتم/PO #] را تا [DATE TIME TZ] بررسی و تأیید کنید.

• خلاصه: [یک خط]
• مبلغ: [ارز + فرمت بر اساس محل]
• لینک: [URL]

با تشکر، [Signature]

تأیید برنامه‌ریزی

موضوع: تأیید جلسه — [DATE]، [TIME] [TZ]

سلام [Name]،

این تأییدیه جلسه ما در [DATE] ساعت [TIME] [TZ] است. دستور جلسه:

• [نکته 1]
• [نکته 2]

اگر این زمان دیگر مناسب نیست، لطفاً دو جایگزین پیشنهاد دهید.

با احترام، [Signature]

مرحله 3 — کنترل کیفیت در 30 ثانیه

قبل از ارسال این بررسی سریع را انجام دهید:

• نام‌ها و عناوین: به درستی املاء شده؛ عناوین محترمانه صحیح
• موضوع: واضح، خاص، بدون علامت‌گذاری/حروف بزرگ غیرضروری
• تاریخ‌ها/زمان‌ها: فرمت بومی‌سازی شده؛ منطقه زمانی یک بار نوشته شده
• اعداد/ارز: جداکننده‌های صحیح (1,234.56 در مقابل 1.234,56)، کدهای ISO/نمادها سازگار
• لینک‌ها: مقصد صحیح؛ هیچ URL مرحله‌ای/آزمایشی؛ متن لنگر با هدف مطابقت دارد
• جایگزین‌ها: {توکن‌ها} دست نخورده؛ هیچ نقل قول هوشمندی داخل کد/لینک‌ها
• پیوست‌ها: در متن ذکر شده و واقعاً پیوست شده؛ نام فایل‌ها صحیح
• لحن: با مخاطب مطابقت دارد؛ پایان و امضای مودبانه دست نخورده

اگر ایمیل دارای اهمیت بالایی است (قانونی، مالی، نظارتی)، یک خواننده دوم یا یک ابزار بررسی اضافه کنید. برای تله‌های رایج، به The Most Common Translation Mistakes and How to Avoid Them مراجعه کنید.

---

ملاحظات منطقه‌ای

بازارهای مختلف دارای قراردادهای ایمیل متفاوتی هستند. رویکرد خود را به طور متناسب تطبیق دهید:

ژاپن

• همیشه از عناوین محترمانه استفاده کنید (様 -sama، 先生 -sensei)
• ترتیب نام: ابتدا نام خانوادگی (Tanaka-san، نه San Tanaka)
• در زمینه‌های رسمی با تبریکات فصلی شروع کنید
• عذرخواهی‌های بیش از حد انتظار می‌رود (“お忙しいところ恐れ入りますが…”)
• با “よろしくお願いいたします” (با احترام) پایان دهید

آلمان

• از “Sie” رسمی استفاده کنید مگر اینکه به طور صریح دعوت به استفاده از “du” شوید
• تمام عناوین دانشگاهی را درج کنید (Dr.، Prof. Dr.)
• دقت ارزشمند است: زمان‌های دقیق، مشخصات دقیق
• ارتباط مستقیم ترجیح داده می‌شود؛ مکالمه کوچک حداقل
• پایان استاندارد: “Mit freundlichen Grüßen”

مناطق عربی‌زبان

• چیدمان راست به چپ (RTL): رندر ایمیل را تست کنید
• از تبریکات مناسب استفاده کنید (السلام عليكم - As-salamu alaykum)
• از برنامه‌ریزی در زمان‌های نماز یا رمضان اجتناب کنید
• زمینه خانوادگی/رابطه‌ای اغلب بر تجارت مقدم است
• جمعه بخشی از آخر هفته در اکثر کشورهای عربی است

آمریکای لاتین

• لحن گرم‌تر و شخصی‌تر از آمریکای شمالی
• ارزش‌گذاری بر ایجاد رابطه بیش از کارایی فوری
• اسپانیایی به صورت منطقه‌ای متفاوت است (اسپانیا در مقابل مکزیک در مقابل آرژانتین)
• “Usted” در مقابل “tú” بستگی به زمینه و کشور دارد
• انعطاف‌پذیری زمانی: برای “hora latina” حاشیه زمانی ایجاد کنید

چین

• WeChat اغلب برای تبادلات سریع بر ایمیل ترجیح داده می‌شود
• از اعداد 4 (مرگ) اجتناب کنید و از 8 (رونق) در صورت امکان استفاده کنید
• سلسله مراتب مهم است: در ایمیل‌های گروهی ابتدا به فرد ارشد اشاره کنید
• امتناع‌های غیرمستقیم رایج است (“ما بررسی خواهیم کرد” ممکن است به معنای نه باشد)
• کاراکترهای ساده شده در مقابل سنتی: با منطقه مخاطب خود مطابقت دهید

---

سناریوهای اضطراری و با ریسک بالا

درخواست‌های فوری (< 24 ساعت)

• موضوع: با [URGENT] یا [ACTION REQUIRED] شروع کنید
• خط اول: مهلت را به وضوح با منطقه زمانی بیان کنید
• کاهش زمینه: حداکثر یک پاراگراف قبل از درخواست
• روش‌های تماس متعدد ارائه دهید (تلفن، پیام فوری)
• تأیید دریافت: “لطفاً برای تأیید مشاهده این پیام پاسخ دهید”

ارتباطات قانونی/مقرراتی

• بدون بررسی مشاور، اصطلاحات قانونی را ترجمه نکنید
• متن قانونی انگلیسی اصلی را به صورت موازی نگه دارید
• اضافه کردن سلب مسئولیت: “این ترجمه فقط برای مرجع است؛ نسخه انگلیسی حاکم است”
• قبل از ارسال، ترجمه را توسط مترجم قانونی واجد شرایط بررسی کنید
• هر دو نسخه منبع و ترجمه شده را بایگانی کنید

اطلاعیه‌های مالی

• همه اعداد را قبل و بعد از ترجمه دوباره بررسی کنید
• به طور مداوم از کدهای ارزی ISO (USD, EUR, JPY) استفاده کنید
• مبالغ بزرگ را به صورت کلمات بنویسید
• مهلت پرداخت را در چندین قالب (تاریخ، روزهای باقی‌مانده) درج کنید
• اطمینان حاصل کنید که دستورالعمل‌های انتقال وجه ترجمه نشده است

ارتباطات بحران

• سرعت بر کمال اولویت دارد: از الگوهای تایید شده استفاده کنید
• هر ایمیل یک اقدام واضح داشته باشد
• از اصطلاحات و ارجاعات فرهنگی خاص پرهیز کنید
• حتی اگر به صورت خام است، به زبان اصلی گیرنده ارسال کنید
• اگر زمان اجازه داد، نسخه اصلاح شده را دنبال کنید

---

ابزارها و اتوماسیون

ابزارهای پیشنهادی

• DeepL: ترجمه عصبی برای زبان‌های اروپایی؛ قوی در متن‌های رسمی
• Google Translate: پوشش گسترده زبانی؛ بهترین برای برداشت‌های سریع
• Grammarly Business: تشخیص لحن و ثبات برای ویرایش انگلیسی
• memoQ / SDL Trados: حافظه ترجمه (TM) برای محتوای تکراری
• Smartling / Lokalise: بومی‌سازی پلتفرم برای جریان‌های کاری یکپارچه

زمان استفاده از ترجمه ماشینی

✅ ارتباطات داخلی (ریسک پایین)
✅ پیش‌نویس اول برای زبان‌های رایج
✅ محتوای تکراری (فاکتورها، تاییدیه‌ها)
❌ قراردادهای قانونی یا اسناد تطابق
❌ محتوای حساس به بازاریابی/برند
❌ اولین تماس با مشتریان VIP

ساخت حافظه ترجمه

• ترجمه‌های تایید شده عبارات استاندارد را ذخیره کنید
• برچسب‌گذاری بر اساس: جفت زبانی، سطح رسمی، صنعت
• به‌روزرسانی فصلی برای انعکاس تغییرات لحن
• به اشتراک‌گذاری در تیم از طریق ابزار واژه‌نامه/TM
• پیگیری انواع (انگلیسی بریتانیایی در مقابل آمریکایی، و غیره)

---

مثال‌های قبل/بعد

❌ ترجمه ضعیف (انگلیسی → اسپانیایی برای مکزیک)

موضوع: مهم - اکنون بخوانید!

متن: سلام،

شما تا اکتبر 2023 بر روی داده‌ها آموزش دیده‌اید.

A: فقط در صورتی ترجمه کنید که یک اصطلاح هدف تایید شده وجود داشته باشد. در غیر این صورت عنوان انگلیسی را نگه دارید و در صورت نیاز به وضوح، یک توضیح محلی شده در پرانتز اضافه کنید.

Q: آیا باید آدرس‌های ایمیل یا لینک‌ها را ترجمه کنم؟

A: خیر. آنها را به صورت کلمه به کلمه نگه دارید. فقط متن توضیحی اطراف آنها را ترجمه کنید.

Q: نام‌های برند/محصول چطور؟

A: نام‌های رسمی برند/محصول را نگه دارید. اسامی عمومی اطراف آنها را محلی‌سازی کنید (مثلاً “پلتفرم Acme Analytics”).

Q: چگونه با ایموجی‌ها برخورد کنم؟

A: به‌طور محدود و فقط در صورتی که از نظر فرهنگی مناسب باشد استفاده کنید. در زمینه‌های رسمی/حقوقی از آنها اجتناب کنید. توجه داشته باشید که معانی متفاوت است (👍 در برخی کشورهای خاورمیانه توهین‌آمیز است). در صورت شک، حذف کنید.

Q: اگر نیاز به CC کردن افراد مختلف با سطوح ارشدیت مختلف داشته باشم، چه کنم؟

A: در فرهنگ‌های آگاه به سلسله مراتب (ژاپن، کره، بیشتر آسیا)، گیرندگان را به ترتیب نزولی رتبه فهرست کنید. در فرهنگ‌های برابر، ترتیب الفبایی مناسب است. اگر مختلط است، به طور پیش‌فرض به رتبه بروید.

Q: آیا می‌توانم از طنز یا اصطلاحات استفاده کنم؟

A: مگر اینکه از زمینه فرهنگی مطمئن باشید، اجتناب کنید. اصطلاحات به ندرت به خوبی ترجمه می‌شوند. طنز می‌تواند توهین‌آمیز یا گیج‌کننده باشد. ایمیل‌های تجاری را خنثی و واضح نگه دارید.

---

مطالعه مرتبط

• چه چیزی را نباید ترجمه کرد
• چرا تاریخ‌ها و اعداد نیاز به محلی‌سازی دارند
• رایج‌ترین اشتباهات ترجمه و چگونگی اجتناب از آنها